For at lave præcise undersøgelser skal man have en fremragende forståelse af logik og af de forskellige typer outpoints og pluspoints. Med det som dit grundlag, bruger du så to generelle trin for at ”finde ud af, hvad der virkelig sker”. De trin er:

1.  At analysere dataene,
2. idet du bruger dataene, der er blevet analyseret til at analysere situationen.

Data defineres som kendsgerninger, statistiske grafer, udtalelser, beslutninger, handlinger og beskrivelser, som angiveligt er sande.

Situation defineres som den brede generelle scene, ud fra hvilken en datamængde af aktuelle data eksisterer.

For eksempel ville nedgangen i statistikkerne over antal nye computere solgt i en computerforretning være en situation.

Analysere betyder undersøge eller studere noget meget nøje og i detaljer for bedre at forstå det. Når man laver undersøgelser, analyseres både dataene og situationen, og her er, hvordan det gøres.

Måden at analysere data på er at sammenligne hvert stykke data med outpoints og se, om nogen af dem findes i dataene. (For eksempel, en udtalelse, der angiveligt er sand, viser sig faktisk at være en løgn, hvilket er et outpoint, en usandhed).

Måden, man analyserer situationen, er at tage hver af de stykker data, der er analyseret som ovenfor og tildele hvert outpoint til personen eller delen af området, det hører til i. (Hvis Bill for eksempel var den, der fortalte løgnen ovenfor, bliver det outpoint tildelt Bills navn). Når alle data er blevet analyseret, tæl outpoints sammen for at se, hvor de fleste outpoints findes.

At gøre det giver dig de steder eller folk med flest fejl eller størst desorganisering. Det giver dig også områder med størst effektivitet, som vil være områderne med færrest antal outpoints.

Der er for eksempel problemer i enheden for forfriskninger. Der er tre personer i enheden. Ved at udføre en dataanalyse for hele området får vi et antal outpoints. Så fordeler vi dem på ansat A, B og C, der arbejder i enheden. Lad os sige, at når undersøgelsen er færdiggjort, opdager du, at B havde flest outpoints. Det indikerer, at problemerne i afdelingen for forfriskninger er med B. B kan så håndteres på forskellige måder, såsom at træne ham i pligterne på hans job, få ham til at komme på arbejde til tiden osv. Bemærk, at vi analyserede dataene for hovedområdet. Vi tildelte hvert stykke data til de mindre sektioner i området. Ved at se, hvilken sektion der havde flest outpoints, fik vi så en analyseret situation, og vi kunne finde frem til, hvad der skulle gøres for at håndtere denne sektion.

Vi analyserer for eksempel alle data, vi har om Bingo bilfabrikken. Vi fordeler de data, vi således har analyseret, som outpoints til hver af funktionerne i Bingo bilfabrikken. Således præciserer vi, hvilken funktion det går dårligst for. Vi kan så håndtere den funktion på forskellige måder, hovedsageligt ved at organisere den og uddanne dens ledere og personale.

Der findes adskillige variationer.

VI NÅR FREM TIL EN ANALYSE AF SITUATIONEN VED AT ANALYSERE ALLE DE DATA, VI HAR, OG FORDELE OUTPOINTENE PÅ OMRÅDERNE ELLER DELENE. OMRÅDET MED FLEST OUTPOINTS ER DET OMRÅDE, DER BEHØVER AT BLIVE KORRIGERET.

Når man ser på en generel situation, der skal håndteres, har vi selvfølgelig problemet med at finde ud af, hvad der er galt, før vi kan korrigere det. Trinnene i dataanalyse efterfulgt af situationsanalyse er trinnene, man bruger til at finde ud af, hvad der er galt.

Vi gør det ved at sammenligne alle dataene i forhold til outpoints (de ulogiske ting). Vi har nu en lang liste med outpoints. Det er trinnet dataanalyse.

Vi inddeler de outpoints, vi nu har, i scenens hovedområder. Hovedparten af outpoints vil forekomme i et område. Det er trinnet situationsanalyse.

Vi ved nu, hvilket område der skal håndteres.

Der var for eksempel 70 data om den generelle scene. Vi finder, at 21 af de data er irrationelle. Det er outpointene. Vi lægger de 21 outpoints i de områder, de kom fra, eller gælder for. Seksten kom fra område G. Vi håndterer område G.

Erfaring

Den bemærkelsesværdige del af sådan en øvelse er, at selvom det måske tager en dag at færdiggøre dataanalysen, kan det sammenlignes med tre måneders driftserfaring. Så data- og situationsanalyse er et øjeblikkeligt resultat, hvorimod erfaring tager meget tid.

Man får en analyse af en situation ved at analysere alle de data, man har, og tildele outpointene til områderne eller personerne. Det område eller den person, der har flest outpoints, viser, hvor korrektion er nødvendig.

Hvor godt, dataanalysen laves, afhænger af, hvor godt den person, der laver undersøgelsen, kender den ideelle organisation og det formål, som aktiviteten er baseret på. Det betyder, at man skal vide, hvad det er meningen, dens aktiviteter bør være, ud fra et rationelt (fornuftigt) eller logisk synspunkt.

Det er meningen, at et ur skal fortsætte med at gå og vise tiden, samt have et praktisk og tiltalende design. Det er meningen, en urfabrik skal fremstille ure. Det er meningen, der fremstilles tilstrækkeligt med ure billigt nok, der er gode nok til, at få kunder til at ønske at købe dem. Og urene skal sælges for nok penge til, at fabrikken fortsat kan fungere.

Fabrikken køber materialerne til at fremstille urene med. Den reparerer og udskifter sit værktøj og udstyr. Den ansætter arbejdere til at lave urene og ledere til at lede det arbejde, der laves på fabrikken. Den har mindre firmaer, der håndterer reparationer af ure. De ligger i områder væk fra fabrikken. Og den har andre firmaer, der sælger ure til større forretninger, hvor folk kan gå ind og købe dem.

Alt ovenfor viser, hvad der menes med ”ideel” struktur for et urfirma og dets organisation.

Disse punkter er rationelle og logiske. Det er det, der bør finde sted, og hvis det gør, indikerer det, at urfirmaet klarer sig godt og fortsat vil være i stand til at fungere.

Hvis vi tager et kig på de egentlige aktuelle data om urfirmaet, kan vi spotte outpoints og lave en dataanalyse. Hvis det for eksempel er meningen, firmaet skulle have modtaget materialer til at lave urene med, men de materialer endnu ikke er ankommet, ville det være et outpoint, modstridende kendsgerninger.

Man tildeler outpointene til helheden som en situationsanalyse. I dette eksempel blev materialerne ikke leveret, fordi den med ansvaret for firmaets penge glemte at betale leverandøren, der sender materialerne. Så det outpoint tildeles personen med ansvaret for pengene.

Hvis resten af dataanalysen og situationsanalysen finder yderligere outpoints frem om denne person, så viser det, hvem der har brug for at blive korrigeret.

Man bruger sin knowhow og færdighed i administration (de handlinger, der er involveret i at drive eller organisere et kontor, en organisation eller en specifik aktivitet) for at reparere den mindre sektion, der har de fleste outpoints.

På denne måde får man et fungerende urfirma, der kører tættere på idealet.

Ethvert problem i organisationer af enhver slags håndteres på samme måde.

Vi kalder disse to handlinger:

• DATAANALYSE
• SITUATIONSANALYSE