A szervezési tábla valójában egy olyan ábra, amely megmutatja, hogy hogyan áramoltatják az előállított termékeket, egyiket a másik után, azok az emberek, akik egy szervezetben vagy cégben dolgoznak.

A szervezetben minden embernek van egy munkaköre vagy egy pozíciója vagy „posztja”.

Minden posztot „kalapnak” is lehetne hívni.

A kalap szlengkifejezés, egy szervezetben egy meghatározott munkakör munkáját és megnevezését értjük alatta. Ez abból a tényből származik, hogy sok szakmában – mint például a vasútnál – a viselt sapka vagy kalap mutatja, hogy milyen munkakört lát el a személy.

Például egy vonaton a mozdonyvezető egy bizonyos típusú sapkát visel.

A rendőrök rendőrsapkát viselnek.

Egy építkezésen a dolgozók is egyféle kalapot (sisakot) viselnek védelemül.

Minden szervezet emberekből áll, akik közül mindegyiknek van egy „kalapja”, vagyis munkaköre, amelyet végeznie kell.

Minden szervezetben van egy áramlás az egyik kalaptól a másikig, az egyik személytől a másikig, az egyik alkalmazottól a másikig. És egy szervezetben minden kalap, vagyis munkakör, olyan terméket állít elő, amely hozzájárul a szervezet végtermékéhez.

Az egész szervezési tábla eredménye egy termék.

Például van egy bolt, amely számítógépeket értékesít. Ebben a boltban ilyen kalapok lehetnek:

A beszerző, aki megrendeli a számítógépeket a gyártóktól.

A raktáros, aki átveszi a megrendelt számítógépeket, és a raktárban a polcokra rakja őket.

Az értékesítő, aki eladja a számítógépeket a vásárlóknak.

A pénztáros, aki átveszi a pénzt a vásárlóktól, akik megveszik a számítógépeket.

Ezek mindegyike egy-egy kalap, amely előállít egy terméket, és hozzájárul a bolt végtermékéhez: jó minőségű számítógépek, amelyeket eladtak és leszállítottak a vásárlóknak.

A szervezési tábla kidolgozása

Ha nincs szervezési tábla, akkor csak elvesztegetjük az embereket, illetve a szervezet által előállított termékeket, ami jó okot ad arra, hogy minden szükséges munka árán kidolgozzunk, ismertté tegyünk és használjunk egy megfelelő szervezési táblát.

Az emberek elvárják, hogy legyen egy szervezési tábla, és akarják, hogy legyen, és tiltakoznak, ha nincs. A legújabb tengerész, aki felmegy egy hajóra, feltételezi, hogy a hajónak van egy szervezési táblája, és ha van, de nincs ténylegesen kitéve egy tényleges táblára, legalábbis ismerik. Feltételezi, hogy van egy vezető, és hogy különböző tevékenységek különböző emberek alá tartoznak.

Ha nincs ismert szervezési tábla, az alkalmazott vagy a szervezet tagja tiltakozni fog, és nem érzi magát biztonságban, mert nem tudja, hogy hová illeszkedik be ő a szervezetbe.

Tehát, ha van egy szervezési tábla, és ha a személynek van egy kalapja, az segít a személynek azt érezni, hogy tartozik valahová.

Az az ember, akinek nincs kalapja, meglehetősen szánalmas. Vagy lehet, hogy a személynek olyan kalapja van, amelyre, úgy tűnik, nincs igazán szükség. Ebben az esetben az illető úgy fogja érezni, hogy a munkaköre csupán egy „tévedés”.

Tehát a szervezési tábla minősége vagy hiánya jelentősen befolyásolja a morált is. A morál valamely egyén vagy csoport szellemi és érzelmi beállítottsága, illetve a tevékenységük iránt mutatott lelkesedésük mértéke. A csoport legfőbb próbája azonban az életképessége. Az életképesség képesség a növekedésre, terjeszkedésre és sikerességre. Az életképesség attól függ, hogy van-e elfogadható termékük, amelyet az emberek akarnak. Az olyan csoportok, amelyeknek nincs elfogadható termékük, kudarcot vallanak.

Az előállított termékek mennyisége és a másoknak adott termékek elfogadhatósága nagymértékben függ attól, hogy van-e működőképes szervezési tábla. A szervezet alkalmazottainak vagy tagjainak ismerniük és használniuk kell a szervezési táblát.

Még egy egyénnek vagy egy kis csoportnak is nagyon pontos szervezési táblára van szüksége, ha bármilyen sikert akar elérni. Valójában minél kisebb a csoport, annál fontosabb számára a szervezési tábla. De gyakran, ha csak egyetlen személy vagy egy kis csoport végzi a munkát, nincs szervezési táblájuk. A nagy csoportok pedig szétesnek, ha nincs szervezési táblájuk, vagy ha rossz a szervezési táblájuk.

Ha gyenge minőségű a termék, amelyet egy vállalat vagy szervezet létrehoz, akkor ezért általában az ott dolgozó emberek jártasságát szokás hibáztatni. De valójában egy cég vagy szervezet termékének minősége nagymértékben függ a szervezési táblájától.

Például egy olyan cég alkalmazottai, amely egy bizonyos terméket próbált létrehozni, úgy érezték, hogy agyondolgoztatják őket. Mindenki zaklatott volt, és dühösek voltak egymásra. A cég egy rossz terméket állított elő, amely körülbelül kétszer annyiba került, mint amennyi az előállításának szokásos összege lett volna.

Amikor a céget egy kicsit jobban megszervezték, bár sok alkalmazottja nem volt jól képzett, elkezdett körülbelül feleannyi munkával elfogadható terméket előállítani. Tehát még egy kevés szervezés is működött.

Bármely cég vagy csoport termékeinek a mennyisége és minősége teljes mértékben a szervezési táblától függ, továbbá a kalapoktól és azok használatától.

A végtelenségig képezhetjük az embereket, de ha nincs egy valós és működőképes szervezési táblájuk is, akkor még mindig silány lesz a termékük. És kevesebbet is fognak belőle előállítani.

Tehát, ha nincs egy olyan szervezési tábla, amely létezik, és működőképes, az kudarchoz vezethet. Mivel az embereknek nincs tudásuk a szervezés témájáról, olyan emberekre van szükség, akik „zsenik”. Ez nem sokáig lesz sikeres.

Ahhoz, hogy bármit is előállítsunk, kell, hogy legyen egy valós és ismert szervezési táblánk. Szükségünk van egy szervezési táblára ahhoz, hogy javítsuk a termékünk minőségét. Szükségünk van rá, hogy fenntartsuk a csoport magas morálját. Szükségünk van rá, hogy egyenletesen osszuk el a munkamennyiséget, így senki se dolgozza agyon magát. Hogyan csinálunk tehát szervezési táblát?

Kalapok

A szervezési tábla kalapokból áll.

A kalap pontos meghatározása: „az a létezőség és cselekvőség, amely létrehoz egy terméket”.

A létezőség egy identitástípus felvétele vagy választása (identitás: az, hogy egy személy kicsoda, vagy egy dolog micsoda, személyazonosság). Például a recepciós egy identitás. Ha bemegyünk egy épületbe, akkor fel tudjuk ismerni a recepcióst: ő az a személy, aki köszönti az épületbe belépő embereket. Ez az ő identitása. A titkárnő egy másik példa az identitásra. A buszsofőr egy másik identitás.

A cselekvőség pedig az a tény, hogy valaki cselekvő, tehát végrehajt valamilyen cselekvést vagy tevékenységet.

Példaként nézzünk egy vonatot:

A mozdonyvezető, aki vezeti a mozdonyt, amely húzza a vonatot, a mozdonyvezetői kalapját viseli, és a posztja az, hogy mozdonyvezető. Ez az ő létezősége.

Utasításokat fogad el, figyeli a különböző figyelmeztető lámpákat, és működteti a mozdonyt: elindítja, megváltoztatja és megállítja. Ez az ő cselekvősége.

Biztonságosan és a menetrend szerint eljuttatja a vonatot, az utasokat, illetve a teherárut az egyik helyről a másikra. Tehát a rendeltetési helyre eljuttatott vonat és az elszállított szállítmány a mozdonyvezető termékei.

Hogyan jön létre a mozdonyvezető kalapja?

Az embereket és az árut el kell juttatni egy adott távolságra a szárazföldön. Vagy egy kiépülőben lévő új városnak vagy területnek oda-vissza menő személy- és áruszállításra van szüksége.

És az emberek fizetni fognak a szállításukért, és fizetnek az árujuk szállításáért is.

Ezt teszik a vonatok.

El kell intézni, hogy legyen pénz a vonatok előállításához és működtetéséhez. El kell intézni az engedélyeket ahhoz, hogy síneket lehessen lefektetni. Azután a síneket le kell fektetni, és mozdonyokat, kocsikat, továbbá állomásokat és a mozdonyok tárolására, illetve javítására való épületeket kell építeni.

Valakinek vezetnie kell a vonatot. Tehát valakit szerződtetni kell erre. És ez a mozdonyvezető posztja, vagyis kalapja.

Honnan tudjuk ezt? Mert meg kell lennie a termékünknek, az elszállított embereknek és áruknak. Eredetileg ezt akartuk csinálni.

Ezért van a mozdonyvezetői kalap.

De mi lenne, ha egyáltalán nem lenne semmilyen szervezési táblánk?

A mozdonyvezetői kalap lenne az egyetlen kalap. Tehát a mozdonyvezető megpróbálja beszedni a pénzt a vonatjegyekért, működtetni a vasútállomásokat, megjavítani a mozdonyt, üzemanyagot vásárolni a vonat számára, berakodni a vasúti kocsikba, és így tovább.

Nos, ha mindezt a mozdonyvezetőnek kellene csinálnia, akkor a következők történnének:

1. Kimerült lenne.
2. Rosszkedvű lenne.
3. Elromlana a mozdony.
4. Ütközések lehetnének.
5. Arra a földterületre és ingatlanokra, ahol a vasút található, nem vigyáznának, és az lenne a vége, hogy nagyon rossz állapotba kerülnének.
6. Nem termelne sokat a termékéből: az elszállított emberekből és árukból.
7. A terméke nem is lenne jó, mert nem lenne képes tartani a menetrendet. Rengeteg panaszt kapna.
8. Rövidesen nem lenne vasút.

Ez biztos ismerős a számodra!

Hogyan „oldották meg” ezeket a problémákat a múltban?

Talán embereket szerződtettek az egyes vasútállomások kezeléséhez, és valaki azt mondta: „Tessék, kész! Minden remek lesz.”

Hát, ez még mindig egy felfordulás lenne.

Vagy talán valaki úgy dönt, hogy több mozdonyvezetőt szerződtet, és több embert az állomásokra, és még több mozdonyvezetőt, és még több embert az állomásokra... és egy zűrzavaros fejetlenségben kötünk ki, ahol óriási a bérlista (sok pénzt kell kifizetni az alkalmazottaknak), és nagyon rossz a termék.

Tehát ezt a problémát valamilyen más módon kell megoldani.

Nem jutunk sehová, és nem lesz működő szervezési táblánk – és semmi sem fog működni, és életképes sem lesz –, ha meg nem tesszük a következőket:

Számba vesszük a termékeket, amelyeket a szervezetnek elő kell állítania ahhoz, hogy helyesen létre tudja hozni a végtermékét. Ezután kidolgozzuk a különálló kalapokat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy előállítsuk ezeket a kisebb termékeket.

Amikor ezt megtettük, akkor el tudjuk rendezni a kalapokat egy szervezési táblán, hogy legyen áramlás. Kidolgozhatjuk, hogy ki ad utasításokat kinek. Kidolgozhatjuk, hogy az alkalmazottak hogyan lesznek képesek könnyen kommunikálni egymással. És ekkor van egy szervezési táblánk.

Ahhoz, hogy kidolgozzunk egy szervezési táblát, először a) össze kell számolnunk a kisebb termékeket, amelyeket azért kell elkészíteni, hogy létre tudjuk hozni a végterméket, és b) utána kalapokat kell adnunk az embereknek, hogy elkészítsenek minden egyes kisebb terméket.

A végtermék minősége azon múlik, hogy van-e egy olyan szervezési tábla, amely működik. Azon múlik, hogy megneveztük-e az összes kalapot. Azon múlik, hogy mindenki végzi-e a neki kijelölt kalapokat. És azon múlik, hogy mindenki együtt dolgozik-e azon, hogy ELVÉGEZZE a szükséges munkát.

A végterméktől visszafelé dolgozni

Most nézzük meg, hogyan csináljuk azt, hogy vesszük egy szervezet termékét, és kidolgozzuk a kisebb termékeket, amelyek együttesen kiadják a végterméket.

Kezdhetjük a vasút végtermékével: „elszállított szállítmányok – utasok és áruk”. Mennyi kisebb termék megy ennek a nagy végterméknek az előállításába?

Itt van tehát a fő végtermék – ez kisebb termékekre oszlik, amelyeket mind a végterméket megelőzően állítanak elő, egyiket a másik után.

Van egy termék, amely megelőzi az elszállított szállítmányokat: a megvásárolt mozdonyok. Mielőtt egy mozdonyt használni lehetne, vagy meg lehetne javítani, először valakinek meg kell vásárolnia. És ahhoz, hogy megvásárolják, van egy ezt megelőző termék: eszközökre fordítható pénz.

Ha vetünk egy pillantást a szállítmányra magára, ott van egy termék, a leszállított rakomány, amelyet az érkezéskor átvett egy személy vagy cég.

Ha visszafelé haladunk ezen a sorrenden, találni fogunk egy másik terméket – a raktározott teherárut (azokat a dolgokat, amelyeket vonaton szállítanak: építőanyag, szén stb.). A teherárut tárolni kell, amikor megérkezik, és mielőtt átadják a megrendelőnek.

És ezt megelőzően találunk egy másik terméket: a lerakodott teherárut. Valakinek le kell rakodnia a teherárut.

És ezt megelőzően van az elszállított teheráru, amit a vonat végez.

Ha korábbra nézünk – ott van a felrakodott teheráru, mielőtt a vonat elszállíthatná valahová.

És még ezt megelőzően: a szállításra összegyűjtött teheráru.

És ha még innen is visszamennénk – ott vannak a szerződések, amelyeket a vásárlókkal kötöttek, hogy elszállítsák az áruikat.

És ha ennél is korábbra megyünk – nyilvános helyeken elhelyezett hirdetések.

És ezt megelőzően – a célközönséggel végzett felmérések megtalálják, hogy teheráru szállításával kapcsolatban mire van szükségük.

És rögtön a kezdésnél – felmérést végezni, hogy olyan tevékenységeket találjanak, amelyeknek szüksége lehet teheráru-szállításra.

Ezek a termékek mind egy-egy kalap, és mindet el kell végezni ahhoz, hogy elérjük a végterméket.

Ha ezt közelebbről megnézzük, azt is látjuk, hogy még nem volt szó arról, hogy mennyibe kerül a szolgáltatás, vagy hogy mi lesz a bevétel. Így adódik még egy termékünk: a bevétel, amely szükséges egy szervezet számára ahhoz, hogy kifizesse a számláit, megvegye a szükséges eszközöket a jövőbeli termeléshez, és így tovább. Persze e terméket megelőzően is vannak kalapok.

Néhány ember nem termékekben gondolkodik – vagyis azt gondolják, hogy a bevétel csak úgy megjelenik, anélkül hogy bármit is termelnének. Sok ember nem képes végiggondolni, és nem is gondolja végig a termékek sorát, amelyek szükségesek ahhoz, hogy előállítsanak és leszolgáltassanak egy végterméket vagy szolgáltatást, és aztán fizetséget kapjanak érte. Ezért tönkremennek és éheznek.

Mindig sok megelőző termék van, amelyeket a bevétel mint termék előtt elő kell állítani. Az emberek le lehetnek ragadva a pénzen. Nem látnak semmilyen terméksorrendet, ezért tönkremennek vagy elszegényednek.

Ha van valamilyen tevékenységed, céged vagy szervezeted, akkor kell, hogy legyen egy kívánatos terméked, amelyet többért adsz el, mint amennyibe az előállítása kerül. El kell adnod a terméket, és el kell juttatnod a vevőhöz, hogy bevételed legyen.

Szervezés

Ahhoz, hogy megszervezd a céged, a csoportod, a tevékenységed vagy a háztartásod, csak a következő pontos lépéseket kell megtenned:

1. Először is dolgozd ki, hogy mi a végtermék. Írd le.

2. Utána sorrendben visszafelé haladva nevezd meg a korábbi termékeket, amelyek a sorban utánuk következő termékek elkészítéséhez szükségesek, és amelyek együtt a végterméket eredményezik.

3. Következőként jelölj ki embereket ezekre a kalapokra. Ezt úgy végezd, hogy a termékek egyre befejezettebbek legyenek. Ebből megkapod, hogy hogyan vezetnek a parancscsatornák azoktól az emberektől, akik a csúcson vannak, és akik az alkalmazottak felügyeletéért felelnek, le azokig az emberekig, akik alosztályokért felelősek, és azokig az emberekig, akik az egyes kisebb termékekért felelősek, amelyekből összeáll a nagyobb termék, a végtermék.

4. Igazítsd ki a tevékenységet vagy szervezetet úgy, hogy áramlások jöjjenek létre – hogy a kisebb termékek hogyan jutnak el a szervezetben az egyik személytől a következő személyhez.

5. Dolgozd ki és nevezd meg a kommunikáció sorrendjét – azt, hogy a kisebb termékeket egymás után milyen sorrendben adja tovább, miután befejezte őket, az egyik személy (kalap) a következőnek.

6. Dolgozd ki, milyen tevékenységek vagy lépések szükségesek ahhoz, hogy elkészüljenek az egyes kisebb termékek. Írd le ezeket mint funkciókat és tevékenységeket (minden szakismerettel együtt), amelyekre szükség van a szervezet végtermékének előállításához.

7. Nevezd meg ezeket meghatározott kalapokként.

8. Szerződtess embereket, hogy „viseljék” ezeket a kalapokat, és ellássák a munkaköröket.

9. Gyakoroltasd be az alkalmazottaiddal az általuk elvégzendő tevékenységeket vagy lépéseket, hogy ismerjék őket. A begyakoroltatás során egy gondosan kidolgozott eljárássorozatot végeztetünk mindig ugyanúgy, hogy mindig a kívánt eredményt érjük el.

10. Állíts össze, és ossz ki az alkalmazottaid körében írott munkaköri leírásokat mindegyik kalaphoz – az általad kijelölt minden egyes kalap pontos funkcióira és feladataira. Ezeket a leírásokat is „kalap”-nak hívjuk, vagy úgy, hogy valaki „kalapja” (az ő írásos anyagai).

11. Ezeket az írott kalapokat oszd ki az embereknek, akiket szerződtettél. Mindegyik személlyel gondosan tanultasd meg az anyagait, hogy tudja, mit várnak el tőle, mit kell tennie, és hogyan kell csinálnia.

12. Végeztesd el a funkciókat, hogy létrejöjjenek a termékek.

Ezt nevezzük „szervezésnek”.

Ha minőségi terméket akarsz, szervezz!

Ha emelni akarod a morált, szervezz!

Ha túl akarsz élni, és sikeres akarsz lenni, szervezz!