Hva er organisering?

De fleste mennesker har så mange forestillinger om ordet «Organisering» at de ikke tenker på det som en aktivitet som involverer folk som arbeider sammen for å få noe gjort.

La oss se hva organisering virkelig er.

La oss begynne med å ta en haug med røde, hvite og blå perler som brukes til å lage noe. La oss organisere dem.

Først tegner vi orgtavlen. «Orgtavle» er ikke en forkortelse for organisasjonstavle men for organiseringstavle. En orgtavle er en tavle som viser det velordnede arrangementet i organiseringen for å produsere et produkt. Igjen, et produkt er noe som er fullført – en tjeneste eller en gjenstand – som kan utveksles.

Organisasjoner og firmaer produserer produkter – biler, smykker, klær, leketøy, mat osv. Hver person som arbeider i en hvilken som helst organisasjon eller virksomhet produserer noe.

For eksempel, en resepsjonist tar telefonen, besvarer oppringningen høflig og viderekobler den til den riktige personen (et produkt).

En bygningsarbeider lager en del av en bygning, så som å sette opp veggene eller legge gulvene.

En pakker legger det som firmaet produserer ordentlig i den riktige pakken.

En organiseringstavle brukes av en organisasjon for å produsere dens produkter og således bli fremgangsrik.

La oss se hvordan det fungerer.

Vi har en haug med perler. La oss tømme dem alle over den ansvarlige personen, alle blandet sammen til en forvirring.

Det er innlysende at den ansvarlige personen må gjøre noe med alle disse perlene, ellers vil han selv føle seg forvirret og ute av stand til å hanskes med denne forvirringen. Så han må rute perlene – sende dem på en bestemt vei eller kanal. En måte han kan gjøre dette på, er først å dele dem inn i typer: røde perler, hvite perler og blå perler.

Det vil se ut som dette:

Dette er hva en ansvarlig person i enhver organisasjon, ethvert firma eller enhver aktivitet, må gjøre. Han ruter. Han deler inn ting som kommer til ham i typer eller klasser av ting eller klasser av handlinger.

Men så langt har perlene bare blitt inndelt i typer – røde, hvite og blå.

De har ikke gått noe sted.

Igjen, en organisasjon må produsere noe. La oss si at produktene dens er gjennomhullede perler, perler trædd på snor og perler som er lagt i esker. Vi ville få dette:

Eller vi ville få:

Eller vi ville få:

Det er ikke spesielt viktig hvilket orgtavlemønster vi bruker, så lenge det håndterer mengden av perler.

Selv om vi bare har én person i denne «organisasjonen», måtte han likevel ha en viss idé om organisering og en form for orgtavle.

Men hvis vi har et større antall personer eller ting å håndtere, må vi tilføre folk til å få arbeidet gjort. Men hvis vi bare tilfører folk uten en orgtavle, vil vi også tilføre mye forvirring.

En organisasjon uten en orgtavle vil bryte sammen fordi den vil ha mer arbeide enn den med letthet kan håndtere. Resultatet vil være en forvirring.

Hva er en forvirring? En forvirring er en strøm av partikler (kropper, kommunikasjoner eller andre ting) som ikke er satt i system. Partikler støter sammen, spretter fra hverandre og forblir INNENFOR området. De går ikke noe sted.

På denne måten blir det ikke noe produkt, fordi for å ha et produkt må noe strømme UT. Hvis et firma fremstiller klær, må klærne firmaet produserer sendes UT, for eksempel til et annet firma, som så vil selge klærne til folk.

Vi kan nå notere oss to ting. Vi har noen stabile ting. Det er steder eller jobber eller stillinger i en gruppe eller organisasjon. Og vi har ting som strømmer. Dette er ting som blir forandret av personene som har jobbene eller stillingene.

Ved å bruke eksempelet med et firma som lager klær, kunne det fungere på denne måten:

Ubearbeidede tekstiler (stoff) leveres til firmaet. Noen må klippe det. Det er hans jobb – klipper. Han har gjort en forandring på tekstilet – han har klippet det.

Deretter sender han det videre til en annen, og den personens jobb er å sy stoffet og lage en skjorte – en skjortemaker. Så den ansatte har gjort en annen forandring.

Deretter sender han skjorten videre til en annen ansatt som syr knappene på skjorten – en knappesyer. Enda en forandring.

Den ferdigsydde skjorten går nå til pakkeren som pakker inn skjorten.

Ved hvert punkt har tingene (tekstiler og deretter skjorter) som går gjennom dette klesfirmaet blitt forandret, inntil de er fullførte produkter.

Firmaets ferdige produkt – innpakkede skjorter av høy kvalitet klar til salg – kan nå bli solgt til et annet firma, så som et stormagasin, som så vil selge skjortene til folk som behøver eller ønsker skjorter.

Så en organisasjons eller et firmas ansatte forandrer partikler som strømmer.

Partikler strømmer i rekkefølge.

Ting kommer inn i en organisasjon, blir forandret, strømmer ut av en organisasjon.

En organisasjon med bare én type ting (røde perler), er mindre innviklet enn en med flere typer av ting:

Enhver aktivitet har en rekkefølge av handlinger. Den må ha stabile punkter – folk på jobbene som gjør arbeidet – og som ikke strømmer for å håndtere ting som faktisk strømmer.

Det er ikke nødvendig å få folkene som er stabile punkter til bare å gjøre én ting. Men det må ha en nøyaktig, korrekt rekkefølge av handlinger.

Alt dette er sant for et maskinrom på et skip eller et advokatkontor eller enhver organisasjon.

I maskinrommet på et skip f.eks., strømmer drivstoff inn og blir forandret til bevegelse (kraft) som strømmer ut.

Noen betjener maskinene. Noen reparerer maskinene. Alt kan bli gjort av én person, men med en gang mengden går opp må man planlegge handlingene, dele dem inn i forskjellige typer og sette dem på en orgtavle.

Dette blir gjort ved å dele operasjon og reparasjon i to handlinger, skape to aktiviteter på den samme orgtavlen.

Maskinsjefen holder strømmene i gang og får maskinistene til å utføre sine handlinger.

På et advokatkontor får vi forskjellige handlinger som en strøm.

Det ovenstående ville være et flytmønster, antakeligvis med en forskjellig person (med en forskjellig ferdighet) ved hvert punkt.

Eller vi kunne ha en slags ubevegelig orgtavle.

Men dersom vi gjorde det, ville vi måtte sette ting på orgtavlen fra toppen og ned i hver seksjon som viste de forskjellige handlingene som skal gjøres, og fortsette nedover med å liste hver handling.

På denne måten ville det oppstå strømmer gjennom de forskjellige folkene på orgtavlen. Det ville se slik ut:

Orgtavler som bare angir navnene på forskjellige stillinger vil vanligvis ikke strømme.

En typisk orgtavle i hæren i tidligere år var:

Men da hærer fikk tak i mange flere menn måtte de ha en orgtavle som viste strømmer av ting.

Så man organiserer ved å gjøre disse trinnene:

1. Se omhyggelig over typene av partikler – tingene som inngår i produksjonen av et produkt.

2. Utarbeid hvilke forandringer som må gjøres for hver type partikkel for å lage et produkt.

3. Ansett og sett folkene på orgtavlen som vil foreta forandringene i rekkefølgen av forandringene vist på tavlen.

Tavlen må også inkludere en gjenkjennelse av de forskjellige typer partikler i nummer 1 ovenfor.

Den må også inkludere ruting av de forskjellige typer ting til folkene som forandrer dem. Til sist er det en videre ruting ut som produkter.

For eksempel må resepsjonisten i et firma kunne gjenkjenne de forskjellige typer besøkende som kommer til resepsjonsdisken hennes. Et bud ville bli sendt til person som mottar leveringer. En mulig kunde ville bli sendt videre til en selger. Og så videre.

For å fungere og kunne brukes må en orgtavle også inkludere å få tak i materialene og forsyningene som trenges for å produsere. Den må ha måter å kunne få organisasjonens produkt ut til folk som kunne ønske det; så som å ha reklamefolk og selgere. Den må få betalt for produktene den produserer. Den må også ha folk til å føre oppsyn med arbeidet.

Et firma er i bunn og grunn en samling små orgtavler satt sammen for å fungere som en stor orgtavle.

For å planlegge en hvilken som helst aktivitet du vil gjøre, må du være i stand til å gjøre disse enkle trinnene:

1. Danne seg et bilde av rekkefølgen av strømmer og forandringene som må skje ved hvert punkt.

2. Være i stand til å se hvor en partikkel (papir, person, penger osv.) kommer inn, og hvor den går ut fra din aktivitet, ditt firma osv.

3. Være i stand til å få øye på ethvert punkt der noe har stoppet og ikke fungerer, og gjøre noe for å reparere den delen av strømmen.

Kort sagt, en korrekt orgtavle er en uopphørlig kombinasjon av strømmer av ting som ikke kolliderer med hverandre, og som faktisk kommer inn og faktisk gjennomgår den ønskede forandring, og som faktisk forlater den som produkter.