לוח התארגנות הוא למעשה תרשים שמראה את זרימת המוצרים שמיוצרים, אחד אחרי השני, על-ידי האנשים שעובדים בארגון או בחברה.

לכל אדם בארגון יש עבודה או עמדה או "תפקיד".

כל תפקיד יכול גם להיקרא "כובע".

המילה כובע היא סלנג עבור התואר והעבודה של עבודה מסוימת בארגון. היא לקוחה מהעובדה שבמקצועות רבים, כמו למשל במסילות ברזל, סוג הכובע הנחבש מראה את העבודה שהאדם עושה.

לדוגמה, ברכבת, נהג הקטר שמסיע את הרכבת חובש כובע מסוג מסוים.

או שוטר חובש כובע של שוטר.

פועל בניין חובש מעין כובע, קסדה, כדי להגן עליו.

כל ארגון מורכב ממספר אנשים, שלכל אחד מהם יש "כובע" או עבודה לעשות.

בכל ארגון, יש זרימה של דברים מכובע אחד לאחר, מאדם לאדם, מעובד לעובד. וכל כובע או עבודה בארגון מייצרים מוצר שתורם למוצר הסופי של הארגון.

התוצאה של לוח ההתארגנות כולו היא מוצר.

לדוגמה, חנות מוכרת מחשבים. כמה מהכובעים בחנות הזאת יהיו:

איש הרכש שמזמין את המחשבים מהחברות שמייצרות אותם.

סדרן הסחורה שמקבל את המחשבים שהוזמנו ושם אותם על מדפי המלאי.

נציג המכירות שמוכר את המחשבים ללקוחות.

הקופאי שלוקח את התשלומים מהלקוחות עבור הרכישות שלהם.

כל אחד מאלה הוא כובע שמייצר מוצר ותורם למוצר הסופי של החנות – מחשבים באיכות גבוהה שנמכרו וסופקו ללקוחות.

יצירת לוח התארגנות

הבזבוז של אנשים שקורה כאשר אין לוח התארגנות, והאובדן של מוצרים שיוצרו על-ידי הארגון, נותנים סיבות טובות לכל כמות עבודה שנדרשת כדי להכין, לפרסם ולהשתמש בלוח התארגנות מתאים.

אנשים מצפים שיהיה לוח התארגנות ורוצים אחד ומוחים אם הוא לא קיים. הימאי החדש ביותר שעולה על אונייה מניח שלאונייה יש לוח התארגנות, אם יש אחד ואם הוא לא תלוי על לוח באופן פיזי, אז לפחות אחד שידוע. הוא מניח שיהיה מישהו שהוא האחראי ושפעילויות שונות יהיו תחת אנשים שונים.

כאשר אין לוח התארגנות, שכיר או חבר בארגון יביע מחאה וירגיש לא בטוח כי הוא לא יודע היכן הוא משתלב בארגון.

אז לוח התארגנות וכובע עוזרים לאדם להרגיש שהוא שייך.

אדם שאין לו כובע הוא די אומלל. או שייתכן שלאדם יש כובע שלא נראה באמת דרוש, ובמקרה זה, הוא ירגיש כאילו העבודה שלו היא סתם "שגיאה".

אז מורל גם מושפע מאוד מאיכותו של לוח התארגנות או מהיעדרו. מורל הוא הגישה המנטלית והרגשית של אדם או קבוצה ומידת ההתלהבות שהם מראים כלפי הפעילות שהם מעורבים בה. אבל המבחן הכולל לקבוצה הוא היותה בת-קיימא. להיות בת-קיימא פירושו להיות מסוגלת לגדול, להתרחב ולהצליח. ויכולתה להיות בת-קיימא תלויה בכך שיהיה לה מוצר קביל שאנשים ירצו. קבוצות שאין להן מוצר קביל נכשלות.

כמות המוצרים המיוצרים והתקבלותם של המוצרים הניתנים לאחרים תלויות במידה רבה בקיומו של לוח התארגנות מעשי. העובדים או החברים בארגון חייבים לדעת את לוח ההתארגנות ולהשתמש בו.

אפילו אדם יחיד או קבוצה קטנה, כדי שתהיה להם איזושהי הצלחה, זקוקים ללוח התארגנות מדויק מאוד. למעשה, ככל שהקבוצה קטנה יותר, כך לוח ההתארגנות הופך להיות חשוב יותר. אבל לעתים קרובות לאדם יחיד או לקבוצה קטנה אין לוח התארגנות. וקבוצות גדולות מתפרקות אם אין לוח התארגנות או שיש אחד גרוע.

האשמה לאיכות הגרועה של המוצר המיוצר על-ידי חברה או ארגון מוטלת בדרך כלל על המיומנות של האנשים שעובדים שם. אבל למעשה, איכות המוצר של חברה או ארגון תלויה במידה רבה בלוח ההתארגנות שלהם.

לדוגמה, העובדים בחברה מסוימת שניסתה לייצר מוצר מסוים הרגישו שמעבידים אותם עד מוות. כולם הרגישו ממורמרים וכעסו זה על זה. החברה ייצרה מוצר גרוע שעלות הייצור שלו היתה כמעט כפליים מהרגיל.

כאשר החברה נעשתה מעט יותר מאורגנת, ולמרות שרבים מהעובדים בה לא היו בעלי הכשרה טובה, החברה החלה לייצר מוצר קביל בחצי מכמות העבודה. אז אפילו קצת ארגון עבד.

הכמות והאיכות של המוצרים של כל חברה או קבוצה תלויות לחלוטין בלוח ההתארגנות ובכובעים ובשימוש בהם.

אתה יכול להכשיר את האנשים שלך בלי סוף, אבל כל עוד אין לך גם לוח התארגנות ממשי ומעשי, עדיין יהיה לך מוצר גרוע. אתה גם תייצר פחות ממנו.

אז החוסר בלוח התארגנות שקיים ושהוא מעשי יכול להוביל לכישלון. חוסר בידע על הנושא של ארגון מוביל כתוצאה ממנו לצורך להעסיק אנשים שהם "גאונים". זה לא יהיה מוצלח לאורך זמן.

כדי ליצור איזשהו דבר, אתה צריך שיהיה לך לוח התארגנות ממשי וידוע. אתה זקוק ללוח התארגנות כדי לשפר את איכות המוצר שלך. אתה זקוק ללוח התארגנות כדי לשמור את מורל הקבוצה גבוה. אתה זקוק לו כדי לחלק את עומס העבודה בצורה שווה, כך שאף אחד לא יהיה סחוט מעבודה. אז איך מכינים אחד?

כובעים

לוח התארגנות מורכב מכובעים.

ההגדרה המדויקת של כובע היא "ה-beingness וה-doingness שמשיגים מוצר".

beingness הוא הקבלה או הבחירה של זהות מסוג מסוים. למשל, פקיד קבלה הוא זהות. אם אתה נכנס למשרד, אתה יכול לזהות את פקיד הקבלה, האדם שמקדם בברכה אנשים שנכנסים למשרד. זאת הזהות שלו. מזכירה היא דוגמה נוספת של זהות. נהג אוטובוס יהיה זהות נוספת.

doingness הוא הפעולה של עשיית פעולה או פעילות מסוימת.

כדוגמה, בוא נשתמש ברכבת:

נהג הקטר של הרכבת שנוהג בקטר שמושך את הרכבת חובש את כובע נהג הקטר שלו ויש לו את התפקיד של נהג קטר. זה ה-beingness שלו.

הוא מקבל הוראות, מתבונן באורות האזהרה השונים ושולט בהפעלה של הקטר כדי להתחיל, לשנות ולעצור אותו. זה ה-doingness שלו.

הוא מעביר את הרכבת, את הנוסעים או את המשא בבטחה ובזמן ממקום אחד לאחר. אז רכבת ומטען שמועברים ממקום למקום הם המוצר של נהג הקטר.

איך נוצר הכובע של נהג קטר?

צריך להעביר אנשים וסחורות על פני מרחקים ביבשה. או עיר או איזור חדשים שנבנים צריכים שתהיה תעבורה של אנשים וסחורות מהם ואליהם.

ואנשים ישלמו כדי שיעבירו אותם וישלמו כדי שיעבירו את הסחורות שלהם.

רכבות עושות את זה.

צריך לארגן את הכסף הדרוש כדי להקים ולהפעיל רכבות. אתה צריך לקבל את הזכויות המשפטיות להנחת מסילת הרכבת. ואז צריך להניח את המסילה וצריך לבנות את הקטרים, הקרונות, התחנות והמבנים כדי לאחסן ולתקן קטרים.

מישהו צריך לנהוג ברכבת. אז צריך להעסיק מישהו לכך. וזה התפקיד או הכובע של נהג קטר.

איך אנחנו יודעים את זה? כי צריך להיות לנו מוצר של אנשים וסחורות שהועברו ממקום למקום. זה מה שניסינו לעשות מלכתחילה.

לפיכך, יש לנו את כובע נהג הקטר.

אבל מה אם לא היה לנו שום לוח התארגנות?

כובע נהג הקטר יהיה הכובע היחיד. אז נהג הקטר מנסה לגבות את הכסף לכרטיסי הרכבת, לנהל את תחנות הרכבת, לתקן את הקטר שלו, לקנות דלק לרכבת, להעמיס את הקרונות וכן הלאה.

ובכן, אם נהג הקטר צריך לעשות את כל זה, הדברים הבאים יקרו:

1. הוא יהיה מותש.
2. הוא יהיה רע מזג.
3. המכונות שלו יתפרקו.
4. עלולות לקרות לו תאונות.
5. השטח שעליו בנויה מסילת הרכבת לא יטופל ובסופו של דבר יהיה במצב גרוע.
6. הוא לא ייצר הרבה מהמוצר שלו – אנשים ומשא שמועברים ממקום למקום.
7. המוצר שלו גם לא יהיה טוב כי הוא לא יוכל לעמוד בזמנים. יהיו הרבה תלונות.
8. תוך זמן קצר לא תהיה שום רכבת.

אולי זה מוכר לך!

איך הבעיות האלה "נפתרו" בעבר?

אולי אנשים הועסקו כדי לנהל כל תחנת רכבת ומישהו אמר "הנה! הכול יהיה בסדר".

ובכן, זה עדיין יהיה בלגן.

או אולי מישהו מחליט להעסיק עוד נהגי קטרים ועוד אנשים שינהלו את התחנות ואז עוד נהגי קטרים ואפילו יותר אנשים שינהלו את התחנות ... וזה מסתיים עם בלגן מבולבל, רשימה עצומה של משכורות שצריך לשלם לעובדים ומוצר גרוע מאוד.

אז הבעיה הזאת חייבת להיפתר באיזושהי דרך אחרת.

אנחנו לא נגיע לשום מקום ולא נמצא את עצמנו עם לוח התארגנות שעובד – ושום דבר לא יעבוד או יהיה בר-קיימא – אלא אם כן נעשה את הדבר הבא:

נספור את כל המוצרים שהארגון צריך לייצר כדי לחשב את המוצר הסופי שלו בצורה נכונה. ואז נתכנן את הכובעים הנפרדים הדרושים כדי לייצר את המוצרים הקטנים יותר.

לאחר שנעשה את זה, נוכל לארגן את הכובעים על לוח התארגנות כדי שתהיה זרימה. נוכל למצוא מי נותן הוראות למי. נוכל לתכנן איך העובדים יוכלו לתקשר בקלות זה עם זה. ואז יש לנו לוח התארגנות.

אתה לא יכול לתכנן לוח התארגנות עד (א) שתספור את כל המוצרים הקטנים יותר שמיוצרים כדי ליצור את המוצר הסופי שלך, ואז (ב) תיתן כובעים לאנשים כדי לייצר כל אחד מהמוצרים הקטנים יותר.

האיכות של המוצר הסופי תלויה בקיומו של לוח התארגנות שעובד. היא תלויה בכך שכל הכובעים יצוינו. היא תלויה בגרימה לכך שכולם יעשו את הכובעים שהוקצו להם. והיא תלויה בגרימה לכך שכולם יעבדו יחד כדי שהעבודה הדרושה תבוצע.

הליכה אחורה מהמוצר הסופי

עכשיו בוא נראה איך אתה לוקח את המוצר של כל ארגון ומוצא את כל המוצרים הקטנים יותר, שכאשר שמים אותם יחד, יוצרים את המוצר הסופי.

אנחנו יכולים להתחיל עם המוצר הסופי של רכבת – נוסעים וסחורות שמועברים ממקום למקום. כמה מוצרים קטנים יותר או שוליים יותר כרוכים בהכנת המוצר הסופי הגדול הזה?

אז יש לנו כאן את המוצר הסופי העיקרי – שנחלק למוצרים שוליים יותר, שכל אחד מהם מיוצר מוקדם יותר ברצף שמוביל אל המוצר הסופי.

ישנו מוצר מוקדם יותר מאשר אנשים ומטענים שמועברים – שזה קטרים שנקנו. לפני שאפשר יהיה להשתמש בקטר או לתקן אותו, תחילה מישהו צריך לקנות אותו. וכדי לקנות אותו, יש מוצר מוקדם יותר מזה – כסף עבור ציוד.

כשמסתכלים על המטען עצמו, ישנו המוצר של מטען שהועבר והתקבל בצד המקבל על-ידי אדם או חברה.

אתה יכול ללכת אחורה מוקדם עוד יותר ברצף הזה ואתה תגלה מוצר נוסף – משא (הדברים שהרכבת מובילה – עצים, פחם וכו') מאוחסן. צריך לאחסן את המשא כשהוא מגיע ולפני שמספקים אותו.

ולפני זה, אנחנו מוצאים עוד מוצר – משא שנפרק מהרכבת. שוב, מישהו צריך לפרוק את המשא מהרכבת.

ולפני זה – יש משא שהועבר, שזה מה שהרכבת עושה.

כשמסתכלים לפני זה – יש משא שהועמס, לפני שהרכבת לוקחת אותו לאן שהוא.

ולפני זה – יש משא שהוכן לשליחה.

וכשחוזרים אחורה – ישנם חוזים שנחתמים עם לקוחות להעביר את הסחורות שלהם.

וכשהולכים אחורה מוקדם יותר מזה – פרסומות מוצגות לעיני הציבור.

ולפני זה – סקרים של הציבור מגלים אילו צרכים יש להם מבחינת העברת משא.

וממש בהתחלה – יש סקר של הפעילויות שייתכן שיזדקקו לשירות מטענים.

כל אחד מהמוצרים האלה הוא כובע וכל אחד צריך להיעשות כדי להשיג את המוצר הסופי.

כשאנחנו בודקים את זה בקפידה רבה יותר, אנחנו גם רואים שאין שום תשלום עבור השירות שניתן או הכנסה שמעורבת בזה. אז יש מוצר נוסף: הכנסה שנחוצה כדי שהארגון יוכל לשלם את חשבונותיו, לקנות את מה שהוא צריך לייצור עתידי וכן הלאה. למוצר הזה יש כמובן כובעים מוקדמים יותר.

יש אנשים שלא חושבים על המוצר – כלומר, הם חושבים שההכנסה פשוט מופיעה מבלי לייצר כלום. אנשים רבים לא יכולים לחשוב ולא חושבים על רצף המוצרים הנחוצים כדי לייצר ולספק מוצר או שירות סופיים ואז לקבל על זה תשלום. לכן הם פושטים רגל וגוועים ברעב.

תמיד יש הרבה מוצרים קודמים שצריך לייצר לפני שהמוצר של הכנסה מתקבל. אנשים יכולים פשוט להיתקע על הכסף עצמו. הם לא רואים שום רצף של מוצר ולכן הם פושטים רגל או שהם עניים.

אם יש לך פעילות, חברה או ארגון, חייב להיות לך מוצר רצוי שנמכר תמורת יותר ממה שעולה לייצר אותו. אתה חייב למכור את המוצר ולספק אותו כדי שתהיה לך הכנסה.

התארגנות

כדי לארגן את החברה, הקבוצה, הפעילות או משק הבית שלך, אתה צריך לעשות רק את הצעדים המדויקים הבאים:

1. תחילה, מצא מהו המוצר הסופי שלך. רשום אותו.

2. עכשיו לך אחורה ברצף. ציין את המוצרים המוקדמים יותר הנחוצים כדי ליצור כל אחד מהמוצרים שבאים לאחר מכן ושכולם מובילים למוצר הסופי שלך.

3. לאחר מכן, הקצה את הכובעים האלה לאנשים. עשה את זה מנקודת המבט של שלמות רבה יותר ויותר של המוצר שלך. מכך תקבל את שרשרת הפיקוד שלך, החל מהאדם או האנשים בצמרת שאחראיים לפיקוח על העובדים שלך, ולמטה לאנשים שאחראיים למחלקות ועד לאנשים שאחראיים לכל אחד מהמוצרים הקטנים יותר שמרכיבים את המוצר הסופי הגדול יותר.

4. התאם את הפעילות או הארגון שלך לזרימות – איך המוצרים הקטנים יותר עוברים מאדם אחד בארגון שלך לאדם הבא.

5. תכנן וציין את רצף התקשורת – הרצף של מוצרים קטנים יותר שמועברים, אחרי סיומם, מאדם (כובע) אחד אל הבא אחריו.

6. מצא את העשייה (הפעולות או הצעדים) שיובילו כתוצאה מהם לכל אחד מהמוצרים הקטנים יותר. כתוב אותם בתור הפונקציות והפעולות, כולל כל המיומנויות כדי לייצר את המוצר הסופי של ארגון.

7. תן להם שמות בתור כובעים ספציפיים.

8. העסק אנשים "שיחבשו" את הכובעים האלה ויעשו את העבודות.

9. תרגל את הפעולות או הצעדים שצריך לעשות עם העובדים שלך כדי שהם יהיו ידועים. לתרגל פירושו להתאמן על סדרה מתוכננת היטב של נהלים שתמיד מבוצעים באותה הדרך ותמיד מפיקים תוצאה רצויה.

10. הרכב ומסור לעובדים שלך את הקבצים של תיאורי עבודתם הכתובים עבור כל כובע – הפונקציות והחובות המדויקות של כל כובע שהקצית. גם התיאורים בכתב האלה נקראים "כובעים" או ה-"כובע" (חומרים כתובים) של מישהו.

11. חלק את הכובעים הכתובים האלה לאנשים שהעסקת. בקש מכל אדם ללמוד את החומרים שלו בקפידה כדי שהוא ידע מה מצופה ממנו, מה הוא צריך לעשות ואיך לעשות את זה.

12. דאג שהפונקציות יבוצעו כדי שהמוצרים יתקבלו.

זה מה שנקרא "התארגנות".

כדי שיהיה לך מוצר איכותי, ארגן!

כדי להעלות את המורל, ארגן!

כדי לשרוד ולהצליח, ארגן!