Det finns en annan grundregel i public relations som ofta inte uppmärksammas eller ges tillräcklig betydelse, men när man använder den på rätt sätt kan man vara framgångsrik när man har att göra med andra.

Människan kom fram till att det rätta sättet att göra mänskliga relationer smidiga var att använda ”gott uppförande”. Gott uppförande kommer inte bara att hela och reparera alla svåra förhållanden mellan människor, det kommer också att verkligen förbättra relationer.

Till och med de mest primitiva kulturerna, det vill säga människor som lever på enklaste sätt utan några moderna maskiner, ändå har högt utvecklade metoder för hur de behandlar varandra.

Detta upptäcktes från ett studium av tjugoen olika primitiva folkgrupper som visade att de följer och använder sina seder och bruk (accepterade sätt att agera), regler och traditioner mellan människor, mellan olika stammar och även i deras relationer med människor från andra länder.

Överallt i hela världen, oavsett vilket land eller område som folk kommer ifrån, ser man med starkt ogillande på ”dåligt uppförande”.

De som har ”dåligt uppförande” accepteras inte.

Det viktigaste att förstå och använda i public relations är således ”gott uppförande”.

Så om du eller ett team människor som med hjälp av public relations inte har blivit skickliga i vad som anses vara ”gott uppförande” av de människor ni träffar, kommer ni att misslyckas. Du eller ett team kanske känner till alla de viktiga metoderna för public relations och ändå misslyckas, enbart för att ni har ”dåligt uppförande”.

För att ha ”gott uppförande” finns det två saker man måste göra:

a) ge betydelse till den andra personen och

b) använda tvåvägskommunikationscykeln.

Tvåvägskommunikationscykeln

När man har att göra med människor är det omöjligt att få över en idé och få den accepterad utan en tvåvägskommunikationscykel.

En cykel är en tidsperiod med en början och ett slut. I en kommunikationscykel har vi en person som påbörjar en kommunikation till en annan person som tar emot kommunikationen. Sedan förstår och bekräftar han den, vilket är slutet på cykeln. Att bekräfta betyder att säga eller göra någonting som visar en annan person att man har hört och förstått hans kommunikation. Till exempel säga ”Tack”.

I en tvåvägs kommunikationscykel påbörjar nu den andra personen en kommunikation till den första personen som tar emot den, förstår den och bekräftar den. Med andra ord är tvåvägskommunikationscykeln en normal kommunikationscykel mellan två människor. Det är inte en tvåvägskommunikationscykel om någon av personerna, i sin tur, inte påbörjar en kommunikation när han ska det.

Oavsett vilka andra handlingar som förekommer när man träffar någon, så ingår dessa två faktorer alltid – att ge betydelse till den andra personen, och att använda tvåvägskommunikationscykeln. Var och en som inte tillämpar dessa punkter kommer att finna att han själv och hans budskap inte accepteras.

Om man är arrogant (agerar som om man var bättre eller viktigare än någon annan) och använder styrka, kanske man uppnår kontroll över någon eller någonting, men denna metod kommer aldrig att uppnå acceptans och respekt för en PR-person.

Anledningen till att psykiatriker eller psykologer aldrig skulle kunna få allmän goodwill (varma känslor, gillande och stöd) är att de personligen är a) mycket arroganta och b) visar starkt ogillande mot och brist på respekt för människor. Exempel på detta är de saker som psykiatriker och psykologer säger om människor, såsom ”människan är ett djur” eller ”alla människor är sinnessjuka” osv.

De har helt enkelt inte ”gott uppförande” därför att de a) inte ger andra en känsla av betydelse och b) inte använder kommunikationscykeln.

Framgångsrik PR

All framgångsrik public relations är baserad på gott uppförande eftersom detta var de första metoder som utvecklades för att göra relationer människor emellan mindre smärtsamma, svåra eller obehagliga.

Gott uppförande är mycket mer allmänt känt och respekterat än ämnet public relations. Följaktligen kommer inte ens public relations-handlingar att vara framgångsrika om man inte använder gott uppförande.

Till exempel om man ignorerade säkerhetsvakten vid en verksamhet och behandlade honom som om han inte hade någon betydelse, medan man är där för att träffa hans chef, skulle det förmodligen vara mycket dåligt för en. För när allt kommer omkring, vem är det som talar med chefen? Säkerhetsvakten talar med sin chef varje dag.

Att avtala tid och inte hålla den, att skicka ut en inbjudan för sent för att den ska kunna accepteras, att inte erbjuda mat eller dryck till någon som kommer för att träffa en, att inte ställa sig upp när en gäst kommer till ens kontor eller hem, att offentligt behandla sina underordnade som hantlangare, att offentligt skarpt och otrevligt höja sin röst, att avbryta vad någon annan säger för att ”göra något viktigare”, att inte säga tack eller god afton – allt detta är ”dåligt uppförande”. Människor som gör dessa eller tusen andra ohövliga handlingar avvisas av de personer de kommer i kontakt med i livet.

Eftersom public relations i grund och botten är accepterande, får dåligt uppförande det att misslyckas totalt.

För att tillämpa PR-teknikerna framgångsrikt måste man ha gott uppförande.

Detta är inte svårt. Man måste titta på de åsikter och känslor man visar gentemot människor och korrigera allt som skulle kunna orsaka svårigheter när man har med andra att göra. Är enskilda personer betydelsefulla? Man måste även ha sin tvåvägskommunikationscykel perfekt, så perfekt att den är så naturlig att den aldrig märks.

Med dessa två saker utarbetade kan man lära sig mer om personen eller gruppen som man arbetar med och vad de anser att ”gott uppförande” är, så att man kan tillämpa denna information när man träffar dem.

Med public relations använd på rätt sätt kan man sedan uppnå framgångsrik PR.

Betydelse

Du har ingen aning om hur betydelsefulla människor är. I själva verket har det observerats vara motsatsen till vad man skulle kunna tro. Med andra ord, människor i mindre framgångsrika positioner i livet anser att de är mycket betydelsefullare än någon i en högre ställning. Med andra ord kan en vaktmästares uppfattning om sin egen betydelse vara mycket större än den hos den framgångsrike företagsledaren hos vilken vaktmästaren arbetar!

Så ignorera människor på egen risk.

Att försöka få särbehandling från någon genom att berömma dem mycket, är inte särskilt användbart. Faktum är att det ofta misstänks av personen man berömmer eftersom det inte är ärligt och uppriktigt. Och ens falskhet kommer att vara uppenbar för alla utom en dåre.

En persons betydelse görs uppenbar för honom genom att man visar honom respekt eller bara genom att man låter honom veta att man ser honom och att han är acceptabel för en.

Man kan till exempel lätt visa någon att han är betydelsefull genom att bara säga ”God morgon” eller ”Hej” när man ser personen första gången. Normalt gör det att personen känner sig väl till mods.

Dessutom, att känna till personens namn och någon del av deras liv kommer att skapa betydelse. Till exempel när man går för att träffa någon och träffar den personens receptionist för andra gången, hälsa på henne med hennes namn och till och med fråga hur det går för hennes son med hans fotbollsspelande – något hon uppenbarligen är stolt över, att döma av bilderna hon har på sitt skrivbord – man kommer att märka att hon är vänligare och mer hjälpsam. Enbart genom dessa enkla handlingar har man gett receptionisten betydelse.

Att bete sig som om man är mer betydelsefull än andra är ungefär lika välkommet som en död katt på ett bröllop – kanske ett dumt exempel, men du förstår säkert vad som menas. Det skulle resultera i att folk inte ville vara nära en.

Människor är värdefulla och de är betydelsefulla. Oavsett om de är stora eller små så är de betydelsefulla.

Om man vet det är man på god väg att uppnå gott uppförande.

Och det betyder att public relations kan äga rum.

Kommunikation

Tvåvägskommunikationscykeln är viktigare än det som sägs.

Kommunikationens innehåll, den innebörd man vill få över till någon annan eller andra, är mindre viktig än det faktum att en tvåvägskommunikationscykel äger rum.

Kommunikation existerar för att besvaras eller användas.

Kommunikation, med kommunikationscykeln närvarande först, måste finnas innan den bär med sig något budskap.

Budskap måste färdas på en kommunikationslinje. Den linje eller väg på vilken en kommunikation färdas från en person till en annan måste finnas där. Om man till exempel gick in i ett väntrum på en läkarmottagning och började tala till ingen särskild, skulle man förmodligen ignoreras. Personerna där kanske fortsätter läsa sina tidningar eller prata med sina vänner. Man måste först skapa kommunikationslinjen, dvs. få uppmärksamhet från någon man vill prata med och först då börja tala.

Annonsering tillämpar inte alltid kommunikationscykeln. Man ser annonser som ”Köp den senaste ________!” som går rakt ut i tomma luften. Man måste göra något först för att skapa kommunikationslinjen. Och linjen måste vara enkel så att den får ett svar, antingen från en person som använder saken, någon som köper den eller bara svarar tillbaka.

Ett lustigt exempel var en försäljare som skrev till människor och sade åt dem att köpa en mycket dyr produkt utan att ens förklara vad den användes till eller hur värdefull den var. Det kom inte ett enda gensvar – noll. Det var för att försäljaren inte skapade någon kommunikationslinje. Han skrev till ett namn från en mapp eller lista, men i praktiken inte till någon alls.

När man har med andra människor att göra måste man orsaka en kommunikationscykel innan något accepterande av vad man har att säga kan ske. Sedan kanske man får över sitt budskap.

Gott uppförande kräver en tvåvägskommunikationscykel. Detta gäller till och med när man skriver brev eller ringer telefonsamtal.

Från detta känner man till saker som: ”Säg tack och god natt till värdinnan när du lämnar hennes middagsbjudning.” Det är en korrekt bekräftelse i kommunikationscykeln.

Man måste verkligen förstå tvåvägskommunikationscykeln för att ha verkligt gott uppförande.

Utan en tvåvägskommunikationscykel är public relations en värdelös aktivitet.

Ritualer

Ritualer är en serie handlingar och ord som utförs regelbundet på samma sätt, ibland som en del av en religiös ceremoni eller social sedvänja inom en grupp eller folkgrupp. Det är viktigt att känna igen och känna till ritualerna för varje grupp man har att göra med när man utövar public relations.

Om en amerikansk indians ritual för formella möten var så exakt, och om tusen andra primitiva folkgrupper hade exakt socialt uppträdande och sätt på vilka de hälsade på varandra, då är det inte för mycket att begära av den moderna människan att hon också ska ha gott uppförande.

Men ”gott uppförande” är inte lika uppenbart i våra dagar som det en gång var. Anledningen är att blandningen av många folkgrupper och sedvänjor har tenderat att förstöra de rituella traditioner som en gång var väl etablerade i de mindre enheterna.

Man upplever ett vårdslöst och slappt sätt som uppförande används på.

Detta är dock ingen ursäkt för att själv ha dåligt uppförande.

Man kan ha utmärkt uppförande helt enkelt genom att utöva och ägna uppmärksamhet åt:

a. Människors betydelse

b. Tvåvägskommunikationscykeln

c. Lokala ritualer som används som korrekt uppförande

Detta är de första kraven för någon som tillämpar metoderna och färdigheterna i PR. På detta fundament kan man bygga en acceptabel public relations-närvaro och -påverkan som får PR att lyckas.