Vad är organisering?

De flesta människor har så många uppfattningar om ordet ”organisering” att de inte tänker på det som en aktivitet som involverar människor som arbetar tillsammans för att få någonting gjort.

Låt oss titta på vad organisering faktiskt är.

Låt oss börja med att ta en hög röda, vita och blå kulor som används för att göra någonting. Låt oss organisera dem.

Först ritar vi upp orgplanen. ”Orgplan” är inte kort för organisationsplan utan organiseringsplan. En orgplan är en plan som visar det välordnade arrangemang där man organiserar för att producera en produkt. Återigen, en produkt är något fullbordat – en tjänst eller artikel – som är utbytbar (kan bytas mot något annat).

Organisationer och företag producerar produkter – bilar, smycken, kläder, leksaker, mat osv. Inom varje organisation eller företag producerar varje person som arbetar där någonting.

En receptionist, till exempel, producerar artigt besvarade telefonsamtal som kopplas till rätt person.

En byggnadsarbetare producerar någon del av en byggnad, som t.ex. att sätta dit väggarna eller lägga golven.

En packare packar allt som företaget producerar, snyggt och prydligt i korrekta paket.

En organiseringsplan används av en organisation för att producera dess produkter och därigenom bli framgångsrik.

Låt oss titta på hur det fungerar.

Vi har en hög med kulor. Låt oss dumpa alla kulorna ovanpå den ansvarige, alla i en enda röra.

Uppenbarligen måste den ansvarige göra någonting med alla dessa kulor, annars kommer han själv att känna sig förvirrad och ur stånd att handskas med denna förvirring. Så han måste rutta kulorna – skicka iväg dem på en viss väg eller kanal. Ett sätt han kan göra detta på är att först separera dem i typer: röda kulor, vita kulor och blå kulor.

Det kommer att se ut så här:

Detta är vad en person som är ansvarig i vilken organisation, företag eller aktivitet som helst måste göra. Han ruttar. Han separerar saker som kommer till honom i olika klasser av saker eller klasser av handlingar.

Men hittills har kulorna bara grupperats i sina typer – röda, vita och blå.

De har inte gått någonstans.

Återigen, en organisation måste producera någonting. Låt oss säga att organisationens produkter är borrade, uppträdda och förpackade kulor. Vi skulle få detta:

Eller vi skulle få:

Eller vi skulle få:

Det är inte särskilt viktigt vilket mönster för en orgplan man använder, så länge den hanterar mängden kulor.

Om vi bara hade en enda person i denna ”organisation”, skulle han fortfarande behöva ha någon idé om organisation och någon slags orgplan.

Men om vi har ett stort antal människor eller saker att hantera, då måste vi lägga till folk för att få jobbet gjort. Men om vi lägger till dem utan någon orgplan, kommer vi också att lägga till en massa förvirring.

En organisation utan en orgplan kommer att kollapsa på grund av att den har mer arbete än den lätt kan hantera. Resultatet kommer att bli en förvirring.

Vad är en förvirring? En förvirring är ett flöde av partiklar (personer, kommunikationer eller andra saker) som inte har något arrangemang eller någon ordning. Saker kolliderar och studsar bort från varandra och stannar INOM området. De går inte ut någonstans.

Det finns ingen produkt, eftersom för att ha en produkt måste någonting flöda UT. Om ett företag gör kläder, måste de kläder som företaget tillverkar skickas UT, till exempel till ett annat företag som sedan kommer att sälja kläderna till folk.

Vi kan nu observera två saker. Vi har några stabila punkter. Dessa är platser eller jobb eller positioner i en grupp eller organisation. Och vi har saker som flödar. Detta är de saker som förändras av de personer som har jobbet eller ställningen.

Om vi tar exemplet med ett företag som gör kläder, skulle det kunna fungera så här:

Obearbetat tyg levereras till företaget. Någon måste klippa till det. Det är hans jobb – tillklippare. Han har gjort en förändring i materialet – han har klippt till det.

Sedan skickar han det vidare till någon annan, och den personens uppgift är att sy tyget och gör en skjorta – skjorttillverkare. Så denna anställde har gjort ytterligare en förändring.

Sedan skickar han skjortan till en annan anställd som syr i knapparna på skjortan – knappsömmare. Ytterligare en förändring.

Den färdiga skjortan går nu till förpackaren som paketerar skjortan.

Vid varje punkt har de saker (tyg och sedan skjortor) som rör sig igenom detta klädföretag förändrats, tills de är fullbordade produkter.

Företagets slutprodukt – förpackade skjortor av hög kvalitet, klara för försäljning – kan nu säljas till ett annat företag, såsom ett varuhus, som sedan kommer att sälja skjortorna till människor som behöver eller vill ha skjortor.

Så varje organisations eller företags anställda förändrar flödande partiklar.

Partiklar flödar i följd.

Saker kommer in i en organisation, blir förändrade, flödar ut ur en organisation.

En organisation med enbart en typ av artikel, såsom röda kulor, är mindre komplex än en med flera typer av artiklar:

Varje aktivitet har en följd av handlingar. Den måste ha punkter som är stabila – personerna på jobben som utför arbetet – och som inte flödar, för att kunna hantera saker som flödar.

Det är inte nödvändigt att låta de personer som är vid stabila punkter bara göra en sak. Men det måste ha en exakt, korrekt följd av handlingar.

Allt detta är sant beträffande ett fartygs maskinrum eller ett advokatkontor, eller vilken organisation som helst.

I ett fartygs maskinrum, till exempel, flödar bränslet in och omvandlas till rörelse (kraft) som flödar ut.

Någon håller maskinerna igång. Någon reparerar maskinerna. Allt kanske görs av en enda person, men så snart volymen ökar måste någon planera handlingarna, separera dem i olika typer och sätta dem på en orgplan.

Detta görs genom att man delar upp skötsel och reparation i två handlingar, så att man får två aktiviteter på samma orgplan.

Maskinchefen håller flödena igång och ser till att maskinskötarna utför sitt arbete.

På ett advokatkontor får vi andra handlingar som ett flöde.

Det ovanstående skulle vara ett flödesarrangemang, möjligen med en annan person (med en annan färdighet) vid varje punkt.

Eller så kan vi ha en orgplan där saker och ting inte rör sig någonstans.

Men om vi hade det skulle vi behöva placera saker och ting på orgplanen och börja överst i varje sektion, och visa de olika handlingar som ska göras och arbeta oss nedåt, och fortsätta ange var och en av handlingarna.

På detta sätt skulle ett flöde ske genom de olika personerna på orgplanen. Det skulle se ut så här:

Orgplaner som endast ger namnen för olika ställningar kommer vanligen inte att flöda eller fungera bra.

En typisk arméorgplan från gångna tider var:

Men efter hand som arméer fick många fler mannar, var de tvungna att ha en orgplan som visade hur saker och ting flödade.

Så man organiserar genom att göra dessa steg:

1. Se grundligt över de olika typerna av partiklar – de saker som är involverade i att producera en produkt.

2. Arbeta ut vilka förändringar som måste göras för varje typ av partikel för att den ska bli en produkt.

3. Anställa de personer som kommer att utföra förändringarna i den följd av förändringar som beskrivs på orgplanen och sätta dem på orgplanen.

Orgplanen måste också inkludera ett igenkännande av de olika typerna av partiklar i nummer 1 ovan.

Den måste också inkludera ruttningen av de olika typerna av saker till de personer som förändrar dem. Slutligen finns det en ytterligare ruttning ut som produkter.

Till exempel receptionisten i ett företag måste kunna känna igen de olika typerna av besökare som kommer till henne. En leverantör skulle ruttas till den person som tar emot leveranser. En potentiell kund skulle ruttas till en säljare. Och så vidare.

För att vara fungerande och användbar måste en orgplan också innefatta anskaffning av det material som behövs för att producera. Den måste ha sätt att få ut organisationens produkt till folk som kanske vill ha den, som till exempel genom annonsering och säljare. Den måste betalas för de produkter den producerar. Den måste också ha folk som tillser arbetet.

Ett företag består i huvudsak av en samling små orgplaner som har kombinerats till att fungera tillsammans som en stor orgplan.

För att planera vilken aktivitet som helst som man vill göra, måste man kunna göra dessa enkla steg:

1. Föreställa sig (skapa en bild i sitt sinne) följden av flöden och de förändringar som måste ske vid varje punkt.

2. Vara i stånd att se var en partikel (papper, kropp, pengar osv.) kommer in och var den lämnar ens aktivitet, företag osv.

3. Vara i stånd att lokalisera varje punkt där saker och ting har stoppat och inte fungerar och göra något för att fixa den delen av flödet.

Sammanfattning: En korrekt orgplan är en oavbruten kombination av flöden av saker som inte krockar med varandra och som kommer in och som genomgår den önskvärda förändringen och som sedan lämnar som produkter.