Mi a szervezés?

A legtöbb embernek olyan sok elképzelése van a „szervezés” szóval kapcsolatban, hogy nem úgy gondol rá, mint egy olyan tevékenységre, amely azt foglalja magában, hogy emberek együtt dolgoznak azon, hogy valamit elvégezzenek.

Nézzük meg, mi is valójában a szervezés.

Kezdjük azzal, hogy előveszünk egy halom piros, fehér és kék gyöngyöt, amelyeket valaminek az előállítása során használnak. Szervezzük meg őket!

Először is felrajzoljuk a szervezési táblát. Ez nem szervezeti tábla, hanem szervezési tábla. A szervezési tábla egy olyan ábra, amely rendezett formában mutatja, hogy hogyan kell szervezni egy termék létrehozása érdekében. Ismétlésképpen, a termék valami, ami be lett fejezve – egy szolgáltatás vagy egy dolog –, amit el lehet cserélni.

A szervezetek és a cégek termékeket állítanak elő: autót, ékszert, ruhát, játékot, élelmiszert stb. Minden szervezetben és cégben minden egyes ott dolgozó személy létrehoz valamilyen terméket.

Például a recepciós terméke: olyan hívások, amelyeket udvariasan fogadtak, és átkapcsoltak a megfelelő személyhez.

Egy építőmunkás terméke: az épület valamelyik része, például a felépített fal vagy a lerakott padló.

A csomagoló a megfelelő módon becsomagolja a cég által gyártott dolgokat.

A szervezési táblát a szervezet arra használja, hogy előállítsa a termékeit, és így sikeres legyen.

Nézzük, hogyan is működik ez!

Van egy halom gyöngyünk. Zúdítsuk az összes gyöngyöt egy felelős nyakába, zűrzavaros összevisszaságban.

A felelősnek nyilvánvalóan tennie kell valamit ezekkel a gyöngyökkel, különben azt fogja érezni, hogy összezavarodott, és képtelen megbirkózni ezzel a zűrzavarral. Tehát, irányítania kell a gyöngyöket, azaz tovább kell küldenie őket egy bizonyos útvonalon vagy csatornán. Az egyik módja ennek az, hogy először is szétválasztja őket fajtánként: piros gyöngyök, fehér gyöngyök, kék gyöngyök.

Ez így fog kinézni:

Ezt kell tennie egy olyan személynek, aki valaminek a felelőse egy szervezetben, cégben vagy tevékenységben. Irányít. A hozzá érkező dolgokat szétválogatja a dolgok típusa, illetve kategóriája vagy az elvégzendő tevékenységek kategóriája szerint.

De a gyöngyöket eddig csak szétválogatta fajtánként – piros, fehér és kék.

Nem mentek sehová.

Ismét hangsúlyoznunk kell, hogy egy szervezetnek létre kell hoznia valamilyen terméket. Tegyük fel, hogy a szervezet termékei kifúrt, felfűzött és csomagolt gyöngyök. Ekkor ezt kapnánk:

Vagy ezt kapnánk:

Vagy ezt kapnánk:

Nem különösebben fontos, melyik szervezésitábla-sémát használjuk, amennyiben kezeli a gyöngymennyiséget.

Ha mindössze egyetlen személyünk lenne ebben a „szervezetben”, még neki is rendelkeznie kellene némi elképzeléssel a szervezésről, és valamiféle szervezési táblával.

Ha nagyobb mennyiségű embert vagy dolgot kell kezelnünk, akkor további embereket kell hozzáadnunk, hogy el tudjuk végezni a munkát. De ha szervezési tábla nélkül adunk hozzá embereket, akkor rengeteg zűrzavart is hozzáadunk a dologhoz.

Egy szervezet szervezési tábla nélkül tönkre fog menni amiatt, hogy több munkája van, mint amit képes könnyen kezelni. A végeredmény zűrzavar lesz.

Mi a zűrzavar? A zűrzavar részecskék (emberek, kommunikációk vagy más dolgok) rendszer vagy rendezettség nélküli áramlása. A dolgok összeütköznek, visszapattannak egymásról, és a területen BELÜL maradnak. Nem mennek ki sehová.

Nincs termék, mivel ahhoz, hogy termék legyen, valaminek KI kell áramolnia. Ha egy cég ruhát gyárt, akkor az általa gyártott ruhát KI kell küldenie, például egy másik cégnek, amely aztán eladja a ruhákat az embereknek.

Most két dolgot figyelhetünk meg. Van néhány stabil pontunk. Ezek helyek, munkakörök vagy tisztségek egy csoportban vagy szervezetben. És vannak dolgok, amelyek áramolnak. Ezek azok a dolgok, amelyeket megváltoztatnak az ezt a munkakört vagy pozíciót betöltő emberek.

Egy ruhát gyártó cég példáját használva ez így működhet:

A ruhaanyagot leszállítják a cégnek. Valaki kivágja a megfelelő alakú darabokat a ruhaanyagból. Ez a munkaköre: vágó. Végrehajtott egy változtatást az anyagban: kivágta.

Ezután továbbküldi valaki másnak, akinek az a munkaköre, hogy megvarrja a ruhát, és inget készítsen: ingkészítő. Tehát ez az alkalmazott végrehajtott egy másik változtatást.

Most ő küldi el az inget egy másik alkalmazottnak, aki rávarrja a gombokat az ingre: gombvarró. Ez egy másik változtatás.

A befejezett ing utána a csomagolóhoz kerül, aki becsomagolja az inget.

A ruházati cégben a dolgokat minden egyes munkafázisban (ruhaanyag, majd ing) addig változtatták, amíg kész termék nem jött létre.

A cég végtermékét – becsomagolt, jó minőségű, értékesítésre kész ingek – ekkor el lehet adni egy másik cégnek, például egy áruháznak, amely aztán eladja az ingeket olyan embereknek, akik inget akarnak.

Tehát bármely szervezetben vagy cégben az ott dolgozók megváltoztatják az áramló részecskéket.

A részecskék sorrendben áramlanak.

A dolgok belépnek egy szervezetbe, változtatáson esnek át, és kiáramlanak a szervezetből.

Egy olyan szervezet, amely csupán egyfajta dolgot kezel (pl. piros gyöngyök), kevésbé összetett, mint egy olyan, amely többféle dolgot kezel:

Minden tevékenységnek megvan a cselekvési sorrendje. Kell, hogy legyenek benne stabil pontok – a dolgozók, akik végzik a munkát –, amelyek nem áramlanak, azért, hogy kezeljék azokat a dolgokat, amelyek áramlanak.

Nem szükséges, hogy azok az emberek, akik stabil pontokon vannak, csak egyfajta dolgot csináljanak. Az viszont szükséges, hogy legyen a tevékenységeknek egy pontos, helyes sorrendjük.

Mindez egy hajó gépházára, egy ügyvédi irodára vagy bármilyen szervezetre egyaránt igaz.

Például egy hajó gépházába üzemanyag áramlik be, és mozgássá (hajtóerővé) alakul, ami kiáramlik.

Valaki működteti a gépeket. Valaki javítja a gépeket. Ezt mind elvégezheti egyetlen személy, de amint növekszik a munka mennyisége, valakinek meg kell terveznie a tevékenységeket, szét kell választania őket különböző típusokra, és rá kell tennie őket egy szervezési táblára.

Ez úgy történik, hogy a működtetést és a javítást két külön tennivalóra bontják, két tevékenységet létrehozva egyazon szervezési táblán.

A főgépész mozgásban tartja az áramlásokat, és gondoskodik róla, hogy a gépészek elvégezzék a munkájukat.

Egy ügyvédi irodában másfajta tevékenységek jelentik az áramlást.

A fenti ábra egy áramlási minta lenne, lehetőleg különböző személyekkel (különböző szaktudással) minden ponton.

Vagy lehetne egy olyan szervezési tábla, ahol a dolgok nem mozognak sehová.

De ha ezt tennénk, úgy kellene elhelyeznünk a dolgokat a szervezési táblán, hogy minden részleget a tetején kezdünk, mutatva a különböző elvégzendő teendőket, és onnan haladnánk lefelé, folyamatosan felsorolva minden egyes teendőt.

Ily módon áramlás jönne létre a szervezési táblán lévő különféle embereken keresztül. Ez így nézne ki:

Az olyan szervezési táblák, amelyek csak a különféle pozíciók nevét adják meg, általában nem áramolnak vagy nem működnek jól.

A múltban használt tipikus katonai szervezési tábla ilyen volt:

De ahogy a hadseregekben sokkal több ember lett, olyan szervezési táblát kellett kidolgozniuk, amely a dolgok áramlását mutatja.

Tehát úgy szervezünk, hogy elvégezzük a következő lépéseket:

1. Gondosan megvizsgáljuk, hogy milyen típusú részecskék (a termék előállításához szükséges dolgok) vannak.

2. Mindegyikre kidolgozzuk, hogy milyen változtatásokat kell végezni rajta ahhoz, hogy termék jöjjön létre.

3. Felfogadjuk és a szervezési táblára tesszük azokat az embereket, akik végrehajtják a szervezési táblán felvázolt sorrend szerinti változtatásokat.

A szervezési táblának magában kell foglalnia a részecskék típusának felismerését is a fenti 1. pont szerint.

Magában kell foglalnia továbbá azt, hogy a különböző típusú dolgokat odairányítják azokhoz az emberekhez, akik megváltoztatják őket, végül pedig termékként kiirányítják őket.

Például egy vállalatnál a recepciósnak képesnek kell lennie felismerni a különböző típusú látogatókat, akik a recepcióra jönnek. Egy áruszállítót ahhoz a személyhez irányít, aki a beérkező szállítmányokat fogadja. Egy lehetséges vásárlót egy értékesítőhöz irányít. És így tovább.

Ahhoz, hogy egy szervezési tábla működőképes és használható legyen, tartalmaznia kell a termeléshez szükséges anyagok és felszerelések beszerzését is. Lennie kell rajta módoknak arra, hogy a szervezet termékét kijuttassák olyan embereknek, akik esetleg akarják, például hirdetésekkel és értékesítők alkalmazásával. Szükséges, hogy meg legyen fizetve az általa előállított termékekért. Kell, hogy legyenek benne olyan emberek, akik felügyelik a munkát.

Egy cég lényegében kis szervezési táblák összessége, amelyek kombinálva egy nagy szervezési táblaként működnek együtt.

Ha bármilyen elvégzendő tevékenységet meg akarunk tervezni, képesnek kell lennünk elvégezni a következő egyszerű lépéseket:

1. Elképzelni az áramlások sorrendjét és a változtatásokat, amelyeknek az egyes pontokon meg kell történniük.

2. Képesnek kell lennünk látni, hogy egy részecske (papír, ember, pénz stb.) hol érkezik be, és hol hagyja el a tevékenységet, céget stb.

3. Képesnek kell lennünk behatárolni bármely olyan pontot, ahol a dolgok megálltak, és nem működnek, és tenni valamit, hogy rendbe hozzuk az áramlásnak ezt a részét.

Összefoglalva: egy helyes szervezési tábla olyan áramlások állandó kombinációja, amelyek nem ütköznek egymással, és amelyek ténylegesen belépnek, ténylegesen átesnek a kívánt változtatáson, és ténylegesen távoznak termékként.