Το Οργανόγραμμα είναι στ’ αλήθεια ένα διάγραμμα που δείχνει τη ροή των προϊόντων που παράγονται, το ένα μετά το άλλο, από τους ανθρώπους που εργάζονται σ’ έναν οργανισμό ή εταιρεία.

Κάθε άτομο στον οργανισμό έχει μια δουλειά ή θέση ή «πόστο».

Κάθε πόστο μπορεί επίσης να ονομαστεί «καπέλο».

Καπέλο είναι λέξη στην αργκό που χρησιμοποιείται για να δηλώσει τον τίτλο και τη δουλειά μιας συγκεκριμένης εργασίας σ’ έναν οργανισμό. Προέρχεται από το γεγονός ότι σε πολλά επαγγέλματα όπως, για παράδειγμα, στους εργαζόμενους των σιδηροδρόμων, το είδος καπέλου που φοράει το άτομο δείχνει τη δουλειά που κάνει.

Για παράδειγμα, σ’ ένα τρένο, ο μηχανοδηγός που οδηγεί το τρένο φοράει ένα είδος καπέλου.

Ή ένας αστυνομικός φοράει το καπέλο του αστυνομικού.

Ένας οικοδόμος φοράει ένα είδος καπέλου, ένα κράνος, για να τον προστατεύει.

Κάθε οργανισμός συνίσταται από έναν αριθμό ανθρώπων, καθένας από τους οποίους έχει ένα «καπέλο» ή εργασία που πρέπει να κάνει.

Σε κάθε οργανισμό, υπάρχει μια ροή πραγμάτων από ένα καπέλο σ’ ένα άλλο, από ένα άτομο στο άλλο, από έναν υπάλληλο στον άλλο. Και κάθε καπέλο ή εργασία σ’ έναν οργανισμό παράγει ένα προϊόν που συνεισφέρει στο τελικό προϊόν του οργανισμού.

Το αποτέλεσμα ολόκληρου του Οργανογράμματος είναι ένα προϊόν.

Για παράδειγμα, ένα κατάστημα πουλάει υπολογιστές. Μερικά από τα καπέλα γι’ αυτό το κατάστημα θα ήταν:

Ο υπεύθυνος αγορών που παραγγέλνει τους υπολογιστές από τις εταιρείες που τους φτιάχνουν.

Ο υπεύθυνος αποθήκης που λαμβάνει τους υπολογιστές που παραγγέλθηκαν και τους βάζει στα ράφια αποθεμάτων.

Ο αντιπρόσωπος πωλήσεων που πουλάει τους υπολογιστές στους πελάτες.

Ο ταμίας ο οποίος λαμβάνει τις πληρωμές των πελατών για τις αγορές τους.

Καθένα από αυτά είναι ένα καπέλο που παράγει ένα προϊόν και συνεισφέρει στο τελικό προϊόν του καταστήματος – υψηλής ποιότητας υπολογιστές που πουλήθηκαν και παραδόθηκαν στους πελάτες.

Σχεδιασμός ενός Οργανογράμματος

Η σπατάλη ανθρώπινου δυναμικού που συμβαίνει όταν δεν υπάρχει Οργανόγραμμα και η απώλεια παραγωγής προϊόντων από τον οργανισμό αποτελούν καλούς λόγους για οποιαδήποτε ποσότητα εργασίας χρειάζεται για την κατάρτιση, τη γνωστοποίηση και τη σωστή χρήση του Οργανογράμματος.

Οι άνθρωποι αναμένουν να έχουν ένα Οργανόγραμμα, θέλουν ένα και διαμαρτύρονται αν δεν υπάρχει ένα. Ο καινούριος ναύτης που επιβιβάζεται σ’ ένα πλοίο υποθέτει ότι το πλοίο έχει ένα Οργανόγραμμα, και αν υπάρχει ένα και αν δεν είναι αναρτημένο σ’ ένα πραγματικό διάγραμμα, τουλάχιστον υπάρχει ένα που είναι γνωστό. Υποθέτει ότι θα υπάρχει κάποιος επικεφαλής και ότι διαφορετικές δραστηριότητες θα υπάγονται σε διαφορετικά άτομα.

Όταν δεν υπάρχει γνωστό Οργανόγραμμα, ένας υπάλληλος ή ένα μέλος του οργανισμού θα διαμαρτυρηθεί και θα αισθάνεται ανασφάλεια επειδή δε θα ξέρει ποια είναι η θέση του στον οργανισμό.

Έτσι, έχοντας ένα Οργανόγραμμα και έχοντας ένα καπέλο βοηθά το άτομο να νιώθει ότι ανήκει κάπου.

Ένα άτομο που δεν έχει καπέλο είναι πολύ δυστυχισμένο. Ή ένα άτομο μπορεί να έχει ένα καπέλο που δε φαίνεται να είναι πραγματικά αναγκαίο και, στην περίπτωση αυτή, θα νιώθει λες και η δουλειά του είναι απλώς ένα «λάθος».

Ακόμα και το ηθικό επηρεάζεται σημαντικά από την ποιότητα του Οργανογράμματος ή από την απουσία του. Το ηθικό είναι η διανοητική και συναισθηματική στάση ενός ατόμου ή μιας ομάδας και το πόσο ενθουσιασμό δείχνουν για τη δραστηριότητα στην οποία συμμετέχουν. Από την άλλη πλευρά, το γενικό κριτήριο μιας ομάδας είναι η βιωσιμότητά της. Βιωσιμότητα είναι η ικανότητά της να μεγαλώνει, να επεκτείνεται και να είναι επιτυχημένη. Η βιωσιμότητά της εξαρτάται από το να έχει ένα αποδεκτό προϊόν που θέλουν οι άνθρωποι. Οι ομάδες που δεν έχουν ένα αποδεκτό προϊόν αποτυγχάνουν.

Η ποσότητα των προϊόντων που παράγονται και ο βαθμός αποδοχής των προϊόντων που δίνονται σε άλλους εξαρτάται κατά πολύ από το να υπάρχει ένα πρακτικό Οργανόγραμμα. Οι υπάλληλοι ή τα μέλη του οργανισμού πρέπει να γνωρίζουν και να χρησιμοποιούν το Οργανόγραμμα.

Ακόμα και ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα, για να έχει επιτυχία, χρειάζεται ένα πολύ ακριβές Οργανόγραμμα. Στην πραγματικότητα, όσο μικρότερη είναι η ομάδα, τόσο πιο σημαντικό γίνεται το Οργανόγραμμα. Αλλά συχνά ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα δεν έχει ένα. Και οι μεγάλες ομάδες διαλύονται αν δεν υπάρχει Οργανόγραμμα ή αν υπάρχει ένα που είναι κακοφτιαγμένο.

Η κακή ποιότητα του προϊόντος που παράγεται από μια εταιρεία ή έναν οργανισμό αποδίδεται συνήθως μόνο στην ικανότητα των ανθρώπων που εργάζονται εκεί. Στην πραγματικότητα, όμως, η ποιότητα του προϊόντος μιας εταιρείας ή οργανισμού εξαρτάται κατά πολύ από το Οργανόγραμμά του.

Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι μιας εταιρείας που προσπαθούσαν να παράγουν ένα συγκεκριμένο προϊόν ένιωθαν ότι ξεθεώνονταν στη δουλειά. Όλοι ένιωθαν αναστατωμένοι και θυμωμένοι ο ένας απέναντι στον άλλο. Η εταιρεία παρήγαγε ένα κακής ποιότητας προϊόν που κόστιζε σχεδόν το διπλάσιο από το συνηθισμένο για να το παράγει.

Όταν η εταιρεία οργανώθηκε λίγο καλύτερα και, μολονότι πολλοί από τους εργαζόμενούς της δεν ήταν καλά εκπαιδευμένοι, η εταιρεία άρχισε να παράγει ένα αποδεκτό προϊόν δουλεύοντας κατά το ήμισυ. Έτσι, ακόμη και μια μερική οργάνωση έφερε αποτέλεσμα.

Η ποσότητα και η ποιότητα των προϊόντων οποιασδήποτε εταιρείας ή ομάδας εξαρτάται εξ ολοκλήρου από το Οργανόγραμμα, τα καπέλα και τη χρήση τους.

Μπορείς να εκπαιδεύεις τους ανθρώπους σου ασταμάτητα, αλλά, εκτός κι αν έχεις επίσης ένα πραγματικό και πρακτικό Οργανόγραμμα, θα εξακολουθείς να έχεις κακής ποιότητας προϊόν. Και θα παράγεις σε μικρότερη ποσότητα.

Έτσι, το να μην υπάρχει ένα Οργανόγραμμα και να μην είναι πρακτικό, μπορεί να οδηγήσει σε αποτυχία. Η έλλειψη γνώσης σχετικά με το θέμα της οργάνωσης οδηγεί στο να έχεις ανθρώπους που είναι «ιδιοφυΐες». Δε θα είναι επιτυχημένο για πολύ καιρό.

Για να δημιουργήσεις οτιδήποτε, το μόνο που πρέπει να έχεις είναι ένα πραγματικό και γνωστό Οργανόγραμμα. Χρειάζεσαι ένα Οργανόγραμμα για να βελτιώσεις την ποιότητα του προϊόντος σου. Χρειάζεσαι ένα για να διατηρείς ψηλά το ηθικό της ομάδας σου. Χρειάζεσαι ένα για την ομοιόμορφη κατανομή του φόρτου εργασίας, έτσι ώστε κανείς να μην έχει υπερβολικό φόρτο εργασίας. Πώς φτιάχνεις ένα Οργανόγραμμα λοιπόν;

Καπέλα

Ένα Οργανόγραμμα απαρτίζεται από καπέλα.

Ο ορισμός της λέξης καπέλο είναι: «η µπίινγκνες και η ντούινγκνες που υλοποιούν ένα προϊόν».

Μια μπίινγκνες είναι η υιοθέτηση ή επιλογή κάποιας ταυτότητας. Για παράδειγμα, ένας ρεσεψιονίστ είναι μια ταυτότητα. Αν μπεις σ’ ένα γραφείο, μπορείς να αναγνωρίσεις τον ρεσεψιονίστ, το άτομο που καλωσορίζει τους ανθρώπους που έρχονται στο γραφείο. Αυτή είναι η ταυτότητά του. Ένας γραμματέας είναι ένα άλλο παράδειγμα μιας ταυτότητας. Ένας οδηγός λεωφορείου θα ήταν μια άλλη ταυτότητα.

Ντούινγκνες σημαίνει εκτέλεση κάποιας ενέργειας ή δραστηριότητας.

Ας πάρουμε για παράδειγμα ένα τρένο:

Ο μηχανικός του τρένου που οδηγεί τη μηχανή που έλκει το τρένο φοράει το καπέλο του μηχανοδηγού και έτσι έχει το πόστο του μηχανοδηγού. Αυτή είναι η μπίινγκνές του.

Δέχεται εντολές, προσέχει τα διάφορα προειδοποιητικά φανάρια και ελέγχει τη λειτουργία της μηχανής για να την ξεκινήσει, να την αλλάξει και να τη σταματήσει. Αυτή είναι η ντούινγκνές του.

Κινεί το τρένο, τους επιβάτες ή το φορτίο με ασφάλεια και στην ώρα τους από τη μια τοποθεσία στην άλλη. Έτσι, ένα μετακινημένο τρένο και το φορτίο του είναι το προϊόν ενός μηχανοδηγού.

Πώς προκύπτει το καπέλο του μηχανοδηγού;

Άνθρωποι και αγαθά χρειάζεται να μετακινηθούν σε διάφορες αποστάσεις. Ή μια νέα κωμόπολη ή περιοχή που αναπτύσσεται χρειάζεται τη μεταφορά ανθρώπων και αγαθών από και προς αυτήν.

Και οι άνθρωποι θα πληρώνουν για να μετακινηθούν οι ίδιοι και θα πληρώνουν για να μετακινηθούν τα αγαθά τους.

Τα τρένα το κάνουν αυτό.

Τα χρήματα που χρειάζονται για το στήσιμο και τη διαχείριση των τρένων πρέπει να οργανωθούν. Πρέπει να λάβεις τα νομικά δικαιώματα για να εγκατασταθούν οι ράγες του τρένου. Μετά πρέπει να στρωθούν οι ράγες, να κατασκευαστούν οι μηχανές, τα βαγόνια και να χτιστούν οι σταθμοί και τα κτήρια για τη στέγαση και την επισκευή των μηχανών.

Κάποιος πρέπει να οδηγεί το τρένο. Επομένως, κάποιος πρέπει να προσληφθεί γι’ αυτό. Και αυτό είναι το πόστο ή το καπέλο του μηχανοδηγού.

Πώς το γνωρίζουμε αυτό; Επειδή πρέπει να έχουμε ένα προϊόν που ονομάζεται «άνθρωποι και αγαθά που έχουν μετακινηθεί». Αυτό ήταν που προσπαθούσαμε να κάνουμε εξαρχής.

Επομένως, έχουμε το καπέλο του μηχανοδηγού.

Αλλά τι θα γινόταν αν δεν είχαμε καθόλου Οργανόγραμμα;

Τότε το καπέλο του μηχανοδηγού θα ήταν το μοναδικό καπέλο. Έτσι, ο μηχανοδηγός προσπαθεί να συλλέξει τα χρήματα για το εισιτήριο του τρένου, να διαχειριστεί τους σιδηροδρομικούς σταθμούς, να επισκευάσει τη μηχανή του, να αγοράσει καύσιμα για το τρένο, να φορτώσει τα βαγόνια και τα λοιπά.

Λοιπόν, αν ο μηχανοδηγός έπρεπε να τα κάνει όλα αυτά, θα συνέβαιναν τα εξής:

1. Θα εξουθενωνόταν.
2. Θα είχε νεύρα.
3. Τα μηχανήματά του θα χάλαγαν.
4. Μπορεί να είχε ατυχήματα.
5. Κανείς δε θα φρόντιζε το ακίνητο στο οποίο βρίσκεται ο σιδηρόδρομος και θα κατέληγε σε κακή κατάσταση.
6. Δε θα παρήγαγε μεγάλη ποσότητα από το προϊόν του – άνθρωποι και αγαθά που έχουν μετακινηθεί.
7. Επίσης το προϊόν του δε θα ήταν καλό, γιατί δε θα ήταν σε θέση να διατηρεί το ωριαίο πρόγραμμα. Θα υπήρχαν πολλά παράπονα.
8. Σύντομα δε θα υπήρχε σιδηρόδρομος.

Ίσως αυτό να σου είναι οικείο!

Πώς «επιλύθηκαν» αυτά τα προβλήματα στο παρελθόν;

Ίσως να προσλήφθηκαν άτομα προκειμένου να γίνει η διαχείριση του κάθε σιδηροδρομικού σταθμού και κάποιος να είπε: «Ορίστε! Όλα θα πάνε μια χαρά».

Ε, λοιπόν, και πάλι τα πράγματα θα ήταν σε μια αταξία.

Ή ίσως κάποιος να αποφασίσει να προσλάβει περισσότερους μηχανοδηγούς και περισσότερους ανθρώπους για να διαχειρίζονται τους σταθμούς και μετά περισσότερους μηχανοδηγούς και ακόμη περισσότερους ανθρώπους για να διαχειριστούν τους σταθμούς... και αυτό καταλήγει σε μια σύγχυση, σ’ ένα τεράστιο μισθολόγιο (μισθούς που πρέπει να πληρωθούν σε όλους τους εργαζομένους) και σ’ ένα πολύ κακό προϊόν.

Έτσι, το πρόβλημα αυτό πρέπει να επιλυθεί με κάποιον άλλο τρόπο.

Δε θα πήγαινε πουθενά και δε θα καταλήγαμε με ένα Οργανόγραμμα που να ήταν πρακτικό –και τίποτα δε θα λειτουργούσε ούτε θα ήταν βιώσιμο– εκτός κι αν κάνουμε τα εξής:

Υπολογίζουμε όλα τα προϊόντα που πρέπει να παράγει ο οργανισμός για να συνθέσει σωστά το τελικό προϊόν του. Καθορίζουμε στη συνέχεια τα ξεχωριστά καπέλα που χρειάζονται για να παράγουμε αυτά τα μικρότερα προϊόντα.

Όταν το έχουμε κάνει αυτό, μπορούμε να κατατάξουμε τα καπέλα στο Οργανόγραμμα, έτσι ώστε να υπάρχει ροή. Μπορούμε να καθορίσουμε ποιος δίνει εντολές σε ποιον. Μπορούμε να καθορίσουμε πώς οι υπάλληλοι θα μπορούν να επικοινωνήσουν εύκολα μεταξύ τους. Τότε έχουμε ένα Οργανόγραμμα.

Δεν μπορείς να σχεδιάσεις ένα Οργανόγραμμα μέχρι να έχεις (α) υπολογίσει όλα τα μικρότερα προϊόντα που πρέπει να παραχθούν για να συνθέσεις το τελικό προϊόν σου και να έχεις (β) δώσει καπέλα στους ανθρώπους για να παράγουν κάθε μικρότερο προϊόν.

Η ποιότητα του τελικού προϊόντος εξαρτάται από το να έχεις ένα Οργανόγραμμα που να είναι λειτουργικό. Αυτό εξαρτάται από το να έχεις ονομάσει όλα τα καπέλα. Εξαρτάται από το να ωθείς όλα τα άτομα να κάνουν τα καπέλα που τους έχουν ανατεθεί. Και εξαρτάται από το να ωθείς όλα τα άτομα να εργάζονται μαζί για να ΚΑΝΟΥΝ την απαραίτητη εργασία.

Δουλεύοντας προς τα Πίσω από το Τελικό Προϊόν

Ας δούμε τώρα πώς παίρνεις το προϊόν οποιουδήποτε οργανισμού και καθορίζεις όλα τα μικρότερα προϊόντα που, όταν συνδυαστούν μαζί, συνθέτουν το τελικό προϊόν.

Μπορούμε να ξεκινήσουμε με το τελικό προϊόν ενός σιδηροδρόμου – μεγάλη ποσότητα μετακινημένων επιβατών και αγαθών. Πόσα δευτερεύοντα ή μικρότερα προϊόντα συνιστούν αυτό το μεγάλο, τελικό προϊόν;

Εδώ επομένως έχουμε το κύριο τελικό προϊόν – το οποίο αναλύεται σε δευτερεύοντα προϊόντα, καθένα από τα οποία προηγείται στη σειρά που οδηγεί στο τελικό προϊόν.

Υπάρχει ένα προηγούμενο προϊόν του μετακινημένου φορτίου, το οποίο είναι αγορασμένες μηχανές. Πριν μια μηχανή να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ή να επισκευαστεί, πρέπει πρώτα κάποιος να την αγοράσει. Και για να την αγοράσει, υπάρχει ένα προηγούμενο προϊόν πριν απ’ αυτό – χρήματα για εξοπλισμό.

Κοιτάζοντας το φορτίο αυτό καθαυτό, υπάρχει το προϊόν ενός παραδομένου φορτίου που έχει γίνει αποδεκτό από τη μεριά του παραλήπτη – ένα άτομο ή μια εταιρεία.

Μπορείς να δουλέψεις πιο πίσω σε αυτή τη σειρά και θα βρεις ένα άλλο προϊόν, το αποθηκευμένο φορτίο (τα πράγματα που μεταφέρονται από το τρένο – ξυλεία, κάρβουνο κ.λπ.). Το φορτίο πρέπει να αποθηκεύεται όταν φτάνει και προτού παραδοθεί.

Και πριν απ’ αυτό, βρίσκουμε ένα άλλο προϊόν – το ξεφορτωμένο φορτίο. Και πάλι, κάποιος πρέπει να ξεφορτώσει το φορτίο.

Και πριν απ’ αυτό υπάρχει το φορτίο που έχει μετακινηθεί, το οποίο είναι αυτό που κάνει το τρένο.

Κοιτάζοντας πριν απ’ αυτό, υπάρχει το φορτωμένο φορτίο, πριν το τρένο το μεταφέρει κάπου.

Και, ακόμη πιο πριν απ’ αυτό, υπάρχει το φορτίο που έχει συγκεντρωθεί για μεταφορά.

Και πηγαίνοντας πίσω, υπάρχουν συμβόλαια που έχουν υπογραφεί με πελάτες για τη μεταφορά των εμπορευμάτων τους.

Και πηγαίνοντας ακόμη πιο πριν απ’ αυτό, υπάρχουν οι διαφημίσεις που αναρτώνται σε δημόσια θέα.

Και πριν απ’ αυτό, οι δημοσκοπήσεις για το κοινό για να ανακαλύψεις τι ανάγκες έχουν όσον αφορά τη μεταφορά εμπορευμάτων.

Και ακριβώς στο ξεκίνημα, υπάρχει μια δημοσκόπηση για τις δραστηριότητες που μπορεί να χρειάζονται την υπηρεσία μεταφοράς εμπορεύματος.

Το καθένα απ’ αυτά τα προϊόντα είναι ένα καπέλο και το καθένα πρέπει να γίνει για να επιτευχθεί το τελικό προϊόν.

Εξετάζοντάς το πιο προσεκτικά, βλέπουμε επίσης ότι δεν υπάρχει χρέωση ή εισόδημα για την υπηρεσία που δίνεται. Έτσι, υπάρχει ένα επιπλέον προϊόν: το απαραίτητο εισόδημα για τον οργανισμό προκειμένου να πληρώνει τους λογαριασμούς του, να αγοράζει ό,τι χρειάζεται για τη μελλοντική παραγωγή και ούτω καθεξής. Πριν απ’ αυτό το προϊόν υπάρχουν, φυσικά, άλλα καπέλα.

Κάποιοι άνθρωποι δεν έχουν φρόνημα το προϊόν – δηλαδή νομίζουν ότι το εισόδημα απλά εμφανίζεται χωρίς να παράγουν τίποτα. Πολλοί άνθρωποι δεν μπορούν να συλλάβουν και δε σκέφτονται τη σειρά των προϊόντων που είναι απαραίτητα για να παράγουν και να παραδώσουν ένα τελικό προϊόν ή μια υπηρεσία και μετά να λάβουν την πληρωμή γι’ αυτό. Κι έτσι χρεοκοπούν και λιμοκτονούν.

Υπάρχουν πάντα πολλά προγενέστερα προϊόντα που χρειάζεται να παραχθούν προτού να ληφθεί το προϊόν του εισοδήματος. Οι άνθρωποι μπορεί να κολλήσουν στο χρήμα αυτό καθαυτό. Δε βλέπουν καμία σειρά προϊόντος κι έτσι χρεοκοπούν ή είναι φτωχοί.

Αν έχεις μια δραστηριότητα, μια εταιρεία ή έναν οργανισμό, πρέπει να έχεις ένα επιθυμητό προϊόν που η αξία πώλησής του να είναι μεγαλύτερη από το κόστος παραγωγής. Πρέπει να πουλήσεις το προϊόν και να το παραδώσεις για να έχεις εισόδημα.

Οργάνωση

Για να οργανώσεις την εταιρεία σου, την ομάδα σου, τη δραστηριότητα ή το νοικοκυριό σου, το μόνο που πρέπει να κάνεις είναι τα παρακάτω ακριβή βήματα:

1. Πρώτα, καθόρισε ποιο είναι το τελικό προϊόν σου. Σημείωσέ το.

2. Τώρα δούλεψε διαδοχικά προς τα πίσω. Ονόμασε τα προηγούμενα προϊόντα που χρειάζονται για να παραχθεί κάθε επόμενο προϊόν και τα οποία καταλήγουν όλα στο τελικό προϊόν σου.

3. Στη συνέχεια, ανάθεσε ανθρώπους σε αυτά τα καπέλα. Κάνε το αυτό με βάση ένα όλο και πληρέστερο προϊόν. Από αυτό θα αποκτήσεις τη διοικητική ιεραρχία, από το άτομο ή τα άτομα στην κορυφή που είναι υπεύθυνα για την εποπτεία των υπαλλήλων σου, μέχρι τους επικεφαλής των τμημάτων και τα άτομα που είναι υπεύθυνα για καθένα από τα μικρότερα προϊόντα που απαρτίζουν το ευρύτερο, τελικό προϊόν.

4. Προσάρμοσε τη δραστηριότητα ή τον οργανισμό σου από την άποψη των ροών – πώς τα μικρότερα προϊόντα κινούνται από το ένα άτομο στο άλλο στον οργανισμό σου.

5. Καθόρισε και ονόμασε τη σειρά της επικοινωνίας – τη σειρά μικρότερων προϊόντων που μεταβαίνουν, μετά την ολοκλήρωσή τους, από το ένα άτομο (καπέλο) στο επόμενο.

6. Καθόρισε την εκτέλεση (ενέργειες ή βήματα) που οδηγούν σε καθένα από τα μικρότερα προϊόντα. Γράψε αυτές τις λειτουργίες και ενέργειες, περιλαμβάνοντας όλες τις απαραίτητες ειδικότητες για την παραγωγή του τελικού προϊόντος του οργανισμού.

7. Ονόμασε αυτά τα συγκεκριμένα καπέλα.

8. Προσέλαβε ανθρώπους για να «φοράνε» αυτά τα καπέλα και να κάνουν τις εργασίες.

9. Κάνε άσκηση με τους υπαλλήλους σου στις ενέργειες ή τα βήματα που πρέπει να γίνουν ώστε να τους γίνουν γνωστά. Άσκηση σημαίνει να εξασκείσαι σ’ ένα σύνολο από προσεκτικά καθορισμένες διαδικασίες που γίνονται πάντοτε με τον ίδιο τρόπο και παράγουν πάντα ένα επιθυμητό αποτέλεσμα.

10. Συνέταξε και δώσε στους υπαλλήλους σου πάκα της γραπτής περιγραφής κάθε καπέλου – τις ακριβείς λειτουργίες και τα καθήκοντα κάθε καπέλου που έχεις αναθέσει. Αυτές οι καταγραφές ονομάζονται επίσης «καπέλα» ή το «καπέλο» κάποιου (γραπτά υλικά).

11. Μοίρασε αυτά τα γραπτά καπέλα στα άτομα που έχεις προσλάβει. Βάλε κάθε άτομο να μελετήσει προσεκτικά τα υλικά του έτσι ώστε να γνωρίζει τι αναμένεται από αυτόν, τι πρέπει να κάνει και πώς να το κάνει.

12. Φρόντισε να γίνονται οι λειτουργίες ώστε να προκύπτουν τα προϊόντα.

Αυτό είναι που ονομάζεται «οργάνωση».

Για να έχεις ένα ποιοτικό προϊόν, οργάνωσε!

Για ν’ ανεβάσεις το ηθικό, οργάνωσε!

Για να επιβιώσεις και να είσαι πετυχημένος, οργάνωσε!