Τι σημαίνει οργανισμός;

Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν πολλές ιδέες σχετικά με τη λέξη «Οργανισμός» την οποία δε βλέπουν ως μια δραστηριότητα η οποία εμπεριέχει ανθρώπους που εργάζονται μαζί για να φέρουν κάτι εις πέρας.

Ας δούμε τι είναι στην πραγματικότητα.

Ας αρχίσουμε με έναν σωρό από κόκκινες, λευκές και μπλε χάντρες που χρησιμοποιούνται για να φτιαχτεί κάτι. Ας τις οργανώσουμε.

Πρώτα σχεδιάζουμε το Οργανόγραμμα. Το «Οργανόγραμμα» δε λέγεται έτσι για συντομία του διαγράμματος του οργανισμού, αλλά του Διαγράμματος Οργάνωσης. Ένα Οργανόγραμμα είναι ένα διάγραμμα που δείχνει την τακτική διάταξη της οργάνωσης για την παραγωγή ενός προϊόντος. Και πάλι, το προϊόν είναι κάτι ολοκληρωμένο – μια υπηρεσία ή ένα αντικείμενο που μπορεί να ανταλλαχθεί.

Οργανισμοί και εταιρείες παράγουν προϊόντα – αυτοκίνητα, κοσμήματα, ρούχα, παιχνίδια, τρόφιμα κ.λπ. Μέσα σε κάθε οργανισμό ή εταιρεία, κάθε άτομο που εργάζεται εκεί παράγει κάτι.

Για παράδειγμα, ένας ρεσεψιονίστ παράγει τηλεφωνικές κλήσεις που έχουν απαντηθεί ευγενικά και έχουν μεταφερθεί στο σωστό άτομο.

Ένας οικοδόμος παράγει κάποιο μέρος ενός κτηρίου, όπως το να χτίζει τους τοίχους ή να τοποθετεί τα δάπεδα.

Ένας συσκευαστής βάζει οτιδήποτε παράγει η εταιρεία στο σωστό πακέτο.

Ένα Οργανόγραμμα χρησιμοποιείται από έναν οργανισμό για να παράγει τα προϊόντα του και έτσι να έχει επιτυχία.

Ας δούμε πώς λειτουργεί.

Έχουμε έναν σωρό από χάντρες. Ας αδειάσουμε τις χάντρες πάνω στον επικεφαλής, σ’ έναν ανακατωμένο σωρό.

Προφανώς, ο επικεφαλής πρέπει να κάνει κάτι με όλες αυτές τις χάντρες αλλιώς πρόκειται να βρεθεί σε σύγχυση ο ίδιος και να αισθανθεί ανίκανος να την αντιμετωπίσει. Οπότε πρέπει να διοχετεύσει τις χάντρες – να τις στείλει σε μια συγκεκριμένη πορεία ή κανάλι. Ένας τρόπος με τον οποίο μπορεί να το κάνει αυτό είναι διαχωρίζοντάς τες σε είδη: κόκκινες χάντρες, λευκές χάντρες και μπλε χάντρες.

Θα είναι κάπως έτσι:

Να τι πρέπει να κάνει ένας επικεφαλής σ’ έναν οργανισμό, εταιρεία ή δραστηριότητα. Διοχετεύει. Διαχωρίζει τα πράγματα που φτάνουν σε αυτόν σε είδη ή κατηγορίες ή κατηγορίες δράσης.

Αλλά μέχρι στιγμής οι χάντρες έχουν απλώς μπει ανά είδος – κόκκινες, λευκές και μπλε.

Δεν έχουν πάει πουθενά.

Και πάλι, ένας οργανισμός πρέπει να παράγει κάτι. Ας πούμε ότι τα προϊόντα του οργανισμού είναι τρυπημένες χάντρες, χάντρες περασμένες σε κλωστή, συσκευασμένες χάντρες. Θα έχουμε το εξής:

Ή θα έχουμε:

Ή θα έχουμε:

Δεν παίζει ιδιαίτερο ρόλο η μορφή του Οργανογράμματος που χρησιμοποιούμε, αρκεί αυτό να μπορεί να χειριστεί την ποσότητα των χαντρών.

Ακόμη κι αν υπάρχει μόνο ένα άτομο σ’ αυτό τον «οργανισμό», πάλι θα πρέπει να έχει κάποια ιδέα οργάνωσης, καθώς και κάποιο Οργανόγραμμα.

Αλλά αν έχουμε να διαχειριστούμε έναν μεγάλο αριθμό ανθρώπων ή πραγμάτων, πρέπει να προσθέσουμε άτομα να κάνουν τη δουλειά. Ωστόσο, αν μόνο προσθέσουμε άτομα χωρίς ένα Οργανόγραμμα, θα προσθέσουμε επίσης πολλή σύγχυση.

Ένας οργανισμός χωρίς Οργανόγραμμα θα καταρρεύσει επειδή έχει περισσότερη δουλειά απ’ όση μπορεί να χειριστεί με ευκολία. Το αποτέλεσμα θα είναι σύγχυση.

Τι σημαίνει σύγχυση; Η σύγχυση είναι μια ροή σωματιδίων (ανθρώπων, επικοινωνιών ή άλλων πραγμάτων) τα οποία δεν έχουν καμία διάταξη ή τάξη. Τα πράγματα συγκρούονται, αναπηδούν το ένα μακριά από το άλλο και παραμένουν ΜΕΣΑ στον χώρο. Δεν πηγαίνουν πουθενά.

Δεν υπάρχει προϊόν, γιατί για να έχει κανείς προϊόν πρέπει κάτι να ρέει προς τα ΕΞΩ. Αν μια εταιρεία φτιάχνει ρούχα, τα ρούχα που παράγει πρέπει να σταλούν ΕΞΩ, για παράδειγμα, σε μια άλλη εταιρεία που πρόκειται να τα πουλήσει σε ανθρώπους.

Μπορούμε τώρα να δούμε δύο πράγματα. Έχουμε μερικά σταθερά σημεία. Αυτά είναι θέσεις στον χώρο ή δουλειές ή θέσεις εργασίας σε μια ομάδα ή οργανισμό. Και έχουμε πράγματα που ρέουν. Αυτά είναι τα πράγματα που υφίστανται αλλαγή από τους ανθρώπους που έχουν τη δουλειά ή τη θέση.

Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα μιας εταιρείας που φτιάχνει ρούχα, αυτό μπορεί να γίνει ως εξής:

Το ύφασμα παραδίδεται στην εταιρεία. Κάποιος πρέπει να το κόψει. Αυτή είναι η δουλειά του: κόπτης. Έχει επιφέρει μια μεταβολή στο υλικό: το έχει κόψει.

Στη συνέχεια το στέλνει σε κάποιον άλλο και η δουλειά αυτού του ατόμου είναι να ράψει το ύφασμα και να φτιάξει ένα πουκάμισο: κατασκευαστής πουκαμίσου. Έτσι, αυτός ο υπάλληλος έχει επιφέρει μια άλλη μεταβολή.

Μετά αυτός στέλνει το πουκάμισο σ’ έναν άλλο υπάλληλο που ράβει τα κουμπιά στο πουκάμισο: ράπτης κουμπιών. Μια άλλη μεταβολή.

Το τελειωμένο πουκάμισο πηγαίνει τώρα στον συσκευαστή που συσκευάζει το πουκάμισο.

Σε κάθε σημείο , τα πράγματα (το ύφασμα και στη συνέχεια τα πουκάμισα) κινούνται μέσα σε αυτή τη βιοτεχνία ρούχων και υφίστανται μεταβολή, έως ότου να γίνουν ολοκληρωμένα προϊόντα.

Το τελικό προϊόν της εταιρείας –συσκευασμένα, υψηλής ποιότητας πουκάμισα που είναι έτοιμα για πώληση– μπορεί τώρα να πουληθεί σε μια άλλη εταιρεία, όπως ένα πολυκατάστημα, το οποίο στη συνέχεια πρόκειται να πουλήσει τα πουκάμισα σε ανθρώπους που τα χρειάζονται ή τα θέλουν.

Έτσι, οι υπάλληλοι κάθε οργανισμού ή εταιρείας μεταβάλλουν σωματίδια που ρέουν.

Τα σωματίδια ρέουν ακολουθώντας μια σειρά.

Σ’ έναν οργανισμό εισέρχονται διάφορα πράγματα τα οποία μεταβάλλονται και ρέουν έξω από τον οργανισμό.

Ένας οργανισμός με ένα μόνο είδος, όπως κόκκινες χάντρες, είναι λιγότερο περίπλοκος από έναν άλλο με πολλά διαφορετικά είδη:

Κάθε δραστηριότητα περιλαμβάνει μια σειρά ενεργειών. Πρέπει να έχει σημεία που είναι σταθερά –τους ανθρώπους στις δουλειές που τις κάνουν οι ίδιοι– και δε ρέουν προκειμένου να χειριστούν τα πράγματα που όντως ρέουν.

Δεν είναι απαραίτητο να βάλει κανείς τους ανθρώπους που βρίσκονται σε σταθερά σημεία να κάνουν μόνο ένα πράγμα. Αλλά πρέπει να υπάρχει μια ακριβής και σωστή σειρά ενεργειών.

Όλα αυτά ισχύουν τόσο για ένα μηχανοστάσιο πλοίου όσο και για ένα δικηγορικό γραφείο ή για έναν οποιονδήποτε οργανισμό.

Για παράδειγμα, σ’ ένα μηχανοστάσιο πλοίου το καύσιμο ρέει προς τα μέσα και μετατρέπεται σε κίνηση (ενέργεια) η οποία ρέει προς τα έξω.

Κάποιος χειρίζεται τις μηχανές. Κάποιος επιδιορθώνει τις μηχανές. Μπορεί να γίνονται όλα από ένα άτομο, αλλά μόλις η ποσότητά τους αυξηθεί, κάποιος πρέπει να σχεδιάσει τις ενέργειες, να τις διαχωρίσει σε διαφορετικές κατηγορίες και να τις τοποθετήσει σ’ ένα Οργανόγραμμα.

Αυτό γίνεται διαχωρίζοντας τον χειρισμό από την επιδιόρθωση, έτσι ώστε να αποτελούν δύο ενέργειες και δημιουργώντας δύο δραστηριότητες στο ίδιο Οργανόγραμμα.

Ο Αρχιμηχανικός διατηρεί τις ροές σε κίνηση και φροντίζει ώστε οι μηχανικοί να κάνουν τη δουλειά τους.

Σ’ ένα δικηγορικό γραφείο έχουμε μια ροή από διαφορετικές ενέργειες.

Η ροή θα μπορούσε να έχει την παραπάνω διάταξη, πιθανώς μ’ ένα διαφορετικό άτομο (διαφορετικής ειδικότητας) σε κάθε σημείο.

Ή θα μπορούσαμε να έχουμε ένα Οργανόγραμμα, όπου τα πράγματα δεν κινούνται προς καμία κατεύθυνση.

Αλλά, αν το κάναμε αυτό, θα έπρεπε να τοποθετήσουμε τα πράγματα στο Οργανόγραμμα ξεκινώντας από την κορυφή του κάθε τμήματος, δείχνοντας τις διαφορετικές ενέργειες που πρέπει να γίνουν και κατεβαίνοντας προς τα κάτω, συνεχίζοντας να απαριθμούμε καθεμία από τις ενέργειες.

Με αυτό τον τρόπο θα υπήρχε μια ροή μεταξύ των διάφορων ατόμων στο Οργανόγραμμα. Θα ήταν κάπως έτσι:

Τα Οργανογράμματα που δείχνουν μόνο τα ονόματα των διάφορων θέσεων δε θα ρέουν ή δε θα λειτουργούν καλά.

Ένα παλιό, χαρακτηριστικό στρατιωτικό Οργανόγραμμα ήταν:

Αλλά, καθώς οι στρατοί απέκτησαν πολύ περισσότερους άντρες έπρεπε να έχουν ένα Οργανόγραμμα που να δείχνει τις ροές των πραγμάτων.

Έτσι, οργανώνεις κάνοντας αυτά τα βήματα:

1. Εξετάζοντας προσεκτικά τα είδη των σωματιδίων – τα πράγματα που σχετίζονται με την παραγωγή ενός προϊόντος.

2. Καθορίζοντας τις αναγκαίες μεταβολές για κάθε τύπο σωματιδίου προκειμένου να παραχθεί ένα προϊόν.

3. Προσλαμβάνοντας και τοποθετώντας στο Οργανόγραμμα τους ανθρώπους που θα κάνουν τις μεταβολές με τη σειρά που παρατίθενται στο διάγραμμα.

Το διάγραμμα πρέπει επίσης να συμπεριλαμβάνει αναγνώριση του είδους των σωματιδίων στο βήμα 1 παραπάνω.

Πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τη διοχέτευση των διαφορετικών ειδών πραγμάτων στους ανθρώπους που τα μεταβάλλουν. Τέλος, υπάρχει μια περαιτέρω διοχέτευση προς τα έξω ως προϊόντα.

Για παράδειγμα, η ρεσεψιονίστ μιας εταιρείας πρέπει να είναι σε θέση να αναγνωρίζει τα διαφορετικά είδη των επισκεπτών που έρχονται στο γραφείο της. Ένας διανομέας θα πρέπει να «διοχετευτεί» στο άτομο που λαμβάνει τις παραλαβές. Ένας υποψήφιος πελάτης θα «διοχετευτεί» σ’ έναν πωλητή. Και ούτω καθεξής.

Για να είναι πρακτικό και χρήσιμο, ένα Οργανόγραμμα πρέπει επίσης να συμπεριλαμβάνει τα αναγκαία υλικά και τις αναγκαίες προμήθειες προκειμένου να παράγει κανείς. Πρέπει να έχει τρόπους για να προωθήσει το προϊόν του οργανισμού σε άτομα που μπορεί να το θέλουν , όπως με το να κάνει διαφήμιση και να έχει πωλητές. Θα πρέπει να πληρώνεται για τα προϊόντα που παράγει. Επίσης, θα πρέπει να έχει ανθρώπους που θα επιβλέπουν το έργο.

Στην ουσία, μια εταιρεία αποτελείται από πολλά μικρά Οργανογράμματα, συνδυασμένα έτσι ώστε να λειτουργούν μαζί σαν ένα μεγάλο Οργανόγραμμα.

Για να σχεδιάσεις οποιαδήποτε δραστηριότητα θέλεις να κάνεις, πρέπει να είσαι ικανός να κάνεις αυτά τα απλά βήματα:

1. Να οραματιστείς (να σχηματίσεις μια εικόνα με τον νου σου) τη σειρά που ακολουθούν οι ροές και τις μεταβολές που πρέπει να γίνουν σε κάθε σημείο.

2. Να μπορείς να δεις πού εισέρχεται ένα σωματίδιο (χαρτί, σώμα, χρήματα) και πού εξέρχεται από τη δραστηριότητά σου, την εταιρεία σου κ.λπ.

3. Να μπορείς να εντοπίσεις κάθε σημείο όπου τα πράγματα έχουν σταματήσει και δε λειτουργούν και να κάνεις κάτι για να διορθώσεις αυτό το μέρος της ροής.

Εν συντομία, το σωστό Οργανόγραμμα είναι ένας αδιάκοπος συνδυασμός από ροές πραγμάτων που δε συγκρούονται μεταξύ τους, αλλά εισέρχονται, υφίστανται τη ζητούμενη μεταβολή και αφήνουν όντως την περιοχή ως προϊόντα.