Για να πετύχει έναν στόχο ένα άτομο ή μια ομάδα, πρέπει πρώτα να γνωρίζει τα βασικά στοιχεία σχετικά με την οργάνωση. Οργάνωση είναι οι τρόποι διευθέτησης των πραγμάτων και των ενεργειών προκειμένου να επέλθει αυτό που χρειάζεται ένα άτομο ή μια ομάδα.

Μια απλή δήλωση σχετικά με την οργάνωση είναι ότι έχει ως σκοπό την υλοποίηση του σχεδιασμού. Υλοποίηση σημαίνει να γίνεται κάτι πραγματικό, να μην είναι απλώς κάτι που υπάρχει μόνο στη φαντασία κάποιου.

Η οργάνωση δεν είναι ένα περίτεχνο σύστημα που δεν έχει κανέναν σκοπό – αυτό είναι η γραφειοκρατία. Η γραφειοκρατία είναι ένα πολύπλοκο σύστημα με κανόνες και διαδικασίες εντός μιας ομάδας που επιτρέπει στους ανθρώπους να αποφεύγουν την υπευθυνότητα και αποτρέπει την ολοκλήρωση των πραγμάτων. Οι άνθρωποι θα προσπαθήσουν να απαλλαχθούν από ομάδες και κυβερνήσεις όπως αυτή γιατί φέρνουν μόνο πράγματα όπως μειωμένη παραγωγή, υψηλούς φόρους και αυξημένο έλεγχο που παρεμποδίζει αυτούς που προσπαθούν να παράγουν.

Επίσης, η οργάνωση δεν είναι απλώς ένας τρόπος για να προσπαθήσουν μερικοί άνθρωποι να γίνουν πιο σημαντικοί από άλλους. Αν συμβεί αυτό, θα μπορούσε να παρεμποδίσει εκείνους που τίμια προσπαθούν να οργανώσουν μια δραστηριότητα για να αυξήσουν την παραγωγή.

Αντιθέτως, για να είναι χρήσιμη και σταθερή, η οργάνωση πρέπει να ταιριάζει με τον ορισμό της εξασφάλισης της υλοποίησης του σχεδιασμού.

Παρόλο που μερικοί από τους πιο μοχθηρούς ηγέτες ομάδων και οργανισμών δε θέλουν βελτιώσεις για τον λαό τους, σχεδόν όλοι οι υπόλοιποι σε ομάδες, οργανισμούς και κυβερνήσεις θέλουν βελτιωμένες συνθήκες για την περιοχή τους. Τέτοια παραδείγματα θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν περισσότερη τροφή, περισσότερα χρήματα ή καλύτερα κτήρια για να μείνουν και να δουλέψουν. Στην πραγματικότητα, οι βελτιώσεις είναι περισσότερα και καλύτερα πράγματα απ’ ό,τι ένα άτομο πιστεύει ότι θα είναι καλά και χρήσιμα γι’ αυτόν και για την οικογένειά του, όπως μια καλύτερη εκπαίδευση και καλύτερες δουλειές, πιο καθαρές γειτονιές για να ζήσει και πιο όμορφα πάρκα για να παίζουν τα παιδιά. Αυτό περιλαμβάνει επίσης λιγότερα πράγματα απ’ όσα θεωρούνται γενικά ότι είναι κακά, όπως ο πόλεμος, η εγκληματικότητα και τα ναρκωτικά.

Προγράμματα που οι περισσότεροι άνθρωποι εγκρίνουν και υποστηρίζουν αποτελούνται περισσότερο απ’ ό,τι είναι καλό και λιγότερο απ’ ό,τι είναι κακό. «Περισσότερη τροφή, λιγότερες ασθένειες», «περισσότερα όμορφα κτήρια, λιγότερα χαμόσπιτα», «περισσότερος ελεύθερος χρόνος, λιγότερη εργασία», «περισσότερες καλές δουλειές, λιγότερη ανεργία» είναι μερικά χαρακτηριστικά παραδείγματα πολύτιμων και αποδεκτών προγραμμάτων.

Αλλά το να έχεις μόνο ένα πρόγραμμα θα μπορούσε ακόμα να σημαίνει αποτυχία. Για ένα σωρό λόγους, τα προγράμματα μπορεί να μην καταφέρουν να επιτύχουν τους στόχους τους. Το πρόγραμμα είναι υπερβολικά μεγάλο. Ή δε θεωρείται γενικά επιθυμητό. Δεν είναι καθόλου αναγκαίο. Θα ωφελούσε μόνο λίγους. Αυτοί φαίνεται να είναι οι λόγοι για τους οποίους τα προγράμματα δεν ολοκληρώνονται. Αλλά ο πραγματικός λόγος είναι η έλλειψη τεχνογνωσίας οργάνωσης.

Ακόμα κι αν ένα πρόγραμμα ήταν υπερβολικά μεγάλο ή αποδεκτό μόνο για κάποιους, ή ακόμα κι αν δεν ήταν αναγκαίο, θα μπορούσε παρ’ όλα αυτά να εκτελεστεί. Κάθε πρόγραμμα θα μπορούσε να ολοκληρωθεί και να επιφέρει αυτό που θα έπρεπε αν ήταν σωστά οργανωμένο.

Το θέμα δεν είναι ότι τα όνειρα των ανθρώπων δεν είναι αρκετά καλά. Το θέμα είναι ότι οι άνθρωποι δεν έχουν πάντα όλη την τεχνογνωσία που απαιτείται για να κάνουν αυτά τα όνειρα πραγματικότητα.

Τα πράγματα που πρέπει να διευθετηθούν για να επιτευχθεί καλή διαχείριση (οι ενέργειες που σχετίζονται με τη διοίκηση ή την οργάνωση ενός γραφείου, ενός οργανισμού ή μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας) είναι τα εξής:

1. Να κάνεις μια υπάρχουσα εταιρεία ή χώρα να συνεχίζει να προοδεύει.

2. Να εξασφαλίσεις την υλοποίηση ενός σχεδιασμού.

Αν είχες τα βασικά μέρη μιας ομάδας, ενός οργανισμού ή μιας χώρας, όπως τη γη, τους ανθρώπους ή τον εξοπλισμό, θα χρειαζόσουν ένα σύστημα διαχείρισης απλώς για να τα διατηρήσεις.

Έτσι, το (1) και το (2) παραπάνω γίνονται στ’ αλήθεια απλώς (2): να εξασφαλίσεις την υλοποίηση του σχεδιασμού. Ο σχεδιασμός που πρέπει να γίνει είναι να κάνεις την υπάρχουσα εταιρεία ή χώρα να συνεχίζει να προοδεύει. Και καμία εταιρεία ή χώρα δε συνεχίζει να προοδεύει, εκτός κι αν οι άνθρωποι εργάζονται για να τη διατηρήσουν εκεί. Έτσι, οι μέθοδοι της διαχείρισης, ανεξάρτητα από το πόσο απλές και βασικές, είναι απαραίτητες για να συνεχίζει να προοδεύει οποιαδήποτε ομάδα.

Όταν ένα ολόκληρο σύστημα διαχείρισης χάνεται ή ξεχνιέται, πράγμα που μπορεί να συμβεί εξαιτίας του πολέμου ή αλλαγών στην κυβέρνηση, για παράδειγμα, τότε η ομάδα μπορεί να καταρρεύσει, εκτός κι αν κάποιο άλλο είδος διαχείρισης πάρει τη θέση του.

Η αλλαγή ενός επικεφαλής τμήματος ή ενός μάνατζερ ή ακόμα και ενός κυβερνήτη μπορεί να καταστρέψει ένα μέρος ή το σύνολο της ομάδας επειδή το παλιό σύστημα γίνεται άγνωστο ή ξεχασμένο. Δεν μπορεί πλέον να χρησιμοποιηθεί και το νέο σύστημα δεν είναι κατανοητό. Οι συχνές μεταθέσεις (η αλλαγή ανθρώπων από τη μια δουλειά στην άλλη) εντός μιας εταιρείας ή χώρας μπορούν να κρατήσουν ολόκληρη την ομάδα μικρή, σε αταξία και σε σύγχυση. Αυτό ισχύει επειδή οι μεταθέσεις καταστρέφουν οποιοδήποτε είδος διαχείρισης θα μπορούσε να υπάρχει.

Γι’ αυτούς τους λόγους, είναι ζωτικής σημασίας να γνωρίζεις το βασικό αντικείμενο της οργάνωσης.

Ακόμα κι αν μια ομάδα υπερασπίζεται απλώς τον εαυτό της από κάποια καταστροφή που την απειλεί, η ομάδα εξακολουθεί να πρέπει να κάνει σχέδια. Για παράδειγμα, ίσως μια ισχυρή καταιγίδα να κατευθύνεται προς μια πόλη, οπότε οι ηγέτες της πόλης πρέπει να σχεδιάσουν πώς να βοηθήσουν τους ανθρώπους να παραμείνουν ασφαλείς. Μόλις προετοιμαστεί το σχέδιο, τότε πρέπει να τεθεί σε εφαρμογή με το άνοιγμα σχολείων και εκκλησιών σε μέρη όπου οι άνθρωποι μπορούν να μείνουν έως ότου να τελειώσει η θύελλα ή βάζοντας ανακοινώσεις στο ραδιόφωνο που λένε στους ανθρώπους να μετακινηθούν από την περιοχή για μερικές μέρες.

Ορισμένα σχέδια μπορεί να είναι πολύ απλά. Πάρε για παράδειγμα την περίπτωση όπου οι στρατιώτες του εχθρού επιτίθενται σ’ ένα φρούριο (ένα μεγάλο κτήριο που έχει χτιστεί με δυνατά τείχη για να προστατεύσει τους ανθρώπους και τους στρατιώτες). Το φρούριο πρέπει να προστατευθεί, πράγμα που περιλαμβάνει τη δημιουργία και την εκτέλεση του σχεδίου, ακόμα κι αν είναι απλώς η εντολή: «Απωθήστε τους στρατιώτες του εχθρού που σκαρφαλώνουν στον νότιο τοίχο».

Μια τέτοια εντολή είναι το αποτέλεσμα μιας πολύ απλής και γρήγορης παρατήρησης και σχεδιασμού. Η άμυνα στο νότιο τείχος υφίσταται μέσω κάποιου συστήματος διαχείρισης, έστω κι αν αυτό περιλαμβάνει μόνο αξιωματικούς που ακούν την εντολή και οδηγούν τους άνδρες τους προς το νότιο τείχος.

Μια εταιρεία που οφείλει πολλά χρήματα πρέπει επίσης να κάνει ένα σχέδιο. Το σχέδιό της πρέπει να λύσει το πώς να πληρώσει τους ανθρώπους στους οποίους οφείλει χρήματα. Μετά οι άνθρωποι της εταιρείας θα πρέπει να σκεφτούν πώς θα πουν σ’ αυτούς τους ανθρώπους πότε θα τους αποπληρώσουν. Αυτό το σχέδιο θα δώσει στην επιχείρηση αρκετό χρόνο για να κερδίσει τα χρήματα που χρειάζεται.

Οι ηγέτες των κυβερνήσεων συχνά υπόσχονται στους ανθρώπους ότι θα κάνουν θαυμάσια πράγματα. Όταν όμως αυτά τα πράγματα δε συμβαίνουν, οι ηγέτες δεν προσπαθούν να αποφύγουν να κάνουν ό,τι έχουν υποσχεθεί ούτε προσπαθούν να πουν ψέματα, όπως πιστεύουν οι περισσότεροι άνθρωποι. Στην πραγματικότητα, δεν είναι σε θέση να θέσουν σε εφαρμογή τις υποσχέσεις τους, όχι γιατί αυτές οι υποσχέσεις τους είναι υπερβολικά μεγάλες, αλλά επειδή οι περισσότεροι ηγέτες μπορεί να γνωρίζουν κάτι για την κυβέρνηση, αλλά όχι και τόσο πολλά για τη διαχείριση. Έτσι, δεν έχουν την οργανωτική τεχνογνωσία για να υλοποιήσουν τα σχέδιά τους.

Για μερικούς ανθρώπους, φαίνεται ότι το να ονειρεύονται ένα υπέροχο όνειρο είναι αρκετό. Νομίζουν, μάλιστα, ότι επειδή το ονειρεύτηκαν, αυτό θα πρέπει τώρα να πραγματοποιηθεί. Αναστατώνονται πολύ όταν αυτό δε συμβαίνει. Ολόκληρα έθνη, επιχειρήσεις και ομάδες έχουν τους τομείς τους σε σύγχυση και αταξία για πολλά χρόνια, επειδή τα βασικά τους όνειρα και σχέδια δεν υλοποιήθηκαν ποτέ.

Αν ένα άτομο κάνει σχέδια για μεγάλους στόχους, όπως περισσότερες δουλειές και περισσότερα χρήματα για την πόλη όπου ζει, ή κάτι μικρότερο, όπως το να βάψει εκ νέου το σπίτι του, τα σχέδια δε θα πετύχουν αυτό που χρειάζεται, αν υπάρχει έλλειψη διαχειριστικής τεχνογνωσίας.

Ακόμα κι αν ένα άτομο δεν ξέρει για τεχνικές λεπτομέρειες ή πώς να παράξει τα χρήματα που χρειάζεται, ακόμα και αν δεν μπορεί να κάνει τους άλλους να ακολουθήσουν τις εντολές του, ακόμα κι αν τα σχέδιά του δεν είναι ιδιαίτερα σαφή και καλά σχεδιασμένα – τίποτα απ’ αυτά δεν είναι πραγματικό εμπόδιο ανάμεσα στον σχεδιασμό και στην υλοποίησή του.