En mycket viktig del av planering och targets är strategisk planering. Detta måste gås igenom ingående, inklusive definitionen av ordet ”strategi” och hur strategisk planering passar ihop med andra områden av management.

Ordet ”strategi” kommer från det grekiska ordet strategos, som betyder ”en general”, en person som leder eller styr en armé och beslutar vad soldaterna ska göra. Ordet strategos kommer från stratos (ett grekiskt ord som betyder ”armé”) och agein (ett grekiskt ord som betyder ”att leda”).

”Strategi” definieras som en plan för hur man styr arméerna i ett krig eller en del av ett krig.

Från denna ursprungliga innebörd betyder ”strategi” också en plan eller metod för att leda vilken aktivitet som helst i syfte att uppnå ett specifikt mål eller resultat.

Det är denna typ av planering som görs på en hög nivå i en grupp eller ett företag av dess ledare och chefer. Det är de som har en bred syn på hela verksamheten, så det är de som kan arbeta fram en strategi för hela gruppen.

En strategi anger de planer som kommer att uppnå något stort för gruppen. Den visar också hur man använder resurser (pengar, anställda, utrustning, förbrukningsmaterial osv.) på ett smart sätt, eller vilka metoder som ska användas för att hindra en fiende eller övervinna existerande hinder för att uppnå resultatet.

Eftersom en strategi utarbetas vid en hög nivå i en grupp, är den en central strategi och fungerar som ett paraply som täcker aktiviteterna för nivåerna under den.

Allt detta talar om för oss vad strategisk planering är.

Vad den gör

Strategisk planering ger anvisningar för aktiviteterna för alla de lägre nivåerna i en grupp. De lägre nivåerna har sina egna planer och program och projekt. Dessa tar upp vad deras mindre områden måste handskas med och dessa mindre planer är samordnade så att de hjälper till med att uppnå huvudmålet.

Detta ger en klar bild av varför strategisk planering är så viktigt och varför den måste göras av den planerande gruppen på högsta nivå så att management kan vara effektiv och lyckas.

Vad händer om strategisk planering saknas? Tja, vad händer i ett krig om ingen strategisk planering görs?

Grupper av soldater skulle kunna slåss i viktiga områden, såsom att försöka behålla kontrollen över en bro som är det lättaste sättet att ta sig över en flod, eller i ett område där det finns många fiendesoldater att kämpa mot. Dessa grupper av soldater kan lämnas utan några andra soldater eller förbrukningsmaterial till stöd åt dem. Samtidigt slåss andra grupper av soldater i områden som är långt ifrån den plats där huvudstriderna äger rum, så de hjälper inte där de behövs. Förbrukningsmaterial och ammunition skulle kunna flyttas till fel område eller inte skickas alls. Resultatet skulle bli order som blockerar varandra, kommunikationer som inte skickas till rätt ställen, resurser (soldater, förbrukningsmaterial, ammunition osv.) som slösas bort och strider som förloras. Utan en plan finns det ingen samordning mellan de olika delarna, så allting blir till slut förvirrat, oorganiserat och går mot en katastrof.

Vilken skillnad mellan detta och en stark, samordnad ansträngning i riktning mot att uppnå målet!

Man kan se hur strategi också skulle fungera i vilken grupp som helst och varför den måste göras på de högre nivåerna. Nyckelordet här är ”göras”. Strategisk planering kan inte ignoreras eller tillåtas falla bort. Den kan inte antas göras, men utan några bevis på att den faktiskt görs. Strategisk planering måste göras och sedan göras känd för åtminstone managements närmast lägre nivåer. På detta sätt kan samordning och korrekt targetsättning göras.

Syfte och strategisk planering

En strategisk plan börjar med att man märker att det finns ett problem som måste hanteras eller ett mål som måste uppnås. Den innehåller alltid det syfte eller de syften som ska uppnås.

När syftet har arbetats ut kan sedan olika strategiska planer skrivas ner baserade på detta syfte.

Exempel: En samhällsgrupp gör en enkätundersökning på människorna i staden och får reda på att ett problem för många är den höga arbetslösheten i deras område. Gruppen bestämmer sig för att hantera detta, och med detta syfte i åtanke arbetar den ut en strategisk plan som inkluderar att ordna fler jobb i området. Den arbetar också ut planer på att utöka och förbättra vuxenutbildning, så att stadens invånare kan lära sig nya färdigheter.

Först arrangerar flera medlemmar i samhällsgruppen möten mellan företag som letar efter personer att anställa och människor i samhället som söker jobb. Och i enlighet med undervisningstargetarna kontaktar andra medlemmar av denna samhällsgrupp olika undervisningskurser och utbildningsprogram och får dem att komma till samhället. Dessa och andra steg av planen skulle alla hjälpa till att förbättra anställningsscenen i staden och få till stånd en förbättring av den existerande scenen (hur saker och ting är just nu).

Faktum är att STRATEGI KAN SÄGAS VARA HUR MAN EFFEKTIVT OCH SNABBT FÅR ETT SYFTE I VERKSAMHET I DET VERKLIGA FYSISKA UNIVERSUMET, SNABBT OCH UTAN MISSTAG.

Varje strategisk plan kan inkludera flera större handlingar som kommer att hanteras av olika delar av en grupp för att uppnå syftet. Dessa uttrycks i högst allmänna ordalag, eftersom de är ett uttalande av den inledande övergripande planering som har gjorts. Från dem kan mindre, kortsiktiga planer utvecklas. Men alla dessa saker måste passa ihop.

Exempel:

Problem att hantera: Pappersföretaget ABC har alltid haft ett framgångsrikt sortiment av pappersprodukter och det fortsätter att producera dessa. Men det handlar bara med sina vanliga kunder. Det går inte ut för att finna nya möjliga kunder. Följden blir att företaget snabbt är på väg mot konkurs och dess chefer lämnar företaget för att börja jobba för andra företag där det finns fler möjligheter till expansion (en ökning av den mängd eller typ av arbete som ett företag eller verksamhet utför).

Syfte: Etablera ett pappersföretag som utför alla delar av dess uppgift och som når alla sina möjliga kunder, både gamla och nya, för försäljning av stora kvantiteter befintliga och nya produkter. Företaget fortsätter att ta hand om sina vanliga kunder och säljer ännu mer och ökar på så sätt företagets inkomster. Genom alla dessa handlingar bygger det upp sitt anseende (vad människor anser om en) som ett framgångsrikt, modernt företag som tjänar pengar och, eftersom det fortsätter att växa, har möjligheter till expansion.

Strategisk plan: Den strategiska planeringen, baserad på vad som behöver hanteras och syftet, skulle kunna vara någonting i den här stilen:

1. Det viktigaste som behövs för att förhindra att företaget går i konkurs är att starta en ny försäljningsenhet. Men företaget måste göra detta utan att upphöra med några försäljningsaktiviteter som äger rum just nu och de kan heller inte göra sig av med några andra delar av företaget. Den nya försäljningsenheten kommer först att hitta nya kunder för det existerande produktsortimentet bland a) butiker som säljer pappersprodukter, b) stora företag som säljer pappersprodukter till affärer och c) postorder, ett sätt att sälja saker där folk väljer vad de vill ha, vanligtvis från en katalog, och får det skickat till sig med posten. Försäljningsrepresentanter som har arbetat med försäljning tidigare och som då uppnådde utmärkta produktionsresultat måste anställas för att leda var och en av dessa avdelningar. Många fler professionella försäljningsrepresentanter måste hittas. Dessa kan anställas för en låg grundlön och tjäna större delen av sin lön på provisioner (extra arvode som betalas till någon baserat på hur mycket han har sålt). Dessa försäljningsaktiviteter kan sedan utökas och spridas över ett ännu större område genom att anställa försäljningschefer för varje område, försäljningsrepresentanter som startar andra försäljningsrepresentanter och till och med dörr-till-dörr-försäljningsrepresentanter. Som en del av denna plan kommer provisionssystem och försäljningspaket att behöva utarbetas, tillsammans med annonseringsmetoder och göra produkterna kända med hjälp av reklamblad, annonser i radio och tv, gratisprover osv. Alla dessa saker måste göras omedelbart för att snabbt öka försäljningen, förhindra ytterligare förluster och öka företagets vinst.

2. Medan de ovanstående stegen sker, måste försäljnings- och produktionsbakgrunden för den existerande personalen gås igenom. All improduktiv personal kommer att avskedas så att företaget bara behåller de som är produktiva. Företagets förteckningar över intjänade pengar och pengar som använts måste kontrolleras, och om det visar att någon stöld har inträffat kommer detta att behöva hanteras med korrekta rättsliga åtgärder. Med andra ord måste den nuvarande personalen och de nuvarande metoderna granskas grundligt och korrigeras vid behov, samtidigt som produktionen måste ökas.

3. Enkätundersökningar måste göras på existerande kunder och möjliga nya kunder för att ta reda på vilka nya pappersprodukter som folk vill ha eller kommer att köpa. Baserat på resultaten av enkätundersökningen kan sedan ett helt nytt sortiment pappersprodukter utvecklas, produceras, marknadsföras och säljas i många områden. Programmet för att etablera det nya varusortimentet måste omfatta organisering av den nya produktionsenheten (vilket inkluderar dess chefer, formgivare och andra medarbetare) liksom alla ytterligare maskiner och annan utrustning som behövs. Programmet måste också inkludera targets för att hantera public relations (det att upprätthålla eller förbättra vänskapliga förhållanden mellan en grupp och människor utanför gruppen). Och det bör inkludera de saker som måste göras för att annonsera och marknadsföra både nya och gamla produkter för hög försäljning av båda. Denna planering ska också inkludera sätt att göra det känt att företaget alltid har varit ledande inom utveckling av nya pappersprodukter, så det finns många möjligheter för expansionsinriktade chefer.

En sådan strategisk plan korrigerar det dåliga tillstånd företaget befinner sig i. Det skapar också en synnerligen vinstgivande och expanderande scen för hela företagets framtid.

Från denna strategiska plan skulle man göra taktisk planering. Taktisk planering innebär att ta de breda strategiska targetarna och göra dem till många mindre handlingar som är precisa och exakta targets, i syfte att få den strategiska planeringen utförd.

Det skulle finnas många människor som arbetar med det här och de skulle alla behöva förstå syftet och samtycka till dessa planer. Någon som läser igenom sådana planer kanske inte inser deras viktighet om de inte förstod vilka förhållanden som råder i företaget och det övergripande syfte som det är meningen att den strategiska planen ska hantera. Med detta skulle de kunna arbeta ut sin taktiska planering.

Det är mycket vanligt under det taktiska utförandet av en strategisk plan att man upptäcker att en del taktiska targets måste ändras eller nya läggas till. En del targets måste till och med tas bort från programmet eftersom de inte behövs. Det taktiska handhavandet av en strategisk plan kräver skicklighet och förståelse, så detta tas med i beräkningen.

Beskrivningen ovan visar den ordningsföljd som används för att utveckla en strategisk plan, vilken börjar med ett bra syfte som andra handlingar kan samordnas med. Därefter kan de strategiska handlingar som krävs för att uppnå syftet utarbetas. Och till slut kan de taktiska planer som förverkligar den strategiska planen följa.

På så sätt kan en grupp blomstra och lyckas. När alla styrkor och krafter samordnas så att de tillsammans driver på framåt, kan en enorm kraft utvecklas.

Man uttalar alltså syftet och från det arbetar man ut vilken strategi som kommer att användas för att uppnå det syftet. Detta skapar sedan en förbindelse från syftet in i området taktisk planering.

När den strategiska planen med dess syfte har utarbetats, tas den av nästa lägre ledningsnivå och omvandlas till taktisk planering.

Strategisk kontra taktisk planering

Strategi skiljer sig från taktik.

Detta är något som de olika ledningsnivåerna klart och tydligt måste förstå.

Det finns en mycket, mycket stor skillnad mellan en strategisk plan och en taktisk plan.

Taktisk planering används för att vinna något litet, såsom en strid, och strategisk planering används för att vinna hela kriget.

Den strategiska planen är den storskaliga, långsiktiga planen för att säkerställa seger, och en taktisk plan talar om exakt vem som ska flytta vad till vilken plats och exakt vad som ska göras vid den punkten.

Den taktiska planen måste vara samordnad med och uppnå den strategiska planen. Och den måste göra detta med exakta targets som går att utföra.

I grund och botten är detta management (ledning).

Att skapa en bro mellan syfte och taktik

Ett fel som ofta görs av outbildad personal är att hoppa från syfte till taktisk planering, och utelämna den strategiska planen. Detta fungerar inte därför att den taktiska planen måste vara samordnad med en strategisk plan för att vara framgångsrik.

Det som måste förstås här är att strategisk planering skapar taktisk planering. Strategin måste utarbetas så att syftet kan uppnås. Baserat på den strategin arbetar man sedan ut de taktiska handlingar som ska göras för att införa strategin. Men om man försöker hoppa från syfte till taktik och ignorerar strategin, kommer ens planer inte att uppnå de önskade resultaten.

Så mellan syfte och taktik finns därför alltid steget strategisk planering. Vi skulle kunna säga att en strategisk plan är det hjälpmedel man använder för att få själva syftet att fungera.

Det är faktiskt en plan som har att göra med att vara smart (intelligent och ha goda idéer).

En person skulle kunna veta allt om syftet och skulle kunna komma med flera taktiska targets som har att göra med det. Och det är möjligt att dessa targets skulle fungera. Men det är meningen att syftet ska hantera någonting. Så om det inte finns något strategiskt sätt att göra detta, är det möjligt att samma problem fortsätter att existera.

Att sätta dit den faktiska bron (strategin) mellan syfte och taktik, betyder att syftet kommer att kunna lyckas.