Um Organograma é realmente uma tabela que mostra o fluxo de produtos que são produzidos, um após o outro, por pessoas que trabalham em uma organização ou empresa.

Cada pessoa na organização tem um trabalho ou posição ou “posto”.

Cada posto também pode ser chamado de “hat”.

A palavra hat (chapéu) é uma gíria para o título e trabalho de uma função específica em uma organização. É tirado do fato de que em muitas profissões, como a ferroviária, o tipo de hat (chapéu) usado mostra o trabalho que a pessoa faz.

Por exemplo, em um trem, o maquinista que conduz o trem usa um tipo de chapéu.

Ou um policial usa um chapéu de policial.

Um trabalhador da construção usa um tipo de chapéu, um capacete, para protegê-lo.

Qualquer organização é constituída por um número de pessoas, e cada uma delas tem um “hat” ou trabalho a fazer.

Em qualquer organização, existe um fluxo de coisas de um hat para outro, de pessoa para pessoa, de funcionário para funcionário. E cada hat ou trabalho em uma organização produz um produto que contribui para o produto final da organização.

O resultado de todo o Organograma é um produto.

Por exemplo, uma loja que vende computadores. Alguns dos hats nessa loja seriam:

O comprador que faz o pedido dos computadores às empresas que os fabricam.

O estoquista que recebe os computadores pedidos e os coloca nas prateleiras do estoque.

O promotor de vendas que vende os computadores para os clientes.

O caixa que recebe os pagamentos dos clientes pelas compras.

Cada um desses é um hat que produz um produto e contribui para o produto final da loja: computadores de alta qualidade vendidos e entregues aos clientes.

Elaborando um Organograma

O desperdício de pessoas que acontece quando não há um Organograma e a perda de produtos produzidos pela organização dão boas razões para qualquer quantidade de trabalho necessário para elaborar, tornar conhecido e utilizar um Organograma apropriado.

As pessoas esperam ter um Organograma e querem um, e elas protestam se não houver um. O marinheiro recém-chegado que entra a bordo de um navio, assume que o navio tem um Organograma, se houver um e se não estiver afixado em um quadro real, pelo menos tem um que seja conhecido. Ele presume que há alguém encarregado e que as diferentes atividades estarão sob a autoridade de pessoas diferentes.

Quando não há um Organograma conhecido, um funcionário ou um membro de uma organização irá protestar e se sentir inseguro, pois não sabe onde ele se encaixa na organização.

Por conseguinte, ter um Organograma e um hat ajuda uma pessoa a sentir que pertence ao lugar.

Uma pessoa sem um hat é bastante triste. Ou uma pessoa pode ter um posto que não parece que é realmente necessário e, neste caso, ela irá sentir que seu trabalho é apenas um “erro”.

O moral também é consideravelmente afetado pela qualidade de um Organograma ou pela sua ausência. O moral é a atitude mental e emocional de um indivíduo ou grupo e a quantidade de entusiasmo que eles mostram pela atividade em que estão envolvidos. No entanto, o teste geral para o grupo é sua viabilidade. Viabilidade significa a capacidade de crescer, expandir e ser bem-sucedido. Sua viabilidade depende de se ter um produto aceitável que as pessoas irão querer. Grupos que não têm um produto aceitável fracassam.

A quantidade de produtos produzidos e a aceitabilidade dos produtos oferecidos a outros dependem muito de ter um Organograma funcional. Os funcionários ou membros da organização devem conhecer e usar o Organograma.

Até mesmo uma única pessoa ou um grupo pequeno, para ter qualquer sucesso em absoluto, precisa de um Organograma muito exato. De fato, quanto menor for o grupo, mais importante o Organograma se torna. Mas muitas vezes uma única pessoa ou um grupo pequeno não tem um. E grupos grandes se desintegram quando não há um Organograma ou aquele que existe é ruim.

A má qualidade de um produto produzido por uma empresa ou uma organização é normalmente atribuída apenas à habilidade das pessoas que trabalham lá. Mas, na verdade, a qualidade do produto de uma empresa ou organização depende muito de seu Organograma.

Por exemplo, os funcionários de uma empresa que estavam tentando fazer um certo produto sentiram que estavam trabalhando até a exaustão. Todos se sentiam chateados e zangados uns com os outros. A empresa estava produzindo um produto inferior que custava duas vezes mais que o custo normal para a produção.

Quando a empresa ficou um pouco mais organizada, e embora muitos de seus funcionários não tivessem sido bem treinados, a empresa começou a fazer um produto aceitável com cerca de metade da força de trabalho. Por isso, até mesmo um pouco de organização funcionou.

O volume e qualidade de qualquer empresa ou produtos do grupo depende completamente do Organograma e postos e de seu uso.

Você pode treinar o seu quadro de pessoal interminavelmente, mas a menos que também tenha um Organograma real e funcional, você ainda continuará a ter um produto inferior. Você também produzirá cada vez menos.

Por isso, a falta de um Organograma que existe e que seja funcional pode levar ao fracasso. Falta de conhecimento sobre o assunto de organização resulta em ter pessoas que são “gênios”. Isso não será bem-sucedido por muito tempo.

Para fazer de fato alguma coisa, você tem de ter um Organograma real e conhecido. Você precisa ter um Organograma para melhorar a qualidade do seu produto. Você precisa de um para manter o moral elevado no grupo. Você precisa de um para distribuir uniformemente a carga de trabalho, de modo que ninguém fique sobrecarregado. Então, como se faz um?

Hats

Um Organograma é constituído por hats.

A definição de hat é “a beingness e a doingness que obtêm um produto”.

Beingness é a assunção ou escolha de um tipo de identidade. Por exemplo, uma recepcionista é uma identidade. Se você entrar em um escritório, você consegue identificar a recepcionista, a pessoa que recebe quem entra no escritório. Esse é o trabalho dela. Secretária é outro exemplo de uma identidade. Motorista de ônibus seria outra identidade.

Doingness é o ato de fazer alguma ação ou atividade.

Por exemplo, vamos usar um trem:

O maquinista que conduz a locomotiva que puxa o trem está usando seu hat de maquinista e tem o posto de maquinista. Essa é sua beingness.

Ele aceita ordens, fica atento aos vários tipos de sinalizações e controla o funcionamento da locomotiva para começar, mudar e pará-la. Essa é sua doingness.

Ele movimenta o trem, os passageiros e/ou a carga de um lugar para outro, dentro do horário, de forma segura. Assim, o produto do maquinista é um trem que se move e sua carga transportada.

Por que existe o hat de maquinista?

Pessoas e mercadorias têm de ser transportadas por grandes distâncias, por terra. Ou uma nova cidade ou área em desenvolvimento tem de ter transporte de pessoas e mercadorias, da área e para a área.

E as pessoas pagarão para serem transportadas e pagarão para que suas mercadorias sejam transportadas.

Os trens fazem isso.

O dinheiro necessário para preparar e conduzir os trens tem de ser organizado. Você precisa conseguir os direitos legais para colocar os trilhos do trem. Depois, os trilhos têm de ser colocados, e locomotivas, vagões, estações e prédios para armazenar e reparar as locomotivas tem de ser construídos.

Alguém tem de conduzir o trem. Então, alguém precisa ser contratado para isso. E esse é o posto ou hat do maquinista.

Como sabemos isso? Porque precisamos ter o produto que é pessoas e mercadorias transportadas. Era isso que estávamos tentando fazer inicialmente.

Daí temos o hat de maquinista.

Mas e se não tivéssemos nenhum Organograma?

O hat do maquinista seria o único hat. Assim, o maquinista tenta cobrar a passagem do trem, gerir as estações de trem, consertar o motor, comprar o combustível para o trem, carregar os vagões e por aí vai.

Bem, se um maquinista tivesse de fazer tudo isso, aconteceria o seguinte:

1. Ele ficaria exausto.
2. Ele ficaria mal-humorado.
3. Ele teria avarias mecânicas.
4. Ele poderia ter acidentes.
5. A propriedade em que a ferrovia existe não estaria bem cuidada e acabaria em mau estado.
6. Ele não estaria produzindo muito do seu produto que é transportar pessoas e mercadorias.
7. Seu produto não seria também muito bom porque ele não seria capaz de manter um horário. Haveria uma grande quantidade de queixas.
8. Em breve não haveria uma ferrovia.

Talvez isso seja familiar para você!

Como esses problemas foram “resolvidos” no passado?

Talvez as pessoas foram contratadas para gerir cada estação de trem e alguém disse: “Aí está! Tudo vai ficar bem.”

Bom, isso continuaria a ser uma trapalhada.

Ou talvez alguém decida contratar mais maquinistas e mais pessoas para gerir as estações, e depois mais maquinistas e ainda mais pessoas para gerir as estações... e isso acaba em uma grande trapalhada, folha de salários enorme e um produto péssimo.

Então esse problema tem de ser resolvido de alguma outra maneira.

Não chegaremos a lugar nenhum e não obteremos um Organograma que funcione — e nada funcionará nem será viável — a menos que façamos isto:

Contamos todos os produtos que a organização tem de produzir para fazer seu produto final corretamente. Depois desenvolvemos os hats separados necessários para produzir esses produtos menores.

Quando fazemos isso, podemos então organizar os hats em um Organograma de modo que haja um fluxo. Podemos assim decidir quem dá ordens para quem. Podemos decidir como os funcionários serão capazes de se comunicar facilmente uns com os outros. Então temos um Organograma.

Você não pode elaborar um Organograma antes de ter (a) contado todos os produtos menores a ser produzidos para fazer o seu produto final e (b) então dar postos às pessoas para produzir cada produto menor.

A qualidade do produto final depende de se ter um Organograma que funcione. Isso depende de nomear todos os hats. Depende de fazer com que todos façam os seus hats atribuídos. E depende de fazer com que todos trabalhem juntos para que o trabalho seja FEITO.

Trabalhando do Produto Final para Trás

Agora vamos ver como você pega o produto de qualquer organização e descobre todos os produtos menores que, quando juntos, formam o produto final.

Podemos começar com o produto final de uma ferrovia que é o transporte de muitos passageiros e mercadorias. Quantos produtos menores compõem o produto maior?

Então, temos aqui dois produtos principais — e estes são divididos em produtos menores, cada um produzido anteriormente na sequência até o produto final.

Há inclusive um produto anterior a transportar cargas que é: locomotivas compradas. Antes que uma locomotiva possa ser usada ou reparada, primeiro alguém tem de comprá-la. E para comprá-la, há um produto anterior a esse: dinheiro para o equipamento.

Ao dar uma olhada na própria carga, há o produto da carga entregue que foi aceita pelo receptor final, por uma pessoa ou empresa.

Você pode ir mais atrás nessa sequência e encontrará outro produto: carga armazenada (as coisas que são carregadas pelo trem, como madeira, carvão, etc.). A carga tem de ser armazenada quando chega e antes de ser entregue.

E antes disso, encontramos um outro produto: carga descarregada. Mais uma vez, alguém tem de descarregar a carga.

E antes disso há: carga transportada, que é o que o trem faz.

Olhando antes disso há: carga carregada antes de que o trem a leve a algum lugar.

E antes disso há: carga reunida para embarque.

E indo mais atrás há: contratos assinados com os clientes para transportar suas mercadorias.

E indo para muito antes disso: anúncios são colocados à vista do público.

E antes disso: pesquisas são feitas ao público para descobrir quais são as suas necessidades em termos de transporte de cargas.

E logo no início há: uma pesquisa de atividades que possam precisar de serviço de frete.

Cada um desses produtos é um hat e cada um deles tem de ser feito para alcançar o produto final.

Examinando isso mais de perto, vemos que também não há taxas para o serviço entregue nem receitas envolvidas. Por isso há um produto adicional: receitas necessárias para a organização pagar suas contas, comprar o que precisa para produção futura e por aí vai. Esse produto, naturalmente, tem hats anteriores.

Algumas pessoas não estão orientadas para o produto, ou seja, elas pensam que as receitas simplesmente aparecem sem produzir nada. Muitas pessoas não conseguem e nem pensam na sequência de produtos necessários para fazer a entrega de um produto final ou a prestação de um serviço e depois receber pagamento por isso. Assim, elas vão à falência e passam fome.

Há sempre uma grande quantidade de produtos anteriores que precisam ser produzidos antes que o produto das receitas seja recebido. As pessoas podem ficar presas no dinheiro em si. Elas não veem nenhuma sequência de produto, e assim vão à falência ou ficam pobres.

Se tem uma atividade, uma empresa ou uma organização, você deve ter um produto desejado que é vendido por mais do valor que custa para produzi-lo. Você tem de vender o produto e entregá-lo para ter receitas.

Organizando

Para organizar a sua empresa, grupo, atividade ou residência, você só precisa fazer os seguintes passos exatos:

1. Primeiro, formule o seu produto final. Ponha isso por escrito.

2. Agora trabalhe em uma sequência do produto final para trás. Nomeie os produtos anteriores necessários para fazer cada produto seguinte e que tudo isso resulte no seu produto final.

3. Em seguida, atribua pessoas a esses hats. Faça isso em termos de uma completude cada vez maior do seu produto. A partir disso, você irá obter a sua cadeia de comando, desde a pessoa ou pessoas no topo e que são responsáveis pela supervisão dos seus funcionários até as pessoas encarregadas de departamentos e pessoas responsáveis por cada um dos produtos menores que constituem o produto maior e final.

4. Ajuste a sua atividade ou organização por fluxos; como os produtos menores se movem de uma pessoa para a pessoa seguinte na sua organização.

5. Formule e nomeie a sequência de comunicação; a sequência de produtos menores que são passados, depois da completação, de uma pessoa (hat) para a seguinte.

6. Formule as ações ou passos que resultam em cada produto menor. Escreva isso como funções e ações com todas as habilidades incluídas para produzir o produto final da organização.

7. Nomeie esses como hats específicos.

8. Contrate pessoas para “usar” esses hats e fazer o trabalho.

9. Exercite as ações ou passos a serem feitos com os seus funcionários para fazer com que esses passos ou ações sejam conhecidos. Exercitar significa praticar um conjunto de procedimentos cuidadosamente formulados que são feitos sempre da mesma maneira e sempre produzem um resultado desejado.

10. Monte e distribua apostilas com as descrições das tarefas de cada hat aos seus funcionários, com as funções e deveres exatos de cada hat que você atribuiu. Esses escritos também são chamados de “hats” ou o “hat” (materiais escritos) de alguém.

11. Passe esses hats escritos para as pessoas que você contratou. Faça com que cada pessoa estude seus materiais cuidadosamente para que saiba o que se espera dela, o que ela tem de fazer e como fazê-lo.

12. Faça com que as funções sejam executadas para que os produtos aconteçam.

É isso que chamamos de “organizar”.

Para ter um produto de qualidade, organize!

Para levantar o moral, organize!

Para sobreviver e ser bem-sucedido, organize!