Eine Organisierungstafel ist im Grunde eine Karte, die den Fluss von Produkten zeigt, die eines nach dem anderen von den Leuten, die in einer Organisation oder Firma arbeiten, hergestellt werden.

Jede Person in der Organisation hat eine Arbeit oder Stellung oder einen „Posten“.

Jeder Posten kann auch ein „Hut“ genannt werden.

Das Wort Hut ist ein umgangssprachlicher Ausdruck für den Titel und die Arbeit einer bestimmten Aufgabe in einer Organisation. Dies leitet sich von der Tatsache her, dass in vielen Berufen, wie zum Beispiel bei der Eisenbahn, die Art des Hutes zeigt, welche Arbeit die Person ausführt.

In einem Zug trägt zum Beispiel der Lokführer, der den Zug fährt, eine Art von Hut.

Oder ein Polizist trägt einen Polizistenhut.

Ein Bauarbeiter trägt eine Art von Hut, einen Helm, um sich zu schützen.

Jede Organisation besteht aus einer Anzahl von Personen, von denen jede einen „Hut“ oder eine Arbeit zu erledigen hat.

In jeder Organisation gibt es einen Fluss von Dingen von einem Hut zu einem anderen, von Person zu Person, von Angestelltem zu Angestelltem. Und jeder Hut oder jede Arbeit in einer Organisation erzeugt ein Produkt, das zum Endprodukt der Organisation beiträgt.

Das Ergebnis der gesamten Organisierungstafel ist ein Produkt.

Zum Beispiel verkauft ein Geschäft Computer. Einige der Hüte für dieses Geschäft wären:

Der Einkäufer, der die Computer von den Firmen bestellt, die Computer herstellen.

Der Lagerarbeiter, der die bestellten Computer empfängt und sie auf die Regale stellt.

Der Verkäufer, der die Computer an die Kunden verkauft.

Der Kassierer, der die Zahlungen der Kunden für ihre Einkäufe entgegennimmt.

Jeder davon ist ein Hut, der ein Produkt erzeugt und zum Endprodukt des Geschäfts beiträgt – hochwertige Computer verkauft und an Kunden ausgeliefert.

Wie man ein Org Board ausarbeitet

Die Verschwendung von Personen, die vorkommt, wenn es kein Org Board gibt, und der Verlust von Produkten, die von der Organisation erzeugt werden, sind gute Gründe dafür, so viel Arbeit zu investieren, wie tatsächlich benötigt wird, um ein richtiges Org Board zu erarbeiten, bekannt zu machen und zu verwenden.

Die Leute erwarten, ein Org Board zu haben, sie wollen eins haben und protestieren, wenn es keins gibt. Der neueste Matrose, der an Bord eines Schiffes kommt, setzt voraus, dass das Schiff ein Org Board hat, wenn es eins gibt, und wenn die Posten nicht auf einer tatsächlichen Tafel aufgeführt sind, gibt es zumindest ein Org Board, das bekannt ist. Er nimmt an, dass jemand verantwortlich ist und dass verschiedene Tätigkeiten verschiedenen Personen unterstellt sind.

Wenn es kein bekanntes Org Board gibt, werden Angestellte oder Mitglieder einer Organisation protestieren und sich unsicher fühlen, weil sie nicht wissen, wo sie in der Organisation hingehören.

Wenn eine Person also ein Org Board und einen Hut hat, hilft ihr das, sich zugehörig zu fühlen.

Eine Person, die keinen Hut hat, fühlt sich ziemlich elend. Oder eine Person könnte einen Hut haben, bei dem es scheint, dass er nicht wirklich gebraucht wird; in diesem Fall wird sie das Gefühl haben, dass ihre Arbeit einfach ein „Fehler“ ist.

Moral wird daher auch erheblich durch die Qualität eines Org Boards bzw. dessen Fehlen beeinflusst. Moral ist die geistige und gefühlsmäßige Einstellung eines Einzelnen oder einer Gruppe und die Menge an Begeisterung, die sie für die Aktivität aufbringen, an der sie beteiligt sind. Der umfassende Prüfstein für eine Gruppe ist jedoch ihre Überlebensfähigkeit. Überlebensfähigkeit heißt ihre Fähigkeit, zu wachsen, zu expandieren und erfolgreich zu sein. Ihre Überlebensfähigkeit hängt davon ab, ein akzeptables Produkt zu haben, das Menschen haben wollen. Gruppen, die kein akzeptables Produkt haben, scheitern.

Die Menge an erzeugten Produkten und die Akzeptanz der Produkte, die anderen gegeben werden, hängen in hohem Maße davon ab, dass man ein brauchbares Org Board hat. Die Angestellten oder Mitglieder der Organisation müssen das Org Board kennen und verwenden.

Sogar eine Einzelperson oder eine kleine Gruppe braucht ein sehr exaktes Org Board, um überhaupt Erfolg zu haben. In der Tat ist das Org Board umso wichtiger, je kleiner die Gruppe ist. Aber oft hat eine Einzelperson oder eine kleine Gruppe keines. Und große Gruppen fallen auseinander, wenn es kein Org Board oder ein schlechtes gibt.

Gewöhnlich macht man für die schlechte Qualität des Produktes, das von einer Firma oder Organisation erzeugt wird, nur das mangelnde Geschick der Menschen verantwortlich, die dort arbeiten. Aber tatsächlich hängt die Produktqualität einer Firma oder Organisation sehr stark von ihrem Org Board ab.

Zum Beispiel hatten die Angestellten eines Unternehmens, das versuchte, ein bestimmtes Produkt herzustellen, das Gefühl, sie müssten sich zu Tode arbeiten. Alle waren verstimmt und wütend aufeinander. Die Firma erzeugte ein dürftiges Produkt, dessen Herstellung ungefähr das Doppelte der üblichen Herstellungskosten kostete.

Als die Firma ein bisschen besser organisiert wurde – und obwohl viele ihrer Angestellten nicht gut ausgebildet waren –, begann die Firma, ein akzeptables Produkt herzustellen, wobei etwa halb so viel Arbeit verrichtet wurde. Also brachte sogar eine kleine Menge Organisation ein Ergebnis.

Die Menge und Qualität der Produkte einer beliebigen Firma oder Gruppe hängen vollständig von dem Org Board und Hüten sowie deren Anwendung ab.

Sie können Ihre Leute endlos ausbilden, aber wenn Sie nicht auch ein realistisches und brauchbares Org Board haben, werden Sie immer noch ein dürftiges Produkt haben. Sie werden auch weniger davon erzeugen.

Wenn man also kein Org Board hat, das existiert und brauchbar ist, kann das zu Versagen führen. Ein Mangel an Wissen über das Thema Organisation führt dazu, dass man Leute haben muss, die „Genies“ sind. Das wird nicht lange erfolgreich sein.

Um überhaupt irgendetwas zu bewerkstelligen, müssen Sie ein realistisches und bekanntes Org Board haben. Sie brauchen ein Org Board, um Ihre Produktqualität zu verbessern. Sie brauchen eines, um dafür zu sorgen, dass die Gruppenmoral hoch bleibt. Sie brauchen eines, um Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen, sodass niemand überarbeitet ist. Nun, wie machen Sie eines?

Hüte

Ein Org Board setzt sich aus Hüten zusammen.

Die genaue Definition von einem Hut ist „die Beingness und Doingness, die in einem Produkt resultieren“.

Eine Beingness (von engl. to be, auf Deutsch: sein) ist die Annahme oder Wahl einer Identitätskategorie. Zum Beispiel ist ein Rezeptionist eine Identität. Wenn Sie in ein Büro gehen, können Sie den Rezeptionisten erkennen, nämlich die Person, die die Leute begrüßt, die ins Büro kommen. Das ist seine Identität. Sekretär ist ein weiteres Beispiel für eine Identität. Busfahrer wäre eine andere Identität.

Doingness (von engl. to do, auf Deutsch: tun) ist das Durchführen einer Aktion oder Tätigkeit.

Nehmen wir als Beispiel einen Zug:

Der Lokführer, der die Lokomotive fährt, die den Zug zieht, trägt seinen Lokführerhut und hat den Posten des Lokführers. Das ist seine Beingness.

Er nimmt Anweisungen entgegen, beobachtet die verschiedenen Warnleuchten und steuert den Betrieb der Lokomotive, um sie zu starten, zu verändern und zu stoppen. Das ist seine Doingness.

Er befördert den Zug, die Passagiere oder die Güter sicher und fahrplangemäß von einem Ort zum anderen. Ein bewegter Zug und eine beförderte Fracht sind also das Produkt des Lokführers.

Wie kommt es zu dem Hut des Lokführers?

Personen und Güter müssen bestimmte Strecken weit über Land fortbewegt werden. Oder eine neue Stadt oder ein neues Gebiet, das erschlossen wird, braucht den Transport von Personen und Gütern dort hin und von dort weg.

Und Leute werden dafür bezahlen, dass sie selbst oder ihre Güter befördert werden.

Züge tun so etwas.

Das benötigte Geld, um die Züge bereitzustellen und zu fahren, muss arrangiert werden. Man muss die Rechte dafür bekommen, die Gleise zu legen. Dann müssen die Gleise gelegt werden und Lokomotiven, Waggons, Bahnhöfe und Reparatur- und Lagerhallen für Lokomotiven müssen gebaut werden.

Jemand muss den Zug fahren. Also muss jemand dafür eingestellt werden. Und das ist der Posten oder der Hut eines Lokführers.

Wie wissen wir das? Weil wir ein Produkt haben müssen, das aus dem Transport von Leuten und Gütern besteht. Das versuchten wir von Anfang an zu machen.

Daraus resultiert der Hut des Lokführers.

Aber was wäre, wenn wir überhaupt kein Org Board hätten?

Der Hut des Lokführers wäre der einzige Hut. Somit versucht der Lokführer, das Geld für die Fahrkarten zu kassieren, die Bahnhöfe zu leiten, seine Lok zu reparieren, Treibstoff für den Zug zu kaufen, die Waggons zu beladen und so weiter.

Falls der Lokführer das alles tun müsste, würde Folgendes eintreten:

1. Er wäre erschöpft.
2. Er wäre schlecht gelaunt.
3. Seine Maschinen würden zusammenbrechen.
4. Er könnte Zugunglücke haben.
5. Niemand würde sich um das Land kümmern, auf dem die Eisenbahn existiert, und es wäre schließlich in schlechtem Zustand.
6. Er würde nicht viel von seinem Produkt erzeugen – beförderte Personen und Fracht.
7. Sein Produkt wäre auch nicht gut, weil er nicht in der Lage wäre, einen Fahrplan einzuhalten. Es gäbe eine Menge Beschwerden.
8. In kurzer Zeit würde es keine Eisenbahn mehr geben.

Vielleicht kommt Ihnen das bekannt vor!

Wie wurden diese Probleme in der Vergangenheit „gelöst“?

Vielleicht wurden Bahnhofsvorsteher für jeden Bahnhof eingestellt und jemand sagte: „Bitteschön! Alles wird bestens sein.“

Es wäre immer noch ein Durcheinander.

Oder vielleicht beschließt jemand, mehr Lokführer und mehr Bahnhofsvorsteher einzustellen, und dann mehr Lokführer und sogar noch mehr Bahnhofsvorsteher ... und dies endet in einem wirren Durcheinander, einer enorm langen Lohnliste (Gehältern, die allen Angestellten bezahlt werden) und einem sehr schlechten Produkt.

Also muss dieses Problem auf irgendeine andere Weise gelöst werden.

Wir würden nichts erreichen und kein funktionierendes Org Board erhalten – und nichts wird funktionieren oder überlebensfähig sein –, es sei denn, wir tun Folgendes:

Wir zählen alle Produkte auf, die die Organisation erzeugen muss, um ihr Endprodukt korrekt hervorzubringen. Dann arbeiten wir die separaten Hüte aus, die notwendig sind, um diese kleineren Produkte zu erzeugen.

Wenn wir das gemacht haben, dann können wir die Hüte auf einem Org Board so anordnen, dass es einen Fluss gibt. Wir können ausarbeiten, wer wem Anweisungen gibt. Wir können ausarbeiten, wie die Angestellten leicht miteinander kommunizieren können. Dann haben wir ein Org Board.

Sie können kein Org Board ausarbeiten, bis Sie a) alle kleineren Produkte aufgezählt haben, die erzeugt werden müssen, um Ihr Endprodukt zu erzeugen, und b) dann Leuten Hüte geben, sodass sie jedes kleinere Produkt erzeugen.

Die Qualität des Endproduktes hängt davon ab, ein Org Board zu haben, das funktioniert. Sie hängt davon ab, dass alle Hüte benannt sind. Sie hängt davon ab, dass man jeden dazu bekommt, die zugewiesenen Hüte auszuführen. Und es hängt davon ab, dafür zu sorgen, dass alle zusammenarbeiten, um die nötige Arbeit zu ERLEDIGEN.

Vom Endprodukt rückwärts arbeiten

Schauen wir uns jetzt an, wie Sie das Produkt einer jeden Organisation nehmen und alle kleineren Produkte ausarbeiten, die, wenn sie zusammengestellt werden, das Endprodukt ergeben.

Wir können mit dem Endprodukt einer Eisenbahn anfangen – beförderte Personen und Güter. Wie viele untergeordnete oder kleinere Produkte gehören dazu, die das große, endgültige Produkt ergeben?

Hier haben wir somit das größere Endprodukt – das sich in kleinere Produkte zerlegen lässt, von denen jedes in der Reihenfolge vor dem Endprodukt kommt.

Es gibt ein Produkt, das vor beförderter Fracht kommt – nämlich gekaufte Lokomotiven. Bevor eine Lokomotive verwendet oder repariert werden kann, muss jemand zuerst eine kaufen. Und um eine zu kaufen, gibt es ein Produkt, das davor kommt – Geld für die Ausrüstung.

Wenn man sich die beförderte Fracht selbst anschaut, gibt es das Produkt einer gelieferten Fracht, die am Empfangsende von einer Person oder Firma entgegengenommen wurde.

Sie können in dieser Reihenfolge weiter zurückgehen und Sie werden ein anderes Produkt finden – eingelagerte Fracht (die Dinge, die von dem Zug transportiert werden – Holz, Kohle usw.). Die Fracht muss gelagert werden, wenn sie ankommt und bevor sie geliefert wird.

Und davor finden wir ein anderes Produkt – entladene Fracht. Noch einmal, jemand muss die Fracht entladen.

Und davor – gibt es beförderte Fracht, was das ist, wofür der Zug sorgt.

Wenn man davor schaut – gibt es geladene Fracht, bevor der Zug sie irgendwo hinbringt.

Und noch davor – gibt es Fracht, die zum Versand zusammengestellt wurde.

Und weiter zurück – gibt es unterschriebene Verträge mit Kunden, ihre Fracht zu befördern.

Und früher als das – Anzeigen werden geschaltet, sodass Leute sie sehen können.

Und davor – Umfragen bei der Zielgruppe, um herauszufinden, was in Bezug auf beförderte Fracht benötigt wird.

Und gleich zu Beginn – wird eine Untersuchung der Unternehmungen durchgeführt, die die Dienstleistung, Fracht zu befördern, benötigen könnten.

Jedes dieser Produkte ist ein Hut und jeder muss getan werden, um das Endprodukt zu erzielen.

Wenn wir uns das genauer ansehen, erkennen wir auch, dass keine Gebühren für den Service gezahlt werden und es keine Einnahmen gibt. Somit gibt es ein zusätzliches Produkt: die Einnahmen, die für die Organisation notwendig sind, damit sie in der Lage ist, ihre Rechnungen zu bezahlen, die notwendigen Mittel für zukünftige Produktion zu kaufen und so weiter. Dieses Produkt hat natürlich Hüte, die früher in der Reihenfolge kommen.

Einige Leute sind nicht produktorientiert – was bedeutet, dass sie meinen, Einnahmen würden einfach erscheinen, ohne dass man irgendetwas produziert. Viele Leute können sich die Reihenfolge der Produkte, die notwendig sind, um ein endgültiges Produkt oder eine Dienstleistung zu erbringen und dann dafür bezahlt zu werden, nicht vorstellen und tun es auch nicht. Also gehen sie pleite und hungern.

Es gibt immer eine Menge Produkte, die vorher erzeugt werden müssen, bevor man das Produkt Einnahmen erhält. Leute können einfach auf das Geld selbst fixiert sein. Sie sehen keine Produktabfolge und so gehen sie bankrott oder sind arm.

Wenn Sie eine Unternehmung, eine Firma oder eine Organisation haben, müssen Sie ein wünschenswertes Produkt haben, das für mehr Geld verkauft wird, als es kostet, es herzustellen. Sie müssen das Produkt verkaufen und liefern, um Einnahmen zu haben.

Organisieren

Um Ihre Firma, Gruppe, Unternehmung oder Ihren Haushalt zu organisieren, müssen Sie nur die folgenden exakten Schritte ausführen:

1. Arbeiten Sie als Erstes aus, was Ihr Endprodukt ist. Schreiben Sie es auf.

2. Arbeiten Sie jetzt in der Reihenfolge rückwärts. Benennen Sie die früheren Produkte, die nötig sind, um jedes darauf folgende Produkt zu erzielen, die dann alle zusammen das Endprodukt ergeben.

3. Als Nächstes weisen Sie diese Hüte Leuten zu. Machen Sie dies in Form einer immer größeren Vollständigkeit Ihres Produkts. Dadurch wird sich Ihre Hierarchie ergeben, von der Person oder den Leuten an der Spitze, die für die Aufsicht über Ihre Angestellten verantwortlich sind, bis hin zu den Leuten, die für Unterabteilungen verantwortlich sind, und den Leuten, die für jedes der kleineren Produkte verantwortlich sind, die das größere Endprodukt ergeben.

4. Richten Sie Ihre Unternehmung oder Organisation an Flüssen aus – wie sich die kleineren Produkte von einer Person in Ihrer Organisation zu der nächsten weiterbewegen.

5. Arbeiten Sie die Kommunikationsabfolge aus und benennen Sie sie – die Reihenfolge der kleineren Produkte, die nach ihrer Fertigstellung von einer Person (einem Hut) zur nächsten weitergereicht werden.

6. Arbeiten Sie die Tätigkeiten (Aktionen oder Schritte) aus, die jedes kleinere Produkt hervorbringen. Schreiben Sie diese als Funktionen und Aktionen auf, einschließlich aller Fertigkeiten, die das Endprodukt der Organisation erzeugen.

7. Benennen Sie diese als bestimmte Hüte.

8. Stellen Sie Leute ein, die diese „Hüte“ tragen und die Arbeit erledigen.

9. Üben Sie die Aktionen oder Schritte, die gemacht werden müssen, mit Ihren Angestellten, damit diese bekannt werden. Üben bedeutet, eine Reihe von sorgfältig ausgearbeiteten Vorgehensweisen, die immer auf die gleiche Weise gemacht werden und immer ein gewünschtes Ergebnis haben, immer wieder probeweise durchzuführen, um sie zu erlernen.

10. Stellen Sie Mappen mit schriftlichen Stellenbeschreibungen für jeden Hut zusammen und verteilen Sie sie an Ihre Angestellten – die genauen Funktionen und Pflichten jedes Hutes, den Sie zugewiesen haben. Diese Niederschriften werden auch als „Hüte“ oder jemandes „Hut“ (schriftliche Materialien) bezeichnet.

11. Lassen Sie diese schriftlichen Hüte an die Leute verteilen, die Sie eingestellt haben. Lassen Sie jede Person ihre Materialien sorgfältig studieren, damit sie weiß, was von ihr erwartet wird, was sie zu tun hat und wie es gemacht wird.

12. Sorgen Sie dafür, dass die Funktionen ausgeführt werden, damit die Produkte erhalten werden.

Das nennt man „Organisieren“.

Um ein Produkt hoher Qualität zu haben, organisieren Sie!

Um die Moral anzuheben, organisieren Sie!

Um zu überleben und erfolgreich zu sein, organisieren Sie!