Ez a rész bemutat egy szervezési táblát. Eredetileg a Scientology-szervezetekben való használatra lett kifejlesztve. Igazítottunk rajta egy kicsit, hogy használni lehessen bármilyen tevékenységhez, vállalathoz vagy szervezethez. Ezt a táblát változtatás nélkül használhatja egy nagyon kis szervezet is, illetve egy olyan is, amelyben több ezer ember van. Egyszerűen csak kevesebb vagy több pozíció van betöltve. Ez az egyetlen változás. Továbbá még egyetlen személy is használhatja arra, hogy megszervezze a saját életét, és javítson rajta.

Áttekintés

A szervezési tábla hét jól elkülöníthető területre van osztva, amelyeket osztályoknak hívunk. Ezek 1-től 7-ig vannak számozva. Minden osztály azokat a funkciókat hajtja végre, amelyek az ahhoz az osztályhoz tartozó termék létrehozásához szükségesek.

Ahhoz, hogy bármely szervezet sikeres legyen, végeznie kell az összes tevékenységet, amelyeket ezeknek az osztályoknak a nevei leírnak. Ezek a nevek a következők: Ügyvezetői, Kommunikációs, Terjesztési (a szervezet szolgáltatásainak és termékeinek hirdetésével és marketingjével foglalkozik), Pénzügyi, Termelési, Kvalifikációs (biztosítja a szervezet szolgáltatásainak vagy termékeinek minőségét) és Közönség (tájékoztatja az új közönséget a szervezet szolgáltatásairól és termékeiről).

Egy olyan szervezet, amelyből egy vagy több osztály hiányzik, kudarcot fog vallani.

Bár úgy tűnik, mintha a hétosztályos szervezési táblán számos olyan osztály lenne, amely csak nagy csoportokra illik, valójában, ahogy fent említettük, ez a tábla bármelyik szervezetre illik, akármekkora is az.

Erre a szervezési táblára a bal oldalon lépünk be, és az 1-es Osztállyal kezdve jobbra haladunk az osztályokon át a 6-os Osztályig, majd ki. A 7-es Osztályon nem áramlik keresztül személy vagy részecske. Ez az osztály hangolja össze a szervezet többi részének a tevékenységeit, ami azt jelenti, hogy gondoskodik róla, hogy a különböző emberek és osztályok hatékonyan dolgozzanak együtt.

Vegyünk például egy nagy hajszalont:

Egy nő bejön a szalonba, üdvözli a recepciós, aki a Kommunikációs Osztályban van.

Az ügyfélnek lehet, hogy van néhány kérdése a szalon szolgáltatásairól, ezért odairányítják a szalon egyik munkatársához, hogy elmagyarázza neki a szalon által végzett különféle szolgáltatásokat – festés, vágás stb. Ez a személy a Terjesztési Osztályon van.

A fizetés a pénztárosnál történik a Pénzügyi Osztályon.

Az ügyfél ezután a 4-es, Termelési Osztályon odakerül a fodrászhoz, aki megcsinálja a haját.

Mielőtt az ügyfél távozik, az egyik munkatárs, aki a szalon Közönségosztályán dolgozik, megbeszéli vele, hogy mesélje el a barátainak, milyen volt a szalon, és kedvezményt ígér neki a következő alkalomra, ha egy barátja tényleg bejön szolgáltatásra a hajszalonba.

Tehát ez az ügyfél lépésről lépésre végighaladt a szalon szervezési tábláján. Könnyen látható, hogy ezt a szervezési táblát rá lehet igazítani bármilyen méretű szervezetre.

A szervezési táblán lévő egyes osztályok által végzett funkciók alosztályokra vannak tovább osztva – általában háromra –, ami összesen huszonegyet tesz ki. Minden alosztály meghatározott termékkel vagy termékekkel rendelkezik, amelyek együttesen az osztály össztermékét eredményezik.

Például a Kommunikációs Osztályban a végtermék a hatékony, termelékeny és etikus személyzet. Az etikus itt azt jelenti, hogy azt teszi, ami a helyes és a legjobb a csoport, illetve minden érintett számára.

Ennek az osztálynak az első alosztálya a Továbbítási és Személyzeti Alosztály. Ez irányítja (továbbítja) az új személyzetet a kijelölt posztjukra. A terméke: hatékony személyzet, amely beosztásokat vagy pozíciókat kapott, és ki van képezve a munkája végzésére. Ennek az alosztálynak a funkciói ilyeneket foglalnak magukba:

• személyzetet vesz fel;
• kidolgozza, hogy hogyan lehet a legjobban használni a meglévő munkatársakat, és helyesen úgy helyezi el őket a szervezési táblán, hogy elősegítse a szervezet növekedését;
• az új és a már meglévő személyzettel megtanultatja a kalapjaikat, és tanonckodást végeztet velük (egy tapasztaltabb személy alatt dolgoznak) a munkájuk végzésére.

A második alosztály, a Kommunikációs Alosztály intézi a szervezetbe beérkező és az onnan kimenő összes kommunikációt, valamint a szervezet munkatársai közötti kommunikációkat. A terméke: könnyedén fogadott és a címzetthez gyorsan eljuttatott kommunikációk. A következőket teszi:

• felveszi a telefonokat, és a hívásokat a megfelelő személyhez továbbítja;
• fogadja a bejövő postát, és gyorsan szétosztja a munkatársaknak az egész szervezetben;
• gondoskodik róla, hogy a szervezet kiküldjön kommunikációkat azoknak az embereknek, akikkel üzleti kapcsolatban áll vagy állhat;
• megszervezi a szervezet kommunikációs rendszerét, hogy a munkatársak és a vezetők kommunikációkat küldhessenek egymásnak, és fogadhassanak egymástól.

A harmadik alosztály a Vizsgálatok és Jelentések Alosztálya, amelynek terméke az etikus, termelő személyzet. A következőket teszi:

• megvizsgálja a szervezet minden projektjét, és jelentést tesz a haladásukról a vezetőknek, hogy szükség esetén lépéseket lehessen tenni bármilyen probléma kijavítására;
• begyűjti és nyomon követi a szervezet statisztikáit. A statisztika a szervezet által az egyes heteken megtermelt különféle termékek mennyiségének mérése. A vezetők megvizsgálják ezeket, és megtesznek a termelés és a hatékonyság növeléséhez szükséges minden intézkedést;
• gondoskodik róla, hogy magas szintű etikus viselkedés legyen a szervezetben.

A Kommunikációs Osztály szervezési táblája a következőképpen néz ki:

Mindegyik osztály ugyanezt a formátumot követi. Van egy osztályvezető, és a három alosztályban egy-egy alosztályvezető. A következőkben a hétosztályos szervezési tábla egyszerűsített változatát láthatjuk. Ez leírja az osztályok funkcióit, ahogyan azokat bármely szervezet, cég vagy csoport alkalmazhatja.