Som nämnts tidigare i den här kursen, är det viktigt att känna till och använda verklighetsnivån hos den målgrupp man kommunicerar till.

Att göra enkätundersökningar hjälper en att lyckas med detta.

Inom public relations betyder ordet enkätundersöka det att noggrant undersöka vad folk anser om en idé, en produkt, någon del av livet eller vad som helst annat.

Genom att enkätundersöka en grupp, person för person, kan man få en uppfattning om den allmänna åsikten om en viss sak genom att dela upp svaren i likartade kategorier och se vilket det högsta procenttalet är av vad folk svarade.

Men vad innebär detta för dig som enskild person? Antagligen kan du inte bara rusa iväg och anlita en enkätundersökningsexpert eller ett enkätundersökningsföretag för att få reda på vad dina grannar i området du just flyttat till tycker om något ämne eller vad eleverna i klassen tycker eller vad kollegerna på ditt arbete tycker om ditt projekt.

Faktum är att du mycket lätt kan göra dina egna enkätundersökningar.

En enkätundersökning görs för att ta reda på vilka knappar en grupp har. När man gör enkätundersökningar betyder ordet knapp det ämne eller den fras eller den idé som kommunicerar verkligheten hos en viss målgrupp. Den är någonting som är verkligt för de flesta i den gruppen och som kan användas för att få ett gensvar och uppnå enighet. Och vad man vill ha i public relations är enighet och samarbete beträffande ens handlingar från personerna inom en grupp.

När man gör en enkätundersökning frågar man människor för att få deras åsikt om någonting. En knapp är den viktigaste information man får genom denna handling. Det är det svar man får flest gånger på sin enkätundersökningsfråga. Och genom att använda den knappen kommer man att få enighet från folk och man kommer att få ett gensvar.

Enkätundersökningar kan också utformas så att man får reda på vad folk verkligen ogillar eller avskyr.

Med kunskap om en målgrupps verklighet, vilken man får genom enkätundersökningar, är det möjligt att informera dem om de idéer man vill att de ska acceptera – med andra ord kan man få över sitt budskap därför att man kan säga det på ett sätt som folk är villiga att ta emot.

Sammanfattningsvis kan man säga att detta är de viktigaste punkterna man måste förstå:

Budskapet är den kommunikation, den tanke, den idé som man vill få över till en publik eller målgrupp.

En knapp används för att få allmänhetens samtycke till att höra budskapet.

Ett budskap och en knapp är inte samma sak.

Genom att göra en enkätundersökning och hitta rätt knapp, kan man sedan använda den knappen för att uppnå samtycke och, som ett resultat av det, få ett gensvar.

För att kunna göra en riktig enkätundersökning och använda informationen på ett sätt som ger en de resultat man vill ha, måste man förstå syftet med enkätundersökningar, liksom ARC och ARC-triangeln. Man måste ha en förståelse av vad verklighet är.

När man gör en enkätundersökning använder man ARC-triangeln. Och sedan använder man ARC-triangeln igen när man använder resultaten av enkätundersökningen.

Så här går det till: Man kommunicerar till en publik eller målgrupp genom en enkätundersökning med affinitet, för att få reda på den publikens verklighet. Verklighet är enighet om vad som är. Så anledningen till att man gör en enkätundersökning är att man vill ta reda på vad publiken eller målgruppen kommer att hålla med om.

Man använder denna verklighet i en reklamartikel eller någon annan kommunikation för att få deras samtycke till att höra budskapet. Följden blir att man höjer målgruppens affinitet för saken, idén eller ett projekt man gör reklam för.

Så enkelt är det. Men det blir bara enkelt för en om man förstår ARC-triangeln. Utan verklighet eller något samtycke kommer kommunikationen inte att nå ens målgrupp och affiniteten uteblir.

Man gör enkätundersökningar för att få samtycke. Enkätundersökningar görs inte i något annat syfte. De görs för att skapa samtycke med en publik.

Om man till exempel frågar tio eller tusen personer vad de helst vill ha vad gäller ett bildäck, så säger de att ett däck ska ”vara länge”. Det är knappen. Det är verkligheten, punkten för samtycke angående bildäck hos den målgruppen. Så man använder den knappen med den målgruppen och då kommer de att lyssna på vad man har att säga om bildäck.

Knappar har sin användning men vi är mer intresserade av budskapet. Budskapet är det viktigaste i varenda reklamartikel eller PR-kommunikation. Knapparna är bara smörjmedlet (något som gör det möjligt för saker att hända smidigt och lätt) för att få ut sitt budskap.

Hur man genomför en enkätundersökning

De handlingar som ingår i att göra en enkätundersökning är enkla. Det första man gör är att arbeta ut frågorna man ska ställa till målgruppen för att få reda på vad som önskas och behövs, vad som är populärt eller impopulärt eller vad det nu är man vill få reda på.

När frågorna väl har arbetats ut skrivs de ner för hand eller maskinskrivs på papper så att den som gör enkätundersökningen kan använda dem. Om man gör en enkätundersökning i en stad där ett stort antal människor kommer att intervjuas, kan det vara bra att skriva ut ett större antal enkätundersökningsformulär. Allt som behövs för de flesta enkätundersökningar är dock en skrivplatta med gott om vanligt papper och flera kulspetspennor (om pennan man använder får slut på bläck mitt i enkätundersökningen).

Papperet med enkätundersökningsfrågorna placeras ovanpå pappersbunten och viks tillbaka när man gör anteckningar från svaren.

För att börja en enkätundersökning på en person går man bara fram till personen och presenterar sig på ett vänligt sätt och frågar om man får göra en enkätundersökning med honom.

Om personen ber om mer information om enkätundersökningen eller varför den görs, besvarar man hans frågor och påbörjar sedan enkätundersökningen.

Ställ den första frågan till personen, vik undan frågebladet och skriv ner svaret. Var noga med att numrera svaren så att de motsvarar numret på frågan du ställer.

Du behöver inte skriva ner vartenda ord personen säger, men få med de viktigaste punkterna. Efter lite övning i enkätundersökning kommer du att upptäcka att du kan skriva ner nästan allt.

När personen har besvarat den första frågan, tackar du honom eller henne och går vidare till nästa fråga.

Tacka personen efter enkätundersökningen. Vid denna punkt kommer personen förmodligen att tacka dig eftersom folk älskar att bli tillfrågade om sina åsikter om saker och ting. Och att en annan person verkligen lyssnar på dem är en ovanlig och värdefull upplevelse för många.

Gå sedan till nästa person och upprepa samma procedur. Svårare är det inte att göra stegen i en enkätundersökning.

Resultaten av en enkätundersökning

När en enkätundersökning är klar måste svaren tabelleras för att kunna användas. Tabellera betyder att arrangera information på ett ordnat sätt.

När man tabellerar enkätundersökningssvar, arrangerar man informationen på ett ordnat sätt så att man grundligt kan se igenom enkätundersökningsresultaten. Man vill undersöka svaren så att man kan ta reda på vad verkligheten är för personerna man gjorde enkätundersökningen på.

Hur man tabellerar

1. Räkna alla erhållna enkätundersökningar.

2. Fastställ de olika kategorierna svar för varje fråga genom att lista svaren kortfattat efterhand som du går igenom svaren.

3. När kategorierna har fastställts behöver du bara göra ett snedstreck vid passande kategori, vilket innebär ytterligare ett liknande svar.

4. När alla svar har tabellerats, summerar du antalet svar i varje svarskategori för varje fråga.

5. Fastställ sedan procentandelen för varje kategori under varje fråga. Detta görs genom att dela antalet svar i den kategorin med det totala antalet enkätundersökningar och multiplicera med 100.

Låt oss säga att du hade 1 500 likartade svar på en fråga och det totala antalet enkätundersökningar är 2 500.

1 500 dividerat med 2 500 = 0,6 x 100 = 60 %

Detta betyder att 60 % gav den typen av likartade svar.

6. Det enda misstag man kan göra är att inte inse när en del av svaren är likartade. Om man gör detta misstag får man mängder av olika kategorier som inte är nödvändiga.