En Organiseringstavle er i virkeligheden et skema, der viser flowet af produkter, som produceres, det ene efter det andet, af de folk, der arbejder i en organisation eller et firma.

Hver person i organisationen har et job eller en stilling eller en ”post”.

Hver post kan også kaldes en ”hat”.

Udtrykket hat er slang for den stillingsbetegnelse og det arbejde, der hører til et bestemt job i en organisation. Det er taget fra den kendsgerning, at hovedbeklædningen i mange fag, som for eksempel ved jernbanerne, er et kendetegn for det job, personen udfører.

På et tog går lokoføreren, der kører toget, for eksempel med én slags hat.

Eller en politibetjent går med en politibetjents hat.

En bygningsarbejder går med en slags hat, en hjelm, for at beskytte sig.

Enhver organisation består af et antal personer, som hver har en ”hat” eller et job at udføre.

I enhver organisation er der et flow af ting fra én hat til en anden, fra person til person, ansat til ansat. Og hver hat eller job i en organisation producerer et produkt, som bidrager til organisationens færdige produkt.

Resultatet af hele Organiseringstavlen er et produkt.

En butik sælger for eksempel computere. Nogle af hattene for denne butik ville være:

En indkøber der bestiller computere fra firmaer, der laver dem.

En lagerarbejder der tager imod bestilte computere og sætter dem på hylderne på lagret.

En sælger der sælger computerne til kunderne.

En kasserer som tager imod kundernes betalinger for deres indkøb.

Hver af disse er en hat, der producerer et produkt og bidrager til forretningens færdige produkt – computere af høj kvalitet solgt og leveret til kunder.

Udarbejdelse af en Orgtavle

Det spild af folk, der forekommer, når der ikke er nogen Orgtavle, og tabet af produkter produceret af organisationen, udgør gode grunde til den nødvendige mængde arbejde for at tegne en korrekt Orgtavle op, gøre den kendt og bruge den.

Folk forventer at have en Orgtavle og vil have en, og de protesterer, hvis der ikke er nogen. Den nybagte sømand, der går om bord på et skib, går ud fra, at skibet har en Orgtavle, hvis der er en, og hvis ikke den er posteret på en egentlig tavle, så i det mindste at der er en, der er kendt. Han går ud fra, at der vil være nogen, der har ledelsen, og at forskellige aktiviteter vil være under ledelse af forskellige personer.

Når der ikke er nogen kendt Orgtavle, vil en ansat eller et medlem af en organisation protestere og føle sig usikker, fordi han ikke ved, hvor han passer ind i organisationen.

Så at have en Orgtavle og at have en hat hjælper en person til at føle, at han hører til.

En person, som ikke har nogen hat, har det ret elendigt. Eller en person kunne have en hat, der ikke rigtig synes at være behøvet, og i det tilfælde vil han føle, at hans job bare er en ”fejl”.

Moral påvirkes også meget af Orgtavlens kvalitet eller af dens fravær. Moral er den mentale og emotionelle holdning hos en person eller en gruppe, og hvor stor begejstring de udviser for aktiviteten, de indgår i. Den overordnede test for en gruppe er dog dens levedygtighed. Levedygtighed betyder dens evne til at vokse, ekspandere og have succes. Dens levedygtighed afhænger af at have et acceptabelt produkt, som folk vil have. Grupper, der ikke har et acceptabelt produkt, mislykkes.

Mængden af produkter, der produceres, og hvor acceptable produkterne, der gives til andre, er, afhænger virkelig meget af at have en brugbar Orgtavle. De ansatte eller medlemmerne af organisationen skal kende og bruge Orgtavlen.

Selv en enkelt person eller en lille gruppe har brug for en meget præcis Orgtavle for i det hele taget at få nogen succes. Faktum er, at jo mindre gruppen er, des vigtigere bliver Orgtavlen. Men en enkelt person eller en lille gruppe har ofte ikke en. Og store grupper falder fra hinanden, hvis der ikke er en Orgtavle eller en dårlig en.

Skylden for produktets dårlige kvalitet, som et firma eller organisation producerer, lægges sædvanligvis kun på manglende dygtighed hos de folk, der arbejder der. Men et firmas eller organisations produktkvalitet afhænger faktisk utrolig meget af dens Orgtavle.

For eksempel følte de ansatte sig slidt halvt ihjel i et firma, der forsøgte at lave et bestemt produkt. Alle følte sig ophidsede og vrede på hinanden. Firmaet producerede et ringe produkt, der kostede cirka dobbelt så meget, som det normalt kostede at fremstille.

Da firmaet blev lidt bedre organiseret, og selvom mange af dets ansatte ikke var veluddannede, begyndte firmaet at lave et acceptabelt produkt med cirka halvt så stor arbejdsindsats. Så selv en smule organisering fungerede.

Mængden og kvaliteten af ethvert firmas eller gruppes produkter afhænger fuldstændig af Orgtavlen og hatte og deres brug.

Du kan uddanne dine folk i det uendelige, men medmindre du også har en egentlig og brugbar Orgtavle, vil du stadig få et dårligt produkt. Du vil også producere mindre af det.

Så mangel på en Orgtavle, der findes og er brugbar, kan føre til fiasko. Mangel på viden om emnet organisering resulterer i at skulle have folk, der er ”genier”. Det vil ikke være vellykket særlig længe.

For at lave noget som helst skal du have en virkelig og kendt Orgtavle. Du har brug for en Orgtavle for at forbedre din produktkvalitet. Du har brug for en til at holde gruppens moral høj. Du har brug for en til at fordele arbejdsbyrden ligeligt, så ingen bliver overbebyrdet. Så hvordan laver du en?

Hatte

En Orgtavle er sat sammen af hatte.

Den præcise definition på en hat er ”den væren og gøren, der opnår et produkt”.

En væren er det at påtage sig eller vælge en form for identitet. For eksempel er en receptionist en identitet. Hvis du går ind i et firma, kan du identificere receptionisten, den person der hilser på folk, som kommer ind i firmaet. Det er hendes identitet. Sekretær er et andet eksempel på en identitet. Buschauffør ville være en anden identitet.

Gøren er det at foretage en handling eller være aktiv med noget.

Lad os som eksempel bruge et tog:

Lokoføreren, som kører lokomotivet, der trækker toget, bærer sin hat som lokofører og har stillingen lokofører. Det er hans væren.

Han modtager ordrer, holder øje med de forskellige advarselssignaler og kontrollerer motoren for at starte, ændre og stoppe den. Det er hans gøren.

Han flytter toget, passagererne eller fragten sikkert fra et sted til et andet efter køreplanen. Så et flyttet tog og last er lokoførerens produkt.

Hvordan opstår en lokoførers hat?

Folk og varer skal flyttes over afstande på land. Eller der skal være transport af folk og varer til og fra en ny by eller et nyt område under opbygning.

Og folk vil betale for at blive flyttet og betale for at få deres varer flyttet.

Det gør tog.

Pengene til at etablere og drive togdrift skal arrangeres. Man har brug for at få de juridiske rettigheder til at lægge skinner, togene kan køre på. Så skal skinnerne lægges, og lokomotiver, togvogne, stationer og bygninger til at opbevare og reparere lokomotiver skal bygges.

Nogen skal køre toget. Så nogen skal ansættes til det. Og det er posten eller hatten som lokofører.

Hvordan ved vi det? Fordi vi er nødt til at få et produkt i form af flyttede folk og varer. Det var det, vi prøvede på at gøre til at begynde med.

Derfor har vi lokoførerhatten.

Men hvad hvis vi ikke havde nogen Orgtavle overhovedet?

Lokoførerhatten ville være den eneste hat. Så lokoføreren forsøger at opkræve betaling for togbilletterne, drive togstationerne, ordne sin motor, købe brændstof til toget, læsse vognene og så videre.

Tja, hvis lokoføreren skulle gøre alt det, ville det følgende ske:

1. Han ville være udmattet.
2. Hans humør ville være dårligt.
3. Hans maskineri ville bryde sammen.
4. Han kunne komme ud for ulykker.
5. Ejendommen, hvor jernbanen ligger, ville ikke blive passet og ville ende i en dårlig tilstand.
6. Han ville ikke producere meget af sit produkt – flyttede folk og fragt.
7. Hans produkt ville heller ikke være godt, fordi han ikke ville kunne holde sig til en tidsplan. Der ville være masser af klager.
8. Inden længe ville der ikke være nogen jernbane.

Måske lyder det dig bekendt!

Hvordan er de problemer blevet ”løst” tidligere?

Måske blev folk ansat til at drive hver jernbanestation, og nogen sagde: ”Sådan! Det skal nok gå det hele.”

Tja, det ville stadig være et rod.

Eller måske beslutter nogen at ansætte flere lokoførere og flere folk til at drive stationerne og derpå flere lokoførere og endnu flere til at drive stationer ... og det ender med et forvirret rod, enorme udgifter til lønninger og et meget dårligt produkt.

Så problemet skal løses på en anden måde.

Vi ville ikke komme nogen vegne og ville ikke ende med at have en Orgtavle, der fungerer – og intet vil fungere eller være levedygtigt – medmindre vi gør dette:

Vi optæller alle de produkter, organisationen skal producere for at lave sit slutprodukt korrekt. Vi finder så frem til de forskellige hatte, der er nødvendige for at producere disse mindre produkter.

Når vi har gjort det, kan vi derpå anbringe hattene på en Orgtavle, så der er et flow. Vi kan udarbejde, hvem der giver ordrer til hvem. Vi kan udarbejde, hvordan de ansatte let vil kunne kommunikere til hinanden. Så har vi en Orgtavle.

Du kan ikke udarbejde en Orgtavle, før du har (a) fået et overblik over alle de mindre produkter, der skal produceres for at få dit færdige produkt, og (b) derefter give hatte til folk til at producere hvert mindre produkt.

Kvaliteten af det færdige produkt afhænger af at have en Orgtavle, der fungerer. Det afhænger af at have alle hattene navngivet. Det afhænger af, at få alle til at udføre de tildelte hatte. Og det afhænger af at få alle til at arbejde sammen for at få det påkrævede arbejde UDFØRT.

At arbejde tilbage fra det færdige produkt

Lad os nu se, hvordan man tager et produkt for en hvilken som helst organisation og udarbejder alle de mindre produkter, der, når de bliver sat sammen, udgør det færdige produkt.

Vi kan begynde med det færdige produkt for en jernbane – flyttet last af passagerer og varer. Hvor mange mindre produkter skal der til for at lave det store, færdige produkt?

Her har vi så det større færdige produkt – som opdeles i mindre produkter, hvert er frembragt tidligere i rækkefølgen end det færdige produkt.

Der er et tidligere produkt til transporteret last – hvilket er indkøbte lokomotiver. Før et lokomotiv kan bruges eller repareres, skal nogen først købe det. Og for at købe det er der et tidligere produkt til det – penge til materiel.

Når man ser på selve lasten, er der produktet bestående af en leveret last, der er blevet taget imod af en person eller et firma i den modtagende ende.

Man kan arbejde tilbage til tidligere i denne rækkefølge, og man vil finde et andet produkt – oplagret fragt (de ting der bliver transporteret med toget – tømmer, kul osv.). Fragten skal opbevares, når den ankommer, og før den afleveres.

Og før det finder vi endnu et produkt – aflæsset fragt. Igen er der nogen, der skal aflæsse fragten.

Og før det – er der flyttet fragt, hvilket er det, toget gør.

Når man kigger før det – er der læsset fragt, før toget tager det noget sted hen.

Og selv før det – er der gods samlet til forsendelse.

Og når man går tilbage – er der kontrakter underskrevet med kunder om at flytte deres varer.

Og når vi går tidligere end det – annoncer placeret synligt for publikum.

Og før det – undersøgelser blandt publikum for at finde ud af, hvilke behov de har med hensyn til at få gods flyttet.

Og lige ved begyndelsen – er der en undersøgelse af de aktiviteter, der kunne have brug for en godstransportservice.

Hvert af disse produkter er en hat, og hver enkelt skal udføres for at opnå det færdige produkt.

Når vi ser nærmere på det, ser vi også, at der ikke er noget gebyr for den givne service eller nogen indkomst involveret. Så der er et yderligere produkt: Indkomst nødvendig for at organisationen kan betale sine regninger, købe det den har brug for til fremtidig produktion og så videre. Dette produkt har selvfølgelig tidligere hatte.

Der er nogle, der ikke er produktorienterede – hvilket betyder, de tror, indkomst bare dukker op uden at producere noget. Mange kan ikke forestille sig og tænker ikke på rækkefølgen af produkter, der er nødvendige for at lave og levere et færdigt produkt eller en service, og så modtage betaling for det. Så de går fallit og sulter.

Der er altid en masse tidligere produkter, der skal produceres, før produktet indkomst modtages. Folk kan bare komme til at sidde fast i pengedelen. De ser ikke nogen produktrækkefølge, så de går fallit eller er fattige.

Hvis du har en aktivitet, et firma eller en organisation, må du have et ønskværdigt produkt, der sælges for mere, end det koster at fremstille. Du er nødt til at sælge produktet og levere det for at få indkomst.

Organisering

For at organisere dit firma, din gruppe, aktivitet eller husstand behøver du kun at udføre de følgende, præcise trin:

1. Udarbejd først, hvad dit færdige produkt er. Skriv det ned.

2. Arbejd nu baglæns i rækkefølge. Navngiv de tidligere produkter, der er nødvendige for at lave hvert af de næste produkter, og som alle bliver til dit færdige produkt.

3. Udnævn som det næste folk til disse hatte. Gør det i form af større og større grad af færdiggørelse af dit produkt. Derfra vil du få din kommandovej, fra den person eller de folk i toppen, der har ansvar for at overvåge dine ansatte, ned til de folk, der har ansvar for afdelinger, og til de folk, der har ansvar for hvert af de mindre produkter, der udgør det større, færdige produkt.

4. Justér din aktivitet eller organisation til flows – hvordan de mindre produkter bevæger sig fra en person i din organisation til den næste person.

5. Udarbejd og navngiv rækkefølgen i kommunikation – rækkefølgen for mindre produkter, der efter færdiggørelse bliver givet videre fra en person (hat) til den næste.

6. Udarbejd den gøren (handlinger eller trin), der resulterer i hvert mindre produkt. Skriv dem ned som funktionerne og handlingerne, med alle færdighederne inkluderet, der skal til for at producere organisationens færdige produkt.

7. Navngiv disse som specifikke hatte.

8. Ansæt folk til at ”bære” disse hatte og udføre de job.

9. Øv handlingerne eller trinnene, der skal udføres, med dine ansatte for at få dem kendt. Øv betyder at gennemgå et sæt omhyggeligt udarbejdede fremgangsmåder, der altid udføres på samme måde og altid frembringer et ønsket resultat.

10. Sammensæt pakker, og omdel skrevne jobbeskrivelser til dine ansatte for hver hat – de præcise funktioner og pligter for hver hat, du har tildelt. Disse beskrivelser kaldes også ”hatte” eller nogens ”hat” (skrevne materialer).

11. Få disse skrevne hatte delt ud til de folk, du har ansat. Få hver person til at studere sine materialer omhyggeligt, så han ved, hvad der forventes af ham, hvad han skal gøre, og hvordan det gøres.

12. Få funktionerne udført, så produkterne indtræffer.

Dette kaldes ”organisering”.

For at få et kvalitetsprodukt, organisér!

For at hæve moralen, organisér!

For at overleve og være succesrig, organisér!