En organiseringsplan är egentligen en tabell som visar flödet av produkter som produceras, en efter en, av de personer som arbetar i en organisation eller ett företag.

Varje person i organisationen har ett arbete eller en ställning eller ”post”.

Varje post kan även kallas en ”hatt”.

Termen hatt är slang för den titel och de arbetsuppgifter som hör till en specifik post i en organisation. Den är tagen från det faktum att inom många yrkesområden, som till exempel järnvägen, visar den typ av hatt man har vilket arbete man utför.

På ett tåg, till exempel, har lokföraren en viss typ av hatt.

Eller en polis har en polishatt.

En byggnadsarbetare har en sorts hatt, en hjälm, som skyddar honom.

Varje organisation består av ett antal personer som var och en har en ”hatt” eller ett jobb att utföra.

I varje organisation finns det ett flöde av saker från en hatt till en annan, från person till person, anställd till anställd. Och varje hatt eller jobb i en organisation producerar en produkt som bidrar till organisationens slutprodukt.

Resultatet av hela orgplanen är en produkt.

Exempel: En butik säljer datorer. Några av hattarna i denna butik skulle vara:

Inköparen som beställer datorerna från företag som tillverkar dem.

Lagerförmannen som tar emot datorerna som beställts och sätter dem på lagerhyllorna.

Säljaren som säljer datorerna till kunderna.

Kassören som tar emot kundernas betalningar för deras köp.

Var och en av dessa är en hatt som producerar en produkt och bidrar till butikens slut-produkt – datorer av hög kvalitet som sålts och levererats till kunder.

Hur man arbetar ut en orgplan

Slöseriet av människor som sker när det inte finns någon orgplan och avsaknaden av produkter som tillverkas av organisationen är goda skäl till att lägga ner det arbete som krävs för att utarbeta, göra känd och använda en korrekt orgplan.

Folk förväntar sig en orgplan och de vill ha en, och de protesterar om det inte finns någon. Den färskaste sjöman som går ombord på ett fartyg tar för givet att fartyget har en orgplan, och om det inte finns någon uppsatt på en faktisk tavla, så åtminstone en som är känd. Han tar för givet att det finns någon som är ansvarig och att olika aktiviteter faller under olika personer.

När det inte finns någon känd orgplan kommer en anställd eller medlem av en organisation att protestera och känna sig otrygg, för han vet inte var han passar in i organisationen.

Så att ha en orgplan och ha en hatt hjälper en person att känna sig som om han hör hemma där.

En person som inte har en hatt känner sig eländig. Eller en person kan ha en hatt som verkar som om den egentligen inte behövs, och kommer då att känna det som att hans jobb helt enkelt är ett ”misstag”.

Moral påverkas således också i hög grad av en orgplans kvalitet eller avsaknaden av den. Moral är den mentala och känslomässiga attityden hos en individ eller grupp och den mängd entusiasm de visar för den aktivitet som de är involverade i. Det övergripande testet för en grupp är dock dess livskraft. Livskraft betyder dess förmåga att växa, expandera och vara framgångsrik. Dess livskraft beror på att ha en godtagbar produkt som folk kommer att vilja ha. Grupper som inte har en godtagbar produkt går omkull.

Mängden produkter som produceras och godtagbarheten hos de produkter som ges till andra beror i mycket hög grad på att ha en fungerande orgplan. De anställda eller medlemmarna av organisationen måste känna till och använda orgplanen.

Till och med en ensam person eller en liten grupp behöver en mycket exakt orgplan för att ha någon framgång alls. Faktum är att ju mindre gruppen är, desto viktigare blir orgplanen. Men ofta har en enskild person eller en liten grupp inte någon. Och stora grupper upplöses om det inte finns någon orgplan, eller en dålig sådan.

Den dåliga kvaliteten på produkten som tillverkas av ett företag eller en organisation skylls ofta enbart på skickligheten hos de personer som arbetar där. Men faktum är att ett företags eller en organisations produktkvalitet i hög grad hänger på dess orgplan.

Till exempel, de anställda i ett företag som försökte tillverka en viss produkt kände det som att de arbetade ihjäl sig. Alla var upprörda och arga på varandra. Företaget producerade en dålig produkt som kostade ungefär dubbelt så mycket som den borde kosta att producera.

När företaget blev lite bättre organiserat började det producera en godtagbar produkt med ungefär halva mängden arbete, trots att många av dess anställda inte var väl utbildade. Så till och med bara lite organisering fungerade.

Mängden av och kvaliteten på varje företags eller grupps produkter beror helt och hållet på orgplanen och hattar och användningen av dessa.

Man kan utbilda sitt folk i det oändliga, men om man inte också har en orgplan som är verklig och som fungerar, kommer man fortfarande att ha en dålig produkt. Man kommer också att producera mindre av den.

Så avsaknad av en orgplan som existerar och fungerar kan leda till misslyckande. Brist på kunskaper i ämnet organisering resulterar i att man måste ha personer som är ”genier”. Ett sådant företag kommer inte att vara framgångsrikt särskilt länge.

För att producera någonting över huvud taget, måste man ha en orgplan som är känd och verklig. Man behöver en orgplan för att förbättra kvaliteten på sin produkt. Man behöver en för att hålla gruppens moral hög. Man behöver en för att jämt fördela arbetsbelastningen, så att ingen blir överarbetad. Hur gör man då en sådan?

Hattar

En orgplan består av hattar.

Definitionen på en hatt är: den ”beingness och det görande som uppnår en produkt”.

En beingness är antagandet eller väljandet av en identitetskategori. Exempel: En receptionist är en identitet. Om man går in på ett företag kan man identifiera receptionisten, den person som välkomnar personer som kommer till företaget. Det är hans identitet. Sekreterare är ett annat exempel på en identitet. Busschaufför är en annan identitet.

Görande är handlingen att utföra någon handling eller aktivitet.

Låt oss som exempel ta ett tåg:

Lokföraren som kör loket som drar tåget bär sin lokförarhatt och har posten lokförare. Det är hans beingness.

Han tar emot order, håller ögonen på de olika varningslamporna och kontrollerar driften av loket så att han startar, förändrar och stoppar det. Det är hans görande.

Han förflyttar tåg, passagerare och last tryggt från en plats till en annan enligt tidtabellen. Så ett förflyttat tåg och last är lokförarens produkt.

Hur uppstod lokförarhatten?

Personer och gods måste förflyttas över avstånd på land. Eller en ny stad eller ett nytt område som håller på att byggas måste ha transport av människor och gods till och från det.

Och människor betalar för att bli förflyttade, och betalar för att få sina tillhörigheter förflyttade.

Tåg gör detta.

Pengarna som behövs för att etablera och driva tågtrafik måste arrangeras. Man behöver få de juridiska rättigheterna för att anlägga järnvägsspåren. Sedan måste spåren anläggas och lok, vagnar, stationer och byggnader för att rymma och reparera lok måste byggas.

Någon måste köra tåget. Så någon måste anställas för detta. Och detta är posten eller hatten lokförare.

Hur vet vi det? Därför att vi måste ha produkten förflyttade personer och förflyttat gods. Det var vad vi försökte göra från första början.

Därför har vi lokförarhatten.

Men hur skulle det vara om vi inte hade någon orgplan över huvud taget?

Då skulle lokförarhatten vara den enda hatten. Så lokföraren försöker inkassera tågbiljettavgifter, driva tågstationerna, reparera sitt lok, köpa bränsle till loket, lasta vagnarna och så vidare.

Om lokföraren behövde göra allt detta skulle följande inträffa:

1. Han skulle bli slutkörd.
2. Hans humör skulle bli dåligt.
3. Hans lok skulle gå sönder.
4. Han skulle kunna råka ut för olyckor.
5. Den egendom som järnvägen existerade på skulle inte tas om hand och skulle bli i dåligt skick.
6. Han skulle inte producera särskilt mycket av sin produkt – förflyttade personer och frakt.
7. Hans produkt skulle inte heller vara bra eftersom han inte skulle kunna hålla en tidtabell. Det skulle bli många klagomål.
8. Det skulle snart inte finnas någon järnväg.

Kanske låter detta bekant för dig!

Hur har dessa problem ”lösts” i det förflutna?

Personer kanske anställdes till att sköta varje tågstation och någon sade: ”Sådär, ja! Allting kommer att bli bra.”

Men det skulle fortfarande vara en enda röra.

Eller kanske någon bestämmer sig för att anställa fler lokförare och fler personer som sköter stationerna och sedan fler lokförare och ännu fler personer som sköter stationerna ... och detta slutar med en förvirrad röra, enorma lönekostnader och en mycket dålig produkt.

Så detta problem måste lösas på något annat sätt.

Vi skulle inte komma någonstans och skulle inte få en orgplan som fungerade – och ingenting skulle fungera eller vara lönsamt – om vi inte gör detta:

Vi räknar upp alla produkter som organisationen måste producera för att åstadkomma sin slutprodukt på korrekt sätt. Sedan arbetar vi ut de separata hattar som behövs för att producera dessa mindre produkter.

När vi har gjort detta kan vi sedan arrangera hattarna på orgplanen så att det blir ett flöde. Vi kan arbeta ut vem som ger order till vem. Vi kan arbeta ut hur de anställda lätt kommer att kunna kommunicera med varandra. Då har vi en orgplan.

Man kan inte arbeta ut en orgplan förrän man a) har räknat ihop alla de mindre produkter som måste produceras för att man ska få sin slutprodukt och b) sedan ger hattar till personer som därefter producerar varenda mindre produkt.

Kvaliteten på slutprodukten beror på att ha en orgplan som fungerar. Den beror på att ha alla hattar angivna. Den beror på att få alla att utföra sina tilldelade hattar. Och den beror på att få alla att arbeta tillsammans för att få det nödvändiga arbetet GJORT.

Att arbeta bakåt från slutprodukten

Låt oss nu se hur man tar produkten för vilken organisation som helst och arbetar ut alla de mindre produkterna som, när de sätts samman, blir slut-produkten.

Vi kan börja med slutprodukten för en järnväg – förflyttade laster av passagerare och gods. Hur många mindre produkter krävs det för att åstadkomma den större slutprodukten?

Här har vi således den större slutprodukten, som kan delas upp i mindre produkter, vilka var och en produceras tidigare i ordningsföljden, före slutprodukten.

Det finns en tidigare produkt än förflyttade laster – vilken är köpta lok. Innan ett lok kan användas eller repareras måste någon köpa det. Och för att köpa det finns det en tidigare produkt – pengar för utrustning.

När man tar en titt på själva lasten så har vi produkten levererad last som har tagits emot vid mottagaränden av en person eller ett företag.

Man kan gå tillbaka tidigare i den ordningsföljden och då hittar man en annan produkt – förvarad frakt (de saker som transporteras av tåget – virke, kol osv.). De fraktade sakerna ska lagras när de anländer och innan de levereras.

Och innan dess hittar vi en annan produkt – olossad frakt. Återigen, någon måste lossa frakten.

Och innan dess har vi förflyttad frakt, vilket är vad tåget gör.

Och om vi tittar innan dess finner vi lastad frakt, innan tåget tar det någonstans.

Och till och med innan dess har vi frakt hopsamlad för transport.

Och innan dess har vi undertecknade kontrakt med kunder för att förflytta deras gods.

Och om vi går tidigare än så – annonser placerade där allmänheten kan se dem.

Och innan dess – enkätundersökningar av allmänheten för att ta reda på vad de behöver vad gäller flyttat gods.

Och ända vid början – en enkätundersökning beträffande de aktiviteter som möjligen behöver godstransporter.

Var och en av dessa produkter är en hatt och var och en måste göras för att slutprodukten ska uppnås.

Om vi tittar närmare på detta ser vi också att det inte är några avgifter för den service som ges och inga inkomster involverade. Så det finns ytterligare en produkt: inkomst nödvändig för att organisationen ska kunna betala sina räkningar, köpa vad den behöver för framtida produktion och så vidare. Denna produkt har naturligtvis tidigare hattar.

Vissa människor är inte produktmedvetna – det vill säga de tror att inkomster bara uppstår utan att någonting produceras. Många personer kan inte tänka på – och gör det inte – den ordningsföljd av produkter som är nödvändig för att åstadkomma och leverera en slutprodukt eller tjänst och sedan ta emot betalning för den. Följaktligen går de i konkurs och svälter.

Det finns alltid en mängd tidigare produkter som behöver produceras innan produkten inkomster mottas. Människor kan helt enkelt fastna på pengar. De ser ingen ordningsföljd av produkter och går därför i konkurs eller är fattiga.

Om man har en aktivitet, ett företag eller en organisation, måste man ha en önskvärd produkt som säljs för mer än den kostar att producera. Man måste sälja produkten och leverera den för att få inkomster.

Organisering

För att organisera sin grupp, sitt företag, sin aktivitet eller sitt hushåll, behöver man bara göra följande exakta steg:

1. Arbeta först ut vilken din slutprodukt är. Skriv ner den.

2. Arbeta nu bakåt i ordningsföljd. Namnge tidigare produkter som är nödvändiga för att framställa varje nästa produkt och som alla sammantagna resulterar i din slutprodukt.

3. Efter detta, tilldela dessa hattar till folk. Gör detta så att din produkt blir mer och mer fullbordad. Från detta får man sin befälskedja, från personen eller personerna i toppen som är ansvariga för tillsynen av ens anställda, ner till personerna som är ansvariga för avdelningar och till de som är ansvariga för var och en av de mindre produkterna som resulterar i den större, slutliga produkten.

4. Anpassa din verksamhet eller organisation för flöden – hur de mindre produkterna går från en person i din organisation till nästa person.

5. Arbeta ut och namnge ordningsföljden i kommunikation – ordningsföljden för mindre produkter som går, efter fullbordan, från en person (hatt) till nästa.

6. Arbeta ut det görande (handlingar eller steg) som resulterar i varje mindre produkt. Skriv ner dessa som de funktioner och handlingar som krävs för att producera organisationens slutprodukt, med alla färdigheter som måste till inkluderade.

7. Ange dessa som specifika hattar.

8. Anställ personer som ”bär” dessa hattar och gör jobben.

9. Öva de handlingar eller steg som ska göras med dina anställda så att de lär sig dem. Öva innebär att metodiskt förbättra sin färdighet i att utföra en uppsättning noggrant utarbetade procedurer som alltid görs på samma sätt och alltid åstadkommer det önskade resultatet.

10. Sätt ihop och dela ut till dina anställda pärmar med skrivna arbetsbeskrivningar för varje hatt – de exakta funktionerna och uppgifterna för varje hatt du har tilldelat. Dessa beskrivningar kallas även ”hattar” eller någons ”hatt” (skrivet material).

11. Få dessa skriftliga hattar utdelade till de personer du har anställt. Få varje person att studera sitt material noggrant så att han vet vad som förväntas av honom, vad han ska göra och hur han ska göra det.

12. Se till att funktionerna utförs så att produkterna åstadkoms.

Detta kallas ”att organisera”.

För att få en produkt av hög kvalitet: Organisera!

För att höja moralen: Organisera!

För att överleva och vara framgångsrik: Organisera!