¿Qué es organización?

La mayoría de las personas tienen tantas ideas acerca de la palabra “Organización” que no piensan en esto como una actividad que involucra a personas trabajando juntas para lograr que algo se haga.

Veamos qué es organización en realidad.

Vamos a empezar tomando un grupo de cuentas rojas, blancas y azules que se usan para hacer algo. Organicémoslas.

Primero hacemos el Org Board. “Org Board” no es la abreviatura de tablero de organización, sino de Organizing Board (Organigrama). Un Organigrama es un tablero que muestra la disposición ordenada de organización para producir un producto. Una vez más, un producto es algo completado —un servicio o un artículo— que puede intercambiarse.

Las organizaciones y las compañías producen productos: autos, joyería, ropa, juguetes, alimentos, etc. Dentro de cualquier organización o compañía, cada persona trabajando ahí produce algo.

Por ejemplo, una recepcionista produce llamadas que son respondidas de forma educada y transferidas a la persona correcta.

Un trabajador de construcción produce una parte de un edificio, como construyendo las paredes o poniendo los pisos.

Un empacador pone cualquier cosa que produzca la compañía perfectamente en el paquete correcto.

Un Organigrama es usado por una organización para producir sus productos y así tener éxito.

Veamos cómo trabaja.

Tenemos un montón de cuentas. Démosle todas las cuentas al encargado, la persona a cargo, todas mezcladas en una confusión.

Obviamente el encargado tiene que hacer algo con todas estas cuentas o él se va a sentir confundido él mismo e incapaz de manejar esta confusión. Así que tiene que encaminar las cuentas, enviarlas en un camino o canal específico. Una forma en que puede hacer esto es separándolas en tipos: cuentas rojas, cuentas blancas y cuentas azules.

Se verá así:

Esto es lo que una persona a cargo en cualquier organización, compañía o actividad tiene que hacer. Él encamina. Separa las cosas que vienen a él en tipos o clases de artículo o clases de acción.

Pero hasta ahora las cuentas solo se han puesto en sus tipos: rojas, blancas y azules.

No han ido a ningún lugar.

Una vez más, una organización tiene que producir algo. Supongamos que los productos de la organización son cuentas perforadas, cuentas ensartadas y cuentas empaquetadas. Tendríamos esto:

O tendríamos:

O tendríamos:

No es especialmente importante cuál pauta del Organigrama usemos, siempre y cuando maneje la cantidad de cuentas.

Si solo tuviéramos una persona en esta “organización”, todavía tendría que tener alguna idea de lo que es organización, y una especie de Organigrama.

Pero si tenemos una gran cantidad de personas o cosas que manejar, tenemos que añadir gente para hacer que el trabajo se haga. Sin embargo, si añadimos personas sin un Organigrama, también estaríamos añadiendo mucha confusión.

Una organización sin un Organigrama fracasará debido a que tiene más trabajo de lo que puede manejar fácilmente. El resultado será una confusión.

¿Qué es una confusión? Una confusión es un flujo de partículas (personas, comunicaciones, u otros elementos) que no tiene un arreglo u orden. Las cosas chocan y rebotan unas contra otras y permanecen EN el área. No van a ningún lugar.

No hay un producto, ya que para tener un producto, algo debe fluir hacia AFUERA. Si una compañía fabrica ropa, la ropa que produce la compañía tiene que ser enviada AFUERA, por ejemplo, a otra compañía que luego va a vender la ropa a la gente.

Ahora podemos ver dos cosas. Tenemos algunos elementos estables. Estos son ubicaciones o trabajos o posiciones en un grupo u organización. Y tenemos cosas que fluyen. Estas son las cosas que están siendo cambiadas por las personas que tienen el trabajo o la posición.

Usando el ejemplo de una compañía que fabrica ropa, podría funcionar de esta manera:

Se entrega tela pura a la compañía. Alguien tiene que cortarla. Ese es su trabajo: cortador. Él ha hecho un cambio en el material: lo ha cortado.

Luego él lo remite a alguien más y el trabajo de esa persona es coser la tela y hacer una camisa: creador de camisas. Entonces ese empleado ha hecho otro cambio.

Luego él remite la camisa a otro empleado que cose los botones en la camisa: cosedor de botones. Otro cambio.

La camisa completada ahora va a al empacador que empaca la camisa.

En cada punto, las cosas (la tela y luego las camisas) que se mueven a través de esta compañía de ropa han sido cambiadas, hasta que sean productos terminados.

El producto final de la compañía —camisas de buena calidad y empacadas que están listas para la venta— ahora se pueden vender a otra compañía, como a un almacén, que luego va a vender las camisas a gente que necesite o quiera camisas.

Así que los empleados de cualquier organización o compañía cambian las partículas que fluyen.

Las partículas fluyen en secuencia.

Las cosas entran a una organización, se cambian y fluyen hacia afuera de la organización.

Una organización con un solo tipo de artículo, como cuentas rojas, es menos compleja que una con varios tipos de artículos:

Cualquier actividad tiene una secuencia de acciones. Tiene que tener puntos que son estables —la gente en los trabajos que hace el trabajo— y que no fluyen, para manejar cosas que sí fluyen.

No es necesario hacer que la gente que está en puntos estables haga solo una cosa. Pero debe tener una secuencia de acciones exactas y correctas.

Todo esto es cierto en una sala de máquinas de un barco o en el bufete de un abogado, o en cualquier organización.

Por ejemplo, en una sala de máquinas de un barco, el combustible fluye hacia adentro y se transforma en movimiento que fluye hacia afuera.

Alguien dirige las máquinas. Alguien repara las máquinas. Todo esto lo puede hacer una persona, pero tan pronto aumenta el volumen, alguien debe planear las acciones, separarlas en diferentes tipos y ponerlas en un Organigrama.

Esto se hace dividiendo el manejo y la reparación en dos acciones; creando dos actividades en el mismo Organigrama.

El Ingeniero Jefe mantiene los flujos en marcha y a los maquinistas haciendo su trabajo.

En el bufete de un abogado, tenemos acciones diferentes como flujo.

Lo anterior sería un arreglo de flujo, posiblemente con una persona diferente (con una habilidad diferente) en cada punto.

O podríamos tener un Organigrama donde las cosas no se mueven a ningún lugar.

Pero si hiciéramos eso tendríamos que colocar cosas en el Organigrama comenzando en la parte superior de cada sección, mostrando las diferentes acciones que tienen que llevarse a cabo y trabajando hacia abajo, mientras se continúa haciendo una lista de cada una de las acciones.

De esta forma un flujo puede ocurrir a través de las diferentes personas en el Organigrama. Se verá así:

Los Organigramas que únicamente presentan los nombres de varias posiciones, por lo general no fluyen o no trabajan bien.

Un Organigrama típico de los ejércitos del pasado era:

Pero como los ejércitos obtuvieron una cantidad mayor de hombres, tenían que tener un Organigrama que mostrara los flujos de las cosas.

Así que organizas al hacer estos pasos:

1. Examinar cuidadosamente los tipos de partículas, las cosas involucradas en producir un producto.

2. Planificar los cambios que se deben hacer para cada tipo de partícula para crear un producto.

3. Contratar y poner en el Organigrama a las personas que harán el cambio en la secuencia de cambios dispuesta en el Organigrama.

El Organigrama también debe incluir un reconocimiento de los tipos de partículas en el número 1 anterior.

También debe incluir el encaminamiento de los diferentes tipos de cosas a la gente que las cambia. Finalmente hay un encaminamiento hacia fuera adicional como productos.

Por ejemplo, la recepcionista en una compañía tiene que ser capaz de reconocer los diferentes tipos de visitantes que vienen a su escritorio. Un hombre de entrega se encamina a la persona que recibe las entregas. Un cliente potencial se encamina a un vendedor. Y así sucesivamente.

Para que sea funcional y útil, un Organigrama también debe incluir conseguir los materiales y suministros necesarios para producir. Debe tener maneras de llevar el producto de la organización afuera, a la gente que puede que lo quiera, como tener publicidad y vendedores. Tiene que ser pagada por los productos que produce. También tiene que tener gente que supervise el trabajo.

Una empresa es básicamente una colección de pequeños Organigramas combinados para funcionar juntos como un gran Organigrama.

Para planificar cualquier actividad que quieras llevar a cabo, tienes que ser capaz de hacer estos pasos sencillos:

1. Visualizar (formar una imagen en tu mente) la secuencia de los flujos y los cambios que tienen que ocurrir en cada punto.

2. Ser capaz de ver dónde entra una partícula (papel, persona, dinero, etc.) y dónde sale de tu actividad, compañía, etc.

3. Ser capaz de localizar cualquier punto donde las cosas se detuvieron y no están funcionando y hacer algo para arreglar esa parte del flujo.

En resumen, un Organigrama apropiado es una combinación continua de flujos de cosas que no chocan unas contra otras y que realmente entran y experimentan el cambio deseado y realmente salen como productos.