מהו ארגון?

לרוב האנשים יש כל-כך הרבה רעיונות לגבי המילה "ארגון", שהם לא חושבים על זה בתור פעילות שכרוכה באנשים שעובדים יחד כדי לבצע משהו.

בוא נראה מהו באמת ארגון.

בוא נתחיל בכך שתיקח ערימה של חרוזים אדומים, לבנים וכחולים שמשתמשים בהם כדי ליצור משהו. בוא נארגן אותם.

תחילה נשרטט את לוח ההתארגנות. המונח באנגלית "Org Board" הוא לא קיצור של לוח ארגון (organization) אלא לוח התארגנות (organizing). לוח התארגנות הוא לוח שמראה את הסידור המסודר של התארגנות כדי לייצר מוצר. שוב, מוצר הוא משהו שהושלם – שירות או פריט – שניתן להחליפו במשהו אחר.

ארגונים וחברות מייצרים מוצרים – מכוניות, תכשיטים, בגדים, צעצועים, אוכל וכו'. בתוך כל ארגון או חברה, כל אדם שעובד שם מייצר משהו.

לדוגמה, פקידת קבלה מייצרת שיחות שנענות בנימוס ומועברות לאדם הנכון.

פועל בניין מייצר חלק כלשהו של בניין, כגון הצבת הקירות או הנחת הרצפות.

אורז חבילות מכניס את מה שהחברה מייצרת בצורה מסודרת לתוך החבילה הנכונה.

ארגון משתמש בלוח התארגנות כדי לייצר את מוצריו וכך להצליח.

בוא נראה איך זה עובד.

יש לנו ערימה של חרוזים. בוא נפיל את כל החרוזים על האחראי, האדם הממונה, כשכולם מעורבבים בבלבול.

ברור שהאחראי חייב לעשות משהו עם כל החרוזים האלה, אחרת הוא ירגיש מבולבל בעצמו ולא יוכל להתמודד עם הבלבול הזה. אז הוא צריך לנתב את החרוזים – לשלוח אותם בנתיב או בערוץ מסוימים. דרך אחת שבה הוא יכול לעשות זאת היא על-ידי הפרדתם לסוגים: חרוזים אדומים, חרוזים לבנים וחרוזים כחולים.

זה ייראה ככה:

זה מה שאדם שאחראי בכל ארגון, חברה או פעילות צריך לעשות. הוא מנתב. הוא מפריד דברים שמגיעים אליו לסוגים או לקטגוריות של דברים או של פעולות.

אבל עד עתה החרוזים רק הופרדו לסוגים שלהם – אדומים, לבנים וכחולים.

הם לא הלכו לשום מקום.

שוב, ארגון צריך לייצר משהו. בוא נאמר שהמוצרים של הארגון הם חרוזים מחוררים, מושחלים וארוזים. נקבל את זה:

או שנקבל:

או שנקבל:

זה לא כל-כך חשוב באיזו מתכונת של לוח התארגנות אנחנו משתמשים, כל עוד היא מטפלת בכמות החרוזים.

אם יש לנו רק אדם אחד ב-"ארגון" הזה, עדיין יצטרך להיות לו איזשהו מושג על ארגון ואיזשהו סוג של לוח התארגנות.

אבל אם יש לנו מספר רב של אנשים או דברים לטפל בהם, נצטרך להוסיף אנשים שיבצעו את העבודה. אבל אם רק נוסיף אנשים בלי לוח התארגנות, נוסיף גם הרבה בלבול.

ארגון בלי לוח התארגנות יתפרק כי יש יותר עבודה ממה שהוא יכול לטפל בה בקלות. התוצאה תהיה בלבול.

מהו בלבול? בלבול הוא זרימה של חלקיקים (אנשים, תקשורות או פריטים אחרים) שאין לה שום סידור או סדר. דברים מתנגשים זה בזה ונשארים בתוך האיזור. הם לא יוצאים החוצה לשום מקום.

אין שום מוצר, כי כדי שיהיה מוצר משהו חייב לזרום החוצה. אם חברה מייצרת בגדים, הבגדים שהחברה מייצרת צריכים להישלח החוצה, לדוגמה, לחברה אחרת שאז תמכור את הבגדים לאנשים.

אנחנו יכולים לראות עכשיו שני דברים. יש לנו כמה פריטים יציבים. אלה הם מיקומים או עבודות או עמדות בקבוצה או בארגון. ויש לנו דברים שזורמים. אלה הדברים שמשתנים על-ידי האנשים שיש להם את העבודה או העמדה.

כשאנחנו משתמשים בדוגמה של החברה שמייצרת בגדים, זה עשוי לעבוד ככה:

הבד נשלח לחברה. מישהו צריך לגזור אותו. זאת העבודה שלו – גזרן. הוא עשה שינוי בחומר – הוא גזר אותו.

ואז הוא שולח אותו הלאה למישהו אחר, והעבודה של האדם הזה היא לתפור את הבד ולהכין חולצה – מכין חולצות. אז העובד הזה עשה שינוי נוסף.

ואז הוא שולח את החולצה לעובד אחר שתפר את הכפתורים על החולצה – תופר כפתורים. שינוי נוסף.

החולצה הגמורה עוברת עכשיו אל האורז שאורז את החולצה.

בכל נקודה, הדברים (בד ואז חולצות) שעוברים דרך חברת הבגדים הזאת שונו, עד שהם מוצרים גמורים.

המוצר הסופי של החברה – חולצות ארוזות, באיכות גבוהה שמוכנות למכירה – יכול עכשיו להימכר לחברה אחרת, כגון חנות, שאז תמכור את החולצות לאנשים שצריכים או רוצים חולצות.

אז העובדים של כל ארגון או חברה משנים חלקיקים זורמים.

חלקיקים זורמים ברצף.

דברים נכנסים לארגון, משתנים, זורמים החוצה מארגון.

ארגון עם פריט מסוג אחד בלבד, כגון חרוזים אדומים, הוא פחות מורכב מארגון עם כמה סוגי פריטים:

לכל פעילות יש רצף של פעולות. היא צריכה שיהיו לה נקודות שהן יציבות – האנשים בעבודות שעושים את העבודה – ולא זורמות כדי לטפל בדברים שכן זורמים.

אין צורך שהאנשים שהם בנקודות יציבות יעשו רק דבר אחד. אבל חייב להיות רצף פעולות מדויק ונכון.

כל זה נכון לגבי חדר המכונות של אונייה או משרד של עורך-דין, או כל ארגון.

לדוגמה, בחדר המכונות של אונייה, הדלק זורם פנימה ומשתנה לתנועה (חשמל) שזורמת החוצה.

מישהו מפעיל את המכונות. מישהו מתקן את המכונות. את כל זה יכול לבצע אדם אחד, אבל ברגע שהכמות עולה, מישהו צריך לתכנן את הפעולות, להפריד אותן לסוגים שונים ולשים אותן על לוח התארגנות.

עושים את זה על-ידי הפרדת ההפעלה והתיקון לשתי פעולות, שיוצרות שתי פעילויות על אותו לוח התארגנות.

קצין המכונות הראשי דואג שהזרימות ימשיכו ושהמכונאים יעשו את עבודתם.

במשרד של עורך-דין אנחנו מקבלים בתור זרימה פעולות אחרות.

האמור לעיל יהיה סידור של זרימה, אולי עם אדם שונה (עם מיומנות שונה) בכל נקודה.

או שיכול להיות לנו לוח התארגנות שבו הדברים לא זזים לשום מקום.

אבל אם נעשה את זה, נצטרך לשים דברים על לוח ההתארגנות כשאנחנו מתחילים מהראש של כל מדור, ומראים את הפעולות השונות שיש לעשות וממשיכים הלאה למטה, כשאנחנו ממשיכים לרשום כל אחת מהפעולות.

בדרך זאת זרימה תתרחש דרך האנשים השונים על לוח ההתארגנות. זה ייראה כך:

לוחות התארגנות שנותנים רק את השמות של עמדות שונות בדרך כלל לא יזרמו או יעבדו היטב.

לוח התארגנות צבאי טיפוסי בעבר היה:

אבל כאשר לצבאות נוספו הרבה יותר אנשים, הם היו צריכים לוח התארגנות שיראה את הזרימות של דברים.

אז אתה מארגן על-ידי ביצוע הצעדים האלה:

1. לבדוק היטב את סוגי החלקיקים – הדברים הקשורים לייצור מוצר.

2. למצוא את השינויים שחייבים להתבצע עבור כל סוג של חלקיק כדי ליצור מוצר.

3. להעסיק ולשים על לוח ההתארגנות את האנשים שיעשו את השינוי ברצף השינויים שנקבעו על הלוח.

הלוח חייב גם לכלול זיהוי של סוגי החלקיקים במספר 1 לעיל.

הוא חייב גם לכלול את ניתוב הסוגים השונים של דברים לאנשים שרוצים לשנות אותם. לבסוף ישנו עוד ניתוב החוצה בתור מוצרים.

לדוגמה, פקידת הקבלה בחברה צריכה להיות מסוגלת לזהות את הסוגים השונים של מבקרים שמגיעים לשולחן שלה. איש משלוחים ינותב אל האדם שמקבל את המשלוחים. לקוח פוטנציאלי ינותב לאיש מכירות. וכן הלאה.

כדי שלוח ההתארגנות יהיה מעשי ושימושי, הוא חייב גם לכלול את הבאת החומרים והאספקה הנדרשים לצורך הייצור. חייבות להיות בו דרכים להוציא את המוצר של הארגון לאנשים שאולי ירצו אותו, כגון החזקת אנשי פרסום ואנשי מכירות. הוא צריך לקבל תשלום עבור המוצרים שהוא מייצר. הוא גם צריך אנשים שיפקחו על העבודה.

חברה היא בעיקרון אוסף של לוחות התארגנות קטנים שמשולבים כדי לפעול יחד כלוח התארגנות גדול.

כדי לתכנן כל פעילות שאתה רוצה לעשות, אתה צריך להיות מסוגל לעשות את הצעדים הפשוטים האלה:

1. תאר לעצמך את רצף הזרימות ואת השינויים שצריכים לקרות בכל נקודה.

2. הייה מסוגל לראות היכן חלקיק (נייר, גוף, כסף וכו') נכנס והיכן הוא עוזב את הפעילות שלך, החברה וכו'.

3. הייה מסוגל לאתר כל נקודה שבה דברים נעצרו ולא עובדים ועשה משהו כדי לתקן את אותו חלק של הזרימה.

בקיצור, לוח התארגנות נכון הוא השילוב הבלתי פוסק של זרימות של דברים שלא מתנגשים זה בזה ושכן נכנסים וכן עוברים את השינוי הרצוי וכן עוזבים בתור מוצרים.