Esta sección te muestra un Organigrama. Se desarrolló originalmente para su uso en las organizaciones de Scientology. Se ha ajustado para que puedas usarlo para cualquier actividad, empresa u organización. Este tablón lo puede usar una organización muy pequeña o una con miles de personas sin cambio. Solamente se ocupan menos o más puestos. Ese es el único cambio. Incluso lo puede usar una persona para organizar su propia vida y mejorarla.

Perspectiva General

El organigrama se divide en siete áreas distintas a las que se llama divisiones. Están numeradas de la 1 a la 7. Cada una lleva a cabo las funciones necesarias para producir un producto específico de esa división.

Para que cualquier organización tenga éxito, se tienen que hacer todas las actividades que abarcan los nombres de las divisiones. Estas son: Ejecutiva, Comunicaciones, Diseminación (promueve y hace marketing de los servicios y productos de la organización), Tesorería, Producción, Cualificaciones (garantiza la calidad de los servicios y productos de la organización), y Público (informa al público nuevo de los servicios y productos de la organización).

Una organización que no tenga una o más de estas divisiones fracasará.

Aunque el organigrama de siete divisiones parece tener un número de divisiones que se ajustarían solo a un grupo grande, también se ajusta, como se ha mencionado anteriormente, a cualquier organización de cualquier tamaño.

En este organigrama se entra por el lado izquierdo y continúa hacia la derecha, empezando con la División 1 y avanzando a través de las divisiones hasta la División 6, y después hacia afuera. Una persona o partícula no fluye a través de la División 7. Esta división coordina las actividades del resto de la organización, es decir, se asegura de que las diversas personas y divisiones trabajan juntas de manera efectiva.

Por ejemplo, cogemos una gran peluquería:

Una mujer entra a la peluquería y es recibida por la recepcionista que está en la División de Comunicaciones.

La clienta puede tener algunas preguntas sobre los servicios de la peluquería y se la dirige a un empleado de la peluquería para que le explique los distintos tratamientos que hace el salón: teñir, cortar el pelo, etc. Esa persona estaría en la División de Diseminación.

El pago se hace al cajero en la División de Tesorería.

La clienta entonces va al estilista en la División 4, la División de Producción, que hace un tratamiento en su pelo.

Antes de que ella se vaya, uno de los empleados que trabajan en la División de Público del salón le dice que se ponga en contacto con sus amigas para hablarles de la peluquería, y le ofrece un descuento en su siguiente cita si una de sus amigas viene para un servicio en la peluquería.

Así que esta clienta se ha movido paso a paso a través del organigrama de la peluquería. Puede verse fácilmente como el uso directo de este Organigrama encaja en una organización de cualquier tamaño.

Las funciones que hace cada división de un Organigrama se subdividen en departamentos, por lo general son tres, lo que da un total de veintiuno. Cada departamento tiene un producto o productos específicos que, cuando se juntan, dan como resultado el producto general de la división.

Por ejemplo, la División de Comunicaciones tiene el producto final de personal productivo, efectivo y ético. Ético aquí significa hacer lo que es correcto y lo mejor para el grupo y todos aquellos involucrados.

El primer departamento en esta división es el Departamento de Encaminamiento y Personal. Encamina al personal nuevo a sus puestos asignados. Tiene el producto de personal efectivo que ha sido asignado a posiciones o trabajos y entrenado para hacer los trabajos de su puesto. Algunas funciones de este departamento son las siguientes:

• contrata personal;
• determina la mejor manera de usar el personal existente y los coloca correctamente en el organigrama para ayudar al crecimiento de la organización;
• hace que el personal nuevo y el existente aprenda sus hats y hace que estén en un aprendizaje (trabajando bajo una persona más experimentada) para hacer sus trabajos.

El segundo departamento, el Departamento de Comunicaciones, maneja todas las comunicaciones que llegan y salen de la organización, así como la comunicación entre los miembros del personal de la organización. Su producto es comunicaciones que se aceptan con facilidad y que se entregan con rapidez. Logra lo siguiente:

• responde los teléfonos y dirige las llamadas a la persona correcta;
• recibe el correo entrante y lo distribuye rápidamente al personal en la organización;
• se asegura de que la organización esté enviando comunicación a las personas que hacen o que pueden hacer negocios con ella;
• establece el sistema de comunicaciones de la organización de forma que su personal y ejecutivos puedan enviar y recibir comunicaciones entre sí.

El Departamento de Inspecciones e Informes, con el producto de personal ético y productivo, es el tercer departamento. Logra lo siguiente:

• inspecciona cualquier proyecto de la organización e informa sobre su progreso a los ejecutivos de manera que, cuando sea necesario, se puedan tomar medidas para corregir cualquier problema;
• reúne y mantiene un seguimiento de las estadísticas de la organización. Una estadística es una medida de la cantidad de los diversos productos producidos por la organización cada semana. Los ejecutivos las examinan y toman cualquier medida necesaria para mejorar la producción y la efectividad;
• se asegura de que haya un alto nivel de conducta ética en la organización.

El Organigrama de la División de Comunicaciones se ve así:

Cada división sigue este mismo formato con un jefe de división y tres departamentos, cada uno con un jefe de departamento. A continuación se da una versión simplificada del Organigrama de Siete Divisiones. Describe las funciones de las divisiones tal como se pueden aplicar a cualquier organización, empresa o grupo.