Υπάρχει άλλος ένας βασικός κανόνας όσον αφορά τις δημόσιες σχέσεις που συχνά δεν παρατηρείται ούτε του δίνεται αρκετή σημασία, αλλά όταν τον εφαρμόζεις σωστά μπορείς να είσαι επιτυχημένος στις συναναστροφές σου με τους άλλους.

Ο Άνθρωπος καθόρισε ότι ο τρόπος για την εξομάλυνση των ανθρώπινων σχέσεων ήταν η χρήση των «καλών τρόπων». Οι καλοί τρόποι όχι μόνο επουλώνουν και επιδιορθώνουν οποιαδήποτε προβλήματα ανάμεσα στους ανθρώπους, αλλά επίσης βελτιώνουν πραγματικά τις σχέσεις.

Ακόμη και οι πιο πρωτόγονοι πολιτισμοί, δηλαδή οι άνθρωποι που ζουν με τους πιο απλούς τρόπους, χωρίς σύγχρονα μηχανήματα, εξακολουθούν να έχουν πολύ αναπτυγμένους τρόπους για το πώς αντιμετωπίζουν ο ένας τον άλλο.

Αυτό έγινε γνωστό μέσω μιας μελέτης 21 διαφορετικών πρωτόγονων φυλών, η οποία έδειξε ότι τηρούν και χρησιμοποιούν τα έθιμά τους (αποδεκτούς τρόπους δράσης), τους κανόνες ή τις παραδόσεις τους, μεταξύ ανθρώπων, μεταξύ διαφορετικών φυλών και ακόμα και στις σχέσεις τους με ανθρώπους από διαφορετικές χώρες.

Παντού σε όλο τον κόσμο, ανεξάρτητα από ποια χώρα ή περιοχή κατάγονται οι άνθρωποι, αποδοκιμάζουν σφόδρα τους «κακούς τρόπους».

Εκείνοι που έχουν «κακούς τρόπους» δε γίνονται αποδεκτοί.

Έτσι, το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κατανοήσεις και να εφαρμόσεις στις δημόσιες σχέσεις είναι οι «καλοί τρόποι».

Αν εσύ ή μια ομάδα ανθρώπων που χρησιμοποιείτε δημόσιες σχέσεις δεν έχετε γίνει επιδέξιοι σε ό,τι θεωρείται αποδεκτό ως «καλοί τρόποι» από τα άτομα που συναντάτε, θα αποτύχετε. Εσύ ή μια ομάδα μπορεί να γνωρίζετε όλες τις σημαντικές μεθόδους των δημοσίων σχέσεων και παρ’ όλα αυτά να αποτύχετε γιατί «έχετε κακούς τρόπους».

Για να έχεις «καλούς τρόπους» υπάρχουν δύο πράγματα που πρέπει να κάνεις:

(α) παραχώρησε σπουδαιότητα στο άλλο άτομο και

(β) χρησιμοποίησε τον κύκλο αμφίδρομης επικοινωνίας

Ο Κύκλος Αμφίδρομης Επικοινωνίας

Όταν συναναστρέφεσαι με ανθρώπους, είναι αδύνατον να μεταδώσεις τις ιδέες σου και να τις κάνεις αποδεκτές χωρίς έναν αμφίδρομο κύκλο επικοινωνίας.

Κύκλος είναι ένα χρονικό διάστημα που έχει αρχή και τέλος. Σε έναν κύκλο επικοινωνίας έχουμε ένα άτομο το οποίο ξεκινά μια επικοινωνία προς ένα δεύτερο άτομο, το οποίο λαμβάνει την επικοινωνία. Στη συνέχεια, την κατανοεί και δίνει αναγνώριση σε αυτή, και αυτό τερματίζει τον κύκλο επικοινωνίας. Δίνω αναγνώριση σημαίνει λέω ή κάνω κάτι για να δείξω σε κάποιο άλλο άτομο ότι άκουσα και κατάλαβα την επικοινωνία του. Ένα παράδειγμα θα ήταν το να πεις: «Σ’ ευχαριστώ».

Στην περίπτωση ενός αμφίδρομου κύκλου επικοινωνίας, το δεύτερο άτομο τώρα ξεκινά μια επικοινωνία προς το πρώτο άτομο, το οποίο τη λαμβάνει, την κατανοεί και δίνει αναγνώριση σε αυτή. Με άλλα λόγια, ο κύκλος της αμφίδρομης επικοινωνίας είναι ένας κανονικός κύκλος επικοινωνίας μεταξύ δύο ατόμων. Αν κάποιο από τα δύο άτομα δεν ξεκινήσει, με τη σειρά του, μια επικοινωνία, όταν θα έπρεπε να το κάνει, τότε αυτό δεν είναι ένας κύκλος αμφίδρομης επικοινωνίας.

Όποιες άλλες ενέργειες κι αν συμβαίνουν όταν συναντιέσαι με κάποιον, εμπλέκονται οι εξής δύο παράγοντες: η παραχώρηση σπουδαιότητας στο άλλο άτομο και η χρήση του κύκλου αμφίδρομης επικοινωνίας. Κάθε άτομο που δεν εφαρμόζει αυτά τα πράγματα θα ανακαλύψει ότι τόσο το ίδιο όσο και το μήνυμά του δε γίνονται αποδεκτά.

Το να είσαι αλαζόνας (να δρας σαν να είσαι καλύτερος ή πιο σημαντικός από κάποιον άλλο) και να χρησιμοποιείς δύναμη μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να καταφέρεις να ελέγξεις κάποιον ή κάτι, αλλά αυτή η μέθοδος δε θα εξασφαλίσει ποτέ αποδοχή και σεβασμό για έναν υπεύθυνο δημοσίων σχέσεων.

Ο λόγος που ο ψυχίατρος ή ο ψυχολόγος δε θα μπορούσε ποτέ να αποκτήσει γενικά καλό όνομα (ευνοϊκά αισθήματα, έγκριση και υποστήριξη), είναι γιατί ο ίδιος είναι προσωπικά (α) πολύ υπερόπτης και, (β) δείχνει ένα ισχυρό αίσθημα απέχθειας και έλλειψης σεβασμού προς τους ανθρώπους. Παραδείγματα αυτού αποτελούν τα πράγματα που οι ψυχίατροι και οι ψυχολόγοι λένε για τους ανθρώπους, όπως ότι «ο άνθρωπος είναι ένα ζώο» ή ότι «όλοι οι άνθρωποι είναι παράφρονες» κ.λπ.

Απλώς δεν έχουν «καλούς τρόπους», επειδή (α) δε θεωρούν τους άλλους σπουδαίους, ούτε τους παραχωρούν σπουδαιότητα και (β) δε χρησιμοποιούν τον κύκλο επικοινωνίας.

Επιτυχημένες Δημόσιες Σχέσεις

Όλες οι επιτυχημένες δημόσιες σχέσεις βασίζονται στους καλούς τρόπους, καθώς αυτές είναι οι πρώτες μέθοδοι που αναπτύχθηκαν για να κάνουν τις σχέσεις ανάμεσα στους ανθρώπους λιγότερο οδυνηρές ή δυσάρεστες.

Οι καλοί τρόποι είναι πολύ περισσότερο γνωστοί και σεβαστοί απ’ ό,τι το θέμα των δημοσίων σχέσεων. Ως αποτέλεσμα, οι ενέργειες δημοσίων σχέσεων που κάνεις δε θα είναι επιτυχημένες, αν δε χρησιμοποιείς καλούς τρόπους.

Για παράδειγμα, αν αγνοούσες τον φύλακα της ασφάλειας σε μια επιχείρηση και του φερόσουν σαν να μην ήταν σημαντικός, ενώ είσαι εκεί για να συναντήσεις το αφεντικό του, πιθανότατα αυτό να μη σου έβγαινε σε καλό. Γιατί, σε τελική ανάλυση, ποιος νομίζεις ότι μιλάει στο αφεντικό; Ο φύλακας της ασφάλειας μιλάει με το αφεντικό του κάθε μέρα.

Το να κλείνεις ένα ραντεβού και να μην το τηρείς, το να στέλνεις μια πρόσκληση όταν είναι πολύ αργά για να την αποδεχτεί κάποιος, το να μην προσφέρεις σε κάποιον να φάει ή να πιει κάτι όταν έρχεται να σε δει, το να μη σηκώνεσαι όταν έρχεται κάποιος επισκέπτης στο γραφείο σου ή στο σπίτι σου, το να φέρεσαι δημοσίως στους υφισταμένους σου σαν να είναι δούλοι, το να υψώνεις τη φωνή σου δημοσίως με δυσάρεστο τρόπο, το να διακόπτεις κάποιον που μιλάει για «να κάνεις κάτι πιο σημαντικό», το να μη λες ευχαριστώ ή καληνύχτα, όλα αυτά είναι «κακοί τρόποι». Οι άνθρωποι που κάνουν τα παραπάνω ή χιλιάδες άλλες αγενείς πράξεις απορρίπτονται από εκείνους με τους οποίους έρχονται σε επαφή.

Έτσι, καθώς οι δημόσιες σχέσεις έχουν να κάνουν βασικά με την αποδοχή, οι κακοί τρόποι τις κάνουν να αποτυγχάνουν τελείως.

Για να εφαρμόσεις τις τεχνικές των δημοσίων σχέσεων με επιτυχία, πρέπει να έχεις καλούς τρόπους.

Αυτό δεν είναι δύσκολο. Πρέπει να εξετάσεις τις απόψεις σου και τα αισθήματα που δείχνεις προς τους ανθρώπους και να διορθώσεις οτιδήποτε θα μπορούσε να προκαλέσει δυσκολίες στις συναναστροφές σου με τους άλλους. Είναι σημαντικοί ως άτομα; Επίσης, θα πρέπει να έχεις τέλειο κύκλο αμφίδρομης επικοινωνίας· τόσο τέλειο, που να είναι τόσο φυσικός που να μην τραβάει ποτέ την προσοχή.

Με αυτά τα δύο πράγματα, μπορείς τώρα να μάθεις περισσότερα για το άτομο ή την ομάδα με την οποία δουλεύεις και το τι νομίζουν ότι είναι οι «καλοί τρόποι», έτσι ώστε να μπορείς να εφαρμόσεις αυτές τις πληροφορίες όταν συναντάς αυτό το άτομο ή αυτή την ομάδα.

Τώρα, χρησιμοποιώντας σωστά τις δημόσιες σχέσεις, μπορείς να είσαι επιτυχημένος στις δημόσιες σχέσεις.

Σπουδαιότητα

Δεν έχεις ιδέα πόσο σημαντικοί είναι οι άνθρωποι. Στην πραγματικότητα, έχει παρατηρηθεί ότι ισχύει το αντίθετο απ’ αυτό που ίσως να νομίζεις. Με άλλα λόγια, οι άνθρωποι σε λιγότερο επιτυχημένες θέσεις στη ζωή θεωρούν τον εαυτό τους πολύ πιο σπουδαίο απ’ ό,τι κάποιος που βρίσκεται σε υψηλότερη θέση. Με άλλα λόγια, η ιδέα ενός επιστάτη για τη δική του σπουδαιότητα μπορεί να είναι κατά πολύ υψηλότερη από εκείνη του επιτυχημένου διευθυντή της εταιρείας στην οποία εργάζεται ο επιστάτης!

Οπότε, αν αγνοείς τους ανθρώπους κινδυνεύεις να αποτύχεις.

Το να προσπαθείς να έχεις ειδική μεταχείριση από κάποιον, κάνοντάς του πολλές φιλοφρονήσεις δεν είναι και πολύ χρήσιμο. Στην πραγματικότητα, το άτομο αυτό θεωρεί τις φιλοφρονήσεις σου ύποπτες επειδή δεν είναι τίμιες και ειλικρινείς. Και η απατηλότητά σου θα είναι ολοφάνερη στους πάντες εκτός από κάποιον ανόητο.

Η σπουδαιότητα ενός ανθρώπου γίνεται προφανής όταν του δείχνεις σεβασμό ή απλώς του λες ότι έγινε αισθητή η παρουσία του και ότι είναι αποδεκτός.

Για παράδειγμα, μπορείς εύκολα να δείξεις σε κάποιον ότι είναι σημαντικός λέγοντάς του απλώς «Καλημέρα» ή «Γεια σου», όταν τον βλέπεις για πρώτη φορά εκείνη την ημέρα. Συνήθως, αυτό κάνει το άτομο να νιώσει καλά.

Επίσης, το να γνωρίζεις το όνομά του και κάτι σχετικά με τη ζωή του θα έχει ως αποτέλεσμα την παραχώρηση σπουδαιότητας προς το άτομο αυτό. Για παράδειγμα, όταν πας να συναντήσεις κάποιον και βλέπεις την υπεύθυνη υποδοχής του για δεύτερη φορά, χαιρέτησέ τη αποκαλώντας τη με το όνομά της και ρώτησέ τη πώς τα πάει ο γιος της στην προπόνηση ποδοσφαίρου –πράγμα για το οποίο είναι προφανώς περήφανη, όπως φαίνεται από τις φωτογραφίες που έχει στο γραφείο της–, και θα παρατηρήσεις ότι θα είναι πιο φιλική και πρόθυμη να σε βοηθήσει. Κάνοντας αυτές τις απλές ενέργειες, έχεις παραχωρήσει σπουδαιότητα στην υπεύθυνη υποδοχής.

Το να ενεργείς σαν να είσαι πιο σημαντικός από τους άλλους είναι τόσο αποδεκτό όσο και μια νεκρή γάτα σ’ έναν γάμο. Ίσως να πρόκειται για ένα ανόητο παράδειγμα, αλλά πιάνεις το νόημα. Θα έκανε τους ανθρώπους να μη θέλουν να βρίσκονται κοντά σου.

Οι άνθρωποι έχουν αξία και είναι σημαντικοί. Είτε είναι σπουδαίοι είτε όχι είναι σημαντικοί.

Αν το γνωρίζεις αυτό, βρίσκεσαι σε πολύ καλό δρόμο όσον αφορά το να έχεις καλούς τρόπους.

Και αυτό σημαίνει ότι οι δημόσιες σχέσεις μπορούν να λάβουν χώρα.

Επικοινωνία

Ο κύκλος αμφίδρομης επικοινωνίας είναι πιο σημαντικός από το περιεχόμενό του.

Το περιεχόμενο της επικοινωνίας, το μήνυμα που πρόκειται να μεταδοθεί σ’ έναν άλλο ή άλλους, είναι λιγότερο σημαντικό από το γεγονός ότι λαμβάνει χώρα ένας κύκλος αμφίδρομης επικοινωνίας.

Μια επικοινωνία υπάρχει είτε για να τη χρησιμοποιείς είτε για ν’ ανταποκριθείς σ’ αυτήν.

Για να μεταφερθεί κάποιο μήνυμα με την επικοινωνία, πρέπει καταρχήν να τηρείται ο κύκλος επικοινωνίας.

Τα μηνύματα πρέπει να ταξιδεύουν σε μια γραμμή επικοινωνίας. Πρέπει να υπάρχει μια γραμμή ή πορεία την οποία να ακολουθεί η επικοινωνία, από το ένα άτομο στο άλλο. Για παράδειγμα, αν έμπαινες σε μια αίθουσα αναμονής στο γραφείο ενός γιατρού και άρχιζες να μιλάς γενικά κι αόριστα, πιθανότατα οι άνθρωποι να σε αγνοούσαν. Οι άνθρωποι στο μέρος αυτό ίσως να συνέχιζαν να διαβάζουν τα περιοδικά τους ή να μιλάνε με τους φίλους τους. Θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσεις τη γραμμή επικοινωνίας, δηλαδή, να τραβήξεις την προσοχή κάποιου στον οποίο θέλεις να μιλήσεις και μόνο τότε ν’ αρχίσεις να μιλάς.

Στον τομέα της διαφήμισης δεν τηρείται πάντα ο κύκλος επικοινωνίας. Θα δεις διαφημίσεις του στιλ: «Αγόρασε το πιο πρόσφατο ______!», να μπαίνουν από το ένα αυτί και να βγαίνουν από το άλλο. Πρέπει να κάνεις κάτι πρώτα για να δημιουργήσεις τη γραμμή επικοινωνίας. Και η γραμμή αυτή πρέπει να είναι απλή, έτσι ώστε να μπορεί να λάβει μια απάντηση, είτε από ένα άτομο που χρησιμοποιεί ή αγοράζει το προϊόν ή που απλώς ανταποκρίνεται.

Ένα αστείο παράδειγμα είναι ένας πωλητής που έγραψε σε διάφορα άτομα και τους είπε να αγοράσουν ένα πολύ ακριβό προϊόν χωρίς καν να τους εξηγήσει τη χρησιμότητά του ή την αξία του. Δεν υπήρχε καμία απολύτως ανταπόκριση, τίποτα. Αυτό συνέβη επειδή ο πωλητής δε δημιούργησε κάποια γραμμή επικοινωνίας. Απευθυνόταν σ’ ένα όνομα από ένα αρχείο ή μια λίστα, αλλά όχι πραγματικά σε κάποιο άτομο.

Όταν συναναστρέφεσαι με άλλους, πρέπει να δημιουργείς έναν κύκλο επικοινωνίας προτού μπορέσει να υπάρξει κάποια αποδοχή γι’ αυτό που έχεις να πεις. Τότε μπορείς να μεταδώσεις το μήνυμά σου.

Οι καλοί τρόποι απαιτούν να υπάρχει ένας κύκλος αμφίδρομης επικοινωνίας. Αυτό ισχύει ακόμη και στην αποστολή αλληλογραφίας και στα προσωπικά τηλεφωνήματα.

Έτσι, μαθαίνεις πράγματα όπως: «Πες ευχαριστώ και καληνύχτα στην κυρία καθώς φεύγεις από το δείπνο στο οποίο σε είχε προσκαλέσει». Αυτή είναι μια σωστή αναγνώριση στον κύκλο επικοινωνίας.

Πρέπει να κατανοήσεις πραγματικά τον κύκλο αμφίδρομης επικοινωνίας για να έχεις πολύ καλούς τρόπους.

Χωρίς έναν κύκλο αμφίδρομης επικοινωνίας, οι δημόσιες σχέσεις είναι μια άχρηστη δραστηριότητα.

Τελετουργικά

Τα τελετουργικά είναι μια σειρά ενεργειών και λέξεων που επαναλαμβάνονται συχνά με τον ίδιο τρόπο, μερικές φορές ως μέρος μιας θρησκευτικής τελετής ή ενός κοινωνικού εθίμου εντός μιας ομάδας ή μιας φυλής. Είναι σημαντικό να αναγνωρίζεις και να γνωρίζεις τα τελετουργικά οποιασδήποτε ομάδας με την οποία μπορεί να ασχοληθείς κάνοντας δημόσιες σχέσεις.

Αν το τελετουργικό των επίσημων συγκεντρώσεων που τηρούσαν οι Ινδιάνοι της Αμερικής ήταν τόσο ακριβές, και αν χιλιάδες άλλες πρωτόγονες φυλές είχαν συγκεκριμένη κοινωνική συμπεριφορά και τρόπους χαιρετισμού, τότε δεν είναι υπερβολικό να αναμένουμε από τον σύγχρονο άνθρωπο να έχει επίσης καλούς τρόπους.

Αλλά οι «καλοί τρόποι» στην εποχή μας είναι λιγότερο εμφανείς απ’ ό,τι ήταν στο παρελθόν. Αυτό συμβαίνει επειδή η ανάμειξη τόσων φυλών και εθίμων σε όλο τον κόσμο έχει κάνει τις παραδόσεις των τελετουργικών –που κάποτε ήταν ευρέως καθιερωμένα στις μικρότερες ομάδες– να εξαφανιστούν.

Οι τρόποι συμπεριφοράς χρησιμοποιούνται μ’ έναν απερίσκεπτο και τεμπέλικο τρόπο.

Αυτό, όμως, δεν είναι δικαιολογία για να έχεις κακούς τρόπους και εσύ.

Μπορείς να έχεις εξαιρετικούς τρόπους απλώς κάνοντας εξάσκηση και έχοντας προσοχή στα εξής:

α. Στη σπουδαιότητα των ανθρώπων

β. Στον κύκλο αμφίδρομης επικοινωνίας

γ. Στα τελετουργικά που χρησιμοποιούνται σε μια περιοχή ως σωστή συμπεριφορά.

Αυτές είναι οι πρώτες απαραίτητες προϋποθέσεις για την εφαρμογή των μεθόδων και των δεξιοτήτων ενός υπεύθυνου δημοσίων σχέσεων. Με αυτή τη βάση, μπορείς να δημιουργήσεις μια αποδεκτή εμφάνιση και επιρροή δημοσίων σχέσεων, που θα έχουν ως αποτέλεσμα να έχεις επιτυχία στις δημόσιες σχέσεις.