¿Qué es organización?

La mayoría de las personas tienen tantas ideas acerca de la palabra “organización” que no piensan en esto como una actividad que involucra a personas trabajando juntas para conseguir que algo se haga.

Veamos qué es en realidad organización.

Vamos a empezar tomando un grupo de abalorios rojos, blancos y azules que se usan para hacer algo. Organicémoslos.

Primero hacemos el Organigrama. “Organigrama” no es un tablón de organización, sino un Tablón Organizador. Un organigrama es un tablón que muestra la disposición ordenada de la organización para producir un producto. Una vez más, un producto es algo completado —un servicio o un artículo— que puede intercambiarse.

Las organizaciones y las compañías producen productos: coches, joyería, ropa, juguetes, alimentos, etc. En cualquier organización o empresa, cada persona que trabaje ahí produce algo.

Por ejemplo, una recepcionista produce llamadas que responde de forma educada y las transfiere a la persona correcta.

Un trabajador de construcción produce una parte de un edificio, como las paredes o el suelo.

Un empaquetador pone cualquier cosa que produzca la empresa perfectamente en el paquete correcto.

Un organigrama lo usa una organización para producir sus productos y así tener éxito.

Veamos cómo funciona.

Tenemos un montón de abalorios. Démosle todos los abalorios al encargado, la persona a cargo, todos mezclados en una confusión.

Obviamente el encargado tiene que hacer algo con todos estos abalorios o se va a sentir confundido e incapaz de manejar esta confusión. Así que tiene que encaminar los abalorios, enviarlos en un camino o canal específico. Una forma en que puede hacer esto es separándolos en tipos: abalorios rojos, abalorios blancos y abalorios azules.

Tendrá un aspecto similar a este:

Esto es lo que una persona a cargo en cualquier organización, empresa o actividad tiene que hacer. Encamina. Separa las cosas que vienen a él en tipos o clases de artículo o clases de acción.

Pero hasta ahora los abalorios solo se han puesto en sus tipos: rojos, blancos y azules.

No han ido a ningún lugar.

Una vez más, una organización tiene que producir algo. Supongamos que los productos de la organización son abalorios perforados, abalorios ensartados y abalorios empaquetados. Obtendríamos esto:

O tendríamos:

O tendríamos:

No tiene especial importancia cuál sea el patrón de organigrama que usemos, siempre y cuando se ocupe del volumen de abalorios.

Si solo tuviéramos una persona en esta “organización”, todavía tendría que tener alguna idea de lo que es organización y una especie de organigrama.

Pero si tenemos una gran cantidad de personas o cosas que administrar, tenemos que añadir gente para hacer que el trabajo se haga. Sin embargo, si añadimos personas sin un organigrama, también estaríamos añadiendo mucha confusión.

Una organización sin un organigrama fracasará debido a que tiene más trabajo de lo que puede resolver fácilmente. El resultado será una confusión.

¿Qué es una confusión? Una confusión es un flujo de partículas (personas, comunicaciones, u otros elementos) que no tiene una colocación u orden. Las cosas chocan y rebotan unas contra otras y permanecen EN el área. No van a ningún lugar.

No hay un producto, ya que para tener un producto, algo debe fluir hacia FUERA. Si una empresa fabrica ropa, la ropa que produce la empresa tiene que ser enviada FUERA, por ejemplo, a otra empresa que va a vender la ropa a la gente.

Ahora podemos ver dos cosas. Tenemos algunos elementos estables. Estos son ubicaciones o trabajos o posiciones en un grupo u organización. Y tenemos cosas que fluyen. Estas son las cosas que están siendo cambiadas por las personas que tienen el trabajo o la posición.

Usando el ejemplo de una empresa que fabrica ropa, podría funcionar de esta manera:

Se entrega tela a la empresa. Alguien tiene que cortarla. Ese es su trabajo: cortador. Ha hecho un cambio en el material: lo ha cortado.

Después lo remite a alguien más y el trabajo de esa persona es coser la tela y hacer una camisa: fabricante de camisas. Entonces ese empleado ha hecho otro cambio.

Después él remite la camisa a otro empleado que cose los botones en la camisa: “cosedor” de botones. Otro cambio.

La camisa terminada ahora va a al empaquetador que la empaqueta.

En cada punto, las cosas (la tela y luego las camisas) que se mueven a través de esta empresa de ropa han sido cambiadas, hasta que son productos terminados.

El producto final de la empresa —camisas de buena calidad y empaquetadas que están listas para la venta— ahora se puede vender a otra empresa, como un almacén, que después va a vender las camisas a gente que necesite o quiera camisas.

Así que los empleados de cualquier organización o empresa cambian las partículas que fluyen.

Las partículas fluyen en secuencia.

Las cosas entran a la organización, se cambian y fluyen hacia fuera de la organización.

Una organización con una sola clase de artículo, como abalorios rojos, es menos compleja que una con varios tipos de artículos:

Cualquier actividad tiene una secuencia de acciones. Tiene que tener puntos que son estables —la gente en los trabajos que hace el trabajo— y que no fluyen, para manejar cosas que sí fluyen.

No es necesario hacer que la gente que esté en puntos estables haga solo una cosa. Pero debe tener una secuencia exacta y correcta de acciones.

Todo esto es cierto en una sala de máquinas de un barco o en el bufete de un abogado, o en cualquier organización.

Por ejemplo, en una sala de máquinas de un barco, el combustible fluye hacia dentro y se transforma en movimiento que fluye hacia fuera.

Alguien dirige las máquinas. Alguien repara las máquinas. Todo esto lo puede hacer una persona, pero tan pronto aumenta el volumen, alguien tiene que planear las acciones, separarlas en diferentes tipos y ponerlas en un organigrama.

Esto se hace dividiendo el funcionamiento y la reparación en dos acciones, creando dos actividades en el mismo organigrama.

El mecánico mantiene los flujos en marcha y a los maquinistas haciendo su trabajo.

En el bufete de un abogado, tenemos acciones diferentes como flujo.

Lo anterior sería un ejemplo de flujo, posiblemente con una persona diferente (con una destreza diferente) en cada punto.

O podríamos tener un organigrama donde las cosas no se mueven a ningún lugar.

Pero si hiciéramos esto tendríamos que colocar cosas en el organigrama empezando en la parte superior de cada sección, mostrando las diferentes acciones que tienen que llevarse a cabo y trabajando hacia abajo, mientras se continúa haciendo una lista de cada una de las acciones.

De esta forma un flujo puede ocurrir a través de las diferentes personas en el organigrama. Se verá así:

Los organigramas que únicamente presentan los nombres de varias posiciones, por lo general no fluyen o no trabajan bien.

Un organigrama típico de los ejércitos del pasado era:

Pero como los ejércitos obtuvieron una cantidad mayor de hombres, tenían que tener un organigrama que mostrara los flujos de las cosas.

Así que organizas haciendo estos pasos:

1. Examina cuidadosamente los tipos de partículas, las cosas involucradas en producir un producto.

2. Planifica los cambios que se deben hacer para cada tipo de partícula para crear un producto.

3. Contrata y pon en el organigrama a las personas que harán el cambio en la secuencia de cambios dispuesta en el organigrama.

El organigrama también debe incluir un reconocimiento de los tipos de partículas en el número 1 anterior.

También tiene que incluir el encaminamiento de los diferentes tipos de cosas a la gente que las cambia. Finalmente hay un encaminamiento hacia fuera adicional como productos.

Por ejemplo, la recepcionista en una empresa tiene que ser capaz de reconocer los diferentes tipos de visitantes que vienen a su escritorio. Un repartidor se encamina a la persona que recibe los repartos. Un cliente potencial se encamina a un vendedor. Y así sucesivamente.

Para que sea funcional y útil, un organigrama también debe incluir conseguir los materiales y suministros necesarios para producir. Debe tener maneras de llevar el producto de la organización afuera, a la gente que puede que lo quiera, como tener publicidad y vendedores. Se le tiene que pagar por los productos que produce. También tiene que tener gente que supervise el trabajo.

Una empresa es básicamente una colección de pequeños organigramas combinados para funcionar juntos como un gran organigrama.

Para planificar cualquier actividad que quieras llevar a cabo, tienes que ser capaz de hacer estos pasos sencillos:

1. Visualiza (formar una imagen en tu mente) la secuencia de los flujos y los cambios que tienen que ocurrir en cada punto.

2. Poder ver dónde entra una partícula (papel, persona, dinero, etc.) y dónde sale de tu actividad, empresa, etc.

3. Poder localizar cualquier punto donde las cosas se atascan y no están funcionando y hacer algo para arreglar esa parte del flujo.

En resumen, un organigrama en condiciones es una combinación continua de flujos de cosas que no chocan unas contra otras y que realmente entran y realmente experimentan el cambio deseado y realmente salen como productos.