Hvad er organisering?

De fleste mennesker har så mange idéer om ordet ”organisering”, at de ikke tænker på det som en aktivitet, der involverer folk, der arbejder sammen for at få noget gjort.

Lad os se, hvad organisering i virkeligheden er.

Lad os begynde ved at tage en bunke røde, hvide og blå perler, der bruges til at fremstille noget. Lad os organisere dem.

Først tegner vi Orgtavlen. ”Orgtavle” er ikke en forkortelse for organisationstavle men for Organiseringstavle. En Orgtavle er en tavle, der viser det velordnede arrangement i organisering til at producere et produkt. Et produkt er, igen, noget færdiggjort – en service eller ting – der kan udveksles.

Organisationer og firmaer producerer produkter – biler, smykker, tøj, legetøj, mad osv. I enhver organisation eller virksomhed producerer hver person, der arbejder dér, noget.

For eksempel producerer en receptionist samtaler, der besvares høfligt og viderestilles til den rigtige person.

En bygningsarbejder producerer en del af en bygning, såsom at sætte væggene op eller lægge gulvene.

En pakker anbringer det, firmaet producerer, ordentligt i den rigtige æske.

En organiseringstavle bruges af en organisation til at producere sine produkter og således have succes.

Lad os se, hvordan det fungerer.

Vi har en bunke perler. Lad os læsse alle perlerne af på den ansvarshavende, den person med ansvaret, hulter til bulter i forvirring.

Det er indlysende, at den ansvarshavende skal gøre noget med alle disse perler, ellers vil han selv føle sig forvirret og ude af stand til at tage sig af denne forvirring. Så han skal dirigere perlerne – sende dem på en bestemt bane eller kanal. En måde, han kan gøre det på, er ved først at dele dem op i typer: Røde perler, hvide perler og blå perler.

Det vil se sådan ud:

Det er det, en person med ansvar i enhver organisation, ethvert firma eller enhver aktivitet, skal gøre. Han dirigerer. Han deler ting, der kommer til ham, op i typer eller klasser af ting eller klasser af handling.

Men indtil videre er perlerne kun blevet inddelt efter type – rød, hvid og blå.

De er ikke gået nogen steder hen.

Igen, en organisation skal producere noget. Lad os sige, at organisationens produkter er perler, der er boret huller i, trukket på snor og pakket i æsker. Vi ville få dette:

Eller vi ville få:

Eller vi ville få:

Det er ikke særlig vigtigt, hvilket mønster vi bruger som Orgtavle, så længe det håndterer mængden af perler.

Hvis vi kun havde én person i denne ”organisation”, ville han alligevel være nødt til at have en vis idé om organisering og en form for Orgtavle.

Men hvis vi har et større antal personer eller ting at klare, skal vi tilføje folk for at få arbejdet udført. Men hvis vi bare tilføjer folk uden en Orgtavle, vil vi også tilføje en masse forvirring.

En organisation uden en Orgtavle vil bryde sammen på grund af, at den har mere arbejde, end den nemt kan klare. Resultatet vil være en forvirring.

Hvad er en forvirring? En forvirring er et flow (en strøm) af artikler (folk, kommunikationer eller andre ting), som ikke er arrangeret eller ikke har nogen orden. Ting støder ind i og kastes tilbage fra hinanden og forbliver I området. De kommer ikke ud nogen steder.

Der er intet produkt, fordi for at få et produkt skal noget flowe UD. Hvis et firma fremstiller tøj, skal det tøj, firmaet producerer, sendes UD til for eksempel et andet firma, som så vil sælge tøjet til folk.

Vi kan nu se to ting. Vi har nogle stabile ting. Det er steder eller jobs eller stillinger i en gruppe eller organisation. Og vi har ting, der flower. Det er de ting, der bliver ændret af de folk, der har jobbet eller stillingen.

Ved at bruge det eksempel med et firma, der laver tøj, kunne det fungere på denne måde:

Uforarbejdet tekstil (stof) leveres til firmaet. Nogen skal skære det til. Det er hans job – tilskærer. Han har lavet en ændring på materialet – han har skåret det til.

Så han sender det videre til en anden, og den persons job er at sy stoffet og lave en skjorte – skjortesyerske. Den ansatte har så lavet en anden ændring.

Så hun sender skjorten videre til en anden ansat, der syr knapperne i skjorten – knapsyerske. Endnu en ændring.

Den færdigsyede skjorte går nu til pakkeren, der pakker skjorten ned.

Ved hvert punkt er tingene (tekstil og derpå skjorter), der bevæger sig gennem dette tøjfirma, blevet ændret, indtil de er færdiggjorte produkter.

Firmaets færdige produkt – pakkede skjorter af høj kvalitet klar til salg – kan nu blive solgt til et andet firma, såsom et stormagasin, som så vil sælge skjorterne til folk, der har brug for eller ønsker skjorter.

Så en organisations eller firmas ansatte ændrer på artikler, der flower eller bevæger sig gennem firmaet.

Artikler flower i rækkefølge.

Ting kommer ind i en organisation, ændres og flower ud af en organisation.

En organisation, der kun har én slags ting som f.eks. røde perler, er mindre kompliceret end en med flere slags ting:

Enhver aktivitet har en rækkefølge af handlinger. Den skal have punkter, der er stabile – folk på jobbene, der udfører arbejdet – og som ikke flower, for at håndtere ting der faktisk flower.

Det er ikke nødvendigt at have de folk, som er stabile punkter, til kun at gøre én ting. Men der skal være en præcis, korrekt rækkefølge af handlinger.

Alt dette gælder for et maskinrum på et skib eller et advokatkontor eller enhver organisation.

I maskinrummet på et skib flower brændstoffet f.eks. ind og ændres til bevægelse (kraft), som flower ud.

Nogen betjener maskinerne. Nogen reparerer maskinerne. Måske bliver det hele gjort af én person, men så snart mængden går op, bliver man nødt til at planlægge handlingerne, dele dem op i forskellige typer og sætte dem på en Orgtavle.

Det gøres ved at dele drift og reparation op i to handlinger, idet man får to aktiviteter på den samme Orgtavle.

Maskinmesteren holder flowene i gang og sørger for, at maskinisterne gør deres arbejde.

På et advokatkontor får vi andre handlinger som et flow.

Det ovenstående ville være et arrangement af flow, muligvis med en anden person (med en anden færdighed) på hvert punkt.

Eller vi kunne have en Orgtavle, hvor ting ikke bevæger sig nogen steder hen.

Men hvis vi gjorde det, ville vi være nødt til at placere ting på Orgtavlen, ovenfra og ned i hver sektion, som viste de forskellige handlinger, der skulle gøres, arbejde os nedad og fortsætte med at opføre hver handling.

På denne måde ville et flow finde sted gennem de forskellige folk på Orgtavlen. Det ville se sådan ud:

Orgtavler, der kun viser navnene på forskellige stillinger, vil som regel ikke flowe eller fungere godt.

En typisk Orgtavle for en hær var førhen:

Men da hære fik mange flere mand, skulle de have en Orgtavle, der viste flows af ting.

Så man organiserer ved at udføre disse trin:

1. Omhyggeligt gennemse typerne af artikler – de ting, der indgår i at producere et produkt.

2. Udarbejde de ændringer, der skal udføres for hver slags artikel for at lave et produkt.

3. Ansætte og sætte de folk på Orgtavlen, som vil udføre ændringen i den rækkefølge af ændringer, der er anvist på tavlen.

Tavlen skal også inkludere en genkendelse af de forskellige slags artikler i nummer 1 ovenfor.

Den skal også omfatte dirigeringen af de forskellige slags ting, til folk der ændrer dem. Til sidst er der en yderligere dirigering ud som produkter.

For eksempel skal en receptionist i et firma kunne genkende de forskellige typer besøgende, der kommer til hendes receptionsskranke. Et bud ville blive dirigeret til den person, der tager imod leveringer. En mulig kunde ville blive dirigeret videre til en sælger. Og så videre.

For at den kan bruges, skal en Orgtavle også omfatte at få fat i de materialer og forsyninger, der er nødvendige for at producere. Den skal have måder at få organisationens produkt ud på til folk, der kunne ønske det, såsom at have reklamefolk og sælgere. Der skal betales for produkterne, den producerer. Den skal også have folk til at holde opsyn med arbejdet.

Et firma er i bund og grund en samling af små Orgtavler, der er sat sammen, så de fungerer som en stor Orgtavle.

For at planlægge enhver aktivitet, du gerne vil udføre, skal du kunne udføre disse enkle trin:

1. Visualisere (skabe et billede af, forestille dig i dit sind) rækkefølgen af flows og de ændringer, der skal ske ved hvert punkt.

2. Være i stand til at se, hvor en artikel (papir, person, penge osv.) kommer ind, og hvor den forlader din aktivitet, firma osv.

3. Være i stand til at lokalisere ethvert punkt, hvor ting er stoppet og ikke fungerer, og gøre noget for at ordne den del af flowet.

En korrekt Orgtavle er kort sagt en fortsat kombination af flows af ting, der ikke støder ind i hinanden, og som faktisk kommer ind og faktisk gennemgår den ønskede ændring, og som faktisk går ud som produkter.