החלק הזה מראה לך לוח התארגנות. הוא פוּתח במקור לשימוש על-ידי ארגוני Scientology. הוא הותאם כך שתוכל להשתמש בו עבור כל פעילות, חברה או ארגון. הלוח הזה יכול להיות בשימוש על-ידי ארגון קטן מאוד או על-ידי ארגון עם אלפי אנשים ללא שינוי. פשוט מאיישים מעט או יותר עמדות. זה השינוי היחיד. בנוסף, הוא יכול להיות בשימוש אפילו על-ידי אדם אחד כדי לארגן את חייו האישיים ולשפר אותם.

סקירה

לוח ההתארגנות מחולק לשבעה איזורים נפרדים שנקראים דיביזיות. הן ממוספרות מ-1 עד 7. כל אחת מהן מבצעת את הפונקציות הנחוצות כדי לייצר מוצר שהוא ספציפי לאותה דיביזיה.

כדי שכל ארגון יצליח, כל הפעילויות שמופיעות בשמות הדיביזיות האלה חייבות להתבצע. אלה הן: מנהלים, תקשורות, הפצה (קידום ושיווק של השירותים והמוצרים של הארגון), אוצר, ייצור, Qual (הבטחת איכות השירותים והמוצרים של הארגון) וציבור (מתן מידע לציבור חדש בנוגע לשירותים ולמוצרים של הארגון).

ארגון שחסרות בו אחת או יותר מהדיביזיות האלה ייכשל.

למרות שנראה שלוח ההתארגנות של שבע הדיביזיות כולל מספר דיביזיות שיתאימו רק לקבוצה גדולה, הוא מתאים, כפי שצוין למעלה, לכל ארגון בכל גודל.

נכנסים ללוח ההתארגנות הזה משמאל ומתקדמים ימינה, החל בדיביזיה 1 והלאה דרך הדיביזיות עד דיביזיה 6 ומשם החוצה. אדם או חלקיק לא זורמים דרך דיביזיה 7. הדיביזיה הזאת מתאמת את הפעילויות של שאר הארגון, כלומר, היא דואגת לכך שהאנשים השונים והדיביזיות השונות יפעלו יחד באפקטיביות.

לדוגמה, קח סלון יופי לעיצוב שיער:

אישה שמגיעה לסלון היופי מתקבלת בברכה על-ידי פקידת הקבלה שנמצאת בדיביזיית התקשורות.

ייתכן שללקוחה יהיו כמה שאלות על שירותי הסלון, והיא מופנית לאחת מחברות הצוות של הסלון שתסביר לה את נוהלי העיצוב השונים שנעשים על-ידי הסלון – צביעה, תספורת וכו'. האישה הזאת תהיה בדיביזיית ההפצה.

התשלום נעשה לקופאית בדיביזיית האוצר.

לאחר מכן הלקוחה רואה את הספרית בדיביזיה 4, דיביזיית הייצור, שמעצבת את השיער שלה.

לפני שהיא עוזבת, אחת מחברות הצוות, שעובדת בדיביזיית הציבור של סלון היופי, מדברת איתה על יצירת קשר עם חברותיה כדי לספר להן על סלון היופי ומציעה הנחה בפגישתה הבאה אם אחת מחברותיה תגיע לקבל שירותים בסלון היופי.

אז הלקוחה הזאת עברה צעד אחר צעד דרך לוח ההתארגנות של סלון היופי. ניתן לראות בקלות את השימוש הישיר בלוח ההתארגנות הזה כדי להתאים לארגון בכל גודל.

הפונקציות שעושה כל אחת מהדיביזיות על לוח ההתארגנות עוברות חלוקת-משנה נוספת למחלקות, בדרך כלל שלוש במספר, כך שבסך הכול יש עשרים ואחת. לכל מחלקה יש מוצר או מוצרים ספציפיים, שכאשר מחברים אותם יחד, מובילים לתוצאה של המוצר הכולל של הדיביזיה.

לדוגמה, לדיביזיית התקשורות יש את המוצר הסופי של כוח אדם אפקטיבי, פרודוקטיבי ואֶתי. אתי כאן פירושו שהוא עושה את מה שנכון ושהכי טוב לקבוצה ולכל הנוגעים בדבר.

המחלקה הראשונה בדיביזיה הזאת היא מחלקת ניתוב וכוח אדם. היא מנתבת חברי צוות חדשים לתפקידים שהוקצו להם. יש לה את המוצר של חברי צוות אפקטיביים שקיבלו תפקידים או עבודות ועברו הכשרה כדי לעשות את העבודה של תפקידם. כמה מהפונקציות של המחלקה הזאת הן:

• מעסיקה כוח אדם;
• מוצאת מהו השימוש הטוב ביותר בחברי הצוות הקיימים ושמה אותם בצורה נכונה על לוח ההתארגנות כדי לסייע לצמיחת הארגון;
• דואגת שחברי צוות חדשים ילמדו את הכובעים שלהם ויעברו עליהם חניכות (עבודה תחת אדם מנוסה יותר) כדי לעשות את עבודתם.

המחלקה השנייה, מחלקת התקשורות, מטפלת בכל התקשורות שנכנסות ויוצאות מהארגון, וגם בתקשורות שזורמות בין חברי צוות בארגון. המוצר שלה הוא תקשורות שמתקבלות בקלות ונמסרות במהירות. היא עושה את הדברים הבאים:

• עונה לטלפונים ומפנה שיחות אל האדם הנכון;
• מקבלת דואר נכנס ומחלקת אותו במהירות לצוות ברחבי הארגון;
• דואגת לכך שהארגון ישלח החוצה תקשורת לאנשים שעושים או עשויים לעשות עסקים עם הארגון;
• מתקינה את מערכת התקשורות של הארגון כדי שהצוות והמנהלים שלו יוכלו לשלוח ולקבל את התקשורות אחד לשני.

מחלקת הבדיקות והדו"חות, שהמוצר שלה הוא כוח אדם אתי ומייצר, היא המחלקה השלישית. היא עושה את הדברים הבאים:

• בודקת כל פרוייקט של הארגון ומדווחת על התקדמותו למנהלים כדי שבמידת הצורך ניתן יהיה לנקוט פעולה כדי לתקן כל בעיה;
• אוספת ומנהלת מעקב אחר הסטטיסטיקות של הארגון. סטטיסטיקה היא מדד של כמות המוצרים השונים שיוצרו על-ידי הארגון כל שבוע. מנהלים בודקים אותן ונוקטים כל פעולה שנדרשת כדי לשפר את הייצור ואת האפקטיביות;
• דואגת שההתנהגות האתית בארגון היא ברמה גבוהה.

לוח ההתארגנות של דיביזיית התקשורות נראה כך:

כל דיביזיה נוהגת לפי אותו הפורמט עם ראש דיביזיה ושלוש מחלקות שלכל אחת יש ראש מחלקה. בהמשך יש גרסה מפושטת של לוח ההתארגנות בן שבע הדיביזיות. היא מתארת את הפונקציות של הדיביזיות שניתנות ליישום על-ידי כל ארגון, חברה או קבוצה.